プロジェクト管理の改善策6つ

プロジェクト管理では、どのような改善を行っていけばよいのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理の改善策について、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

要件定義を明確化する

プロジェクト管理の改善策の1つ目は、要件定義を明確化することです。

要件定義がはっきりしていないプロジェクトは、目的を見失うと成果物の品質低下が起こり、顧客の満足が得られず失敗を招いてしまうことがあります。また、要件定義がなされていない場合、作業の抜け漏れが起こり、改善のためのコストや時間が発生しかねません。

改善するためには、プロジェクトの要件定義を行い、明確なゴールを設定していくことが大切です。また、プロジェクトのチーム内で要件が定まったら、書面にまとめてメンバー全員がいつでも閲覧できる場所に保管しておきましょう。

リソース配分を見直す

プロジェクト管理の改善策の2つ目は、リソース配分を見直すことです。リソース配分とは、プロジェクト管理において人員・時間・予算などのリソースを割り当てていく作業です。

プロジェクトのリソースは、多ければ良いというものではありません。限られたメンバー、定められた予算・期間の中で、品質の高い成果を生み出していくことが、プロジェクト成功の秘訣です。

そのため、プロジェクトメンバーの特性や技術などを考慮し、適切にタスクを割り振っていきましょう。業務が効率化されることで生産性が向上し、利益の最大化が期待できます。

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体制を整備する

プロジェクト管理の改善策の3つ目は、体制を整備することです。

プロジェクトマネージャーや各タスクの責任者、参加する従業員、予算管理者などの役割も明確に決定します。プロジェクト体制の構築は、プロジェクト管理において不可欠なプロセスです。

体制が整っていないプロジェクトでは、問題発生時にメンバーが誰に何を報告すればよいか分からず、トラブルの発覚が遅れるリスクがあります。また、プロジェクトは、進行中に計画を変更せざるを得ない場合も少なくありません。必要に応じて、適宜専用のチームや部門を設立しましょう。

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コミュニケーションを強化する

プロジェクト管理の改善策の4つ目は、コミュニケーションを強化することです。

チーム内で十分なコミュニケーションが取れていないと、問題発見が遅れてプロジェクトが失敗する恐れがあります。特に、プロジェクトリーダーとメンバー間のコミュニケーションが不足していると、タスクの進捗状況を正確に把握できなくなる恐れがあります。

定期的に対面やオンラインでミーティングを開催するなどして、メンバー間のコミュニケーションを活発にしていきましょう。また、ビジネスチャットツールを導入し、メンバー間で気軽にコミュニケーションが取れるように環境を整備していくことも効果的です。

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リスクへの対応策を練っておく

プロジェクト管理の改善策の5つ目は、リスクへの対応策を練っておくことです。

プロジェクトが初期計画通りに進むことは極めて稀で、熟練したプロジェクトマネージャーでもほとんど経験することはないでしょう。そのため、プロジェクト実施中には計画変更が必ず起こるという認識を持ち、計画・実行・管理のプロジェクト管理サイクルを回していくことが大切です。

起こりうる計画変更を予測し、その対策シナリオを準備しておくことをおすすめします。事前に準備しておくことで、プロジェクトの遅延や問題が生じたときにも柔軟に対処できるようになります。

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情報を一元管理する

プロジェクト管理の改善策の6つ目は、情報を一元管理することです。

プロジェクトでは、コストや進捗報告に関わるものなど、多様な情報を集約して初めて意思決定ができるようになります。しかし、情報が散らばっていると集約するのには時間がかかります。Excelなどのアナログなツールでは、メンバーが個々に入力していると、入力漏れや間違いはないか、その情報は最新なのかといった管理が難しくなる恐れがあります。

そのため、情報収集を容易に行い、プロジェクト情報を一元管理できる仕組みを整えることが重要です。プロジェクト管理ツールなどのITツールを活用し、システム化していきましょう。情報を一元管理することで、効率的な意思決定とプロジェクトの遅延回避が期待できます。

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プロジェクト管理の改善にツールが必要な理由

プロジェクト管理を改善するには、ツールを活用するのが有効です。ここでは、プロジェクト管理の改善にツールが必要な理由について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

進捗状況が可視化できる

プロジェクト管理の改善にツールが必要な理由の1つ目は、進捗状況が可視化できることです。

プロジェクト管理を人の手だけで行うことは限界があるため、多くの企業ではプロジェクト管理にITツールを用いて、システム化しています。システム化の大きなメリットの一つは「可視化」です。

多くのプロジェクト管理ツールでは、画面を見るだけでプロジェクトの進捗率や不足している要素が一目で把握できます。状況把握が容易になることで、作業の重複や無駄な労力を削減できるでしょう。

効率よくプロジェクトを管理できる

プロジェクト管理の改善にツールが必要な理由の2つ目は、効率よくプロジェクトを管理できることです。

プロジェクト管理ツールの導入により、プロジェクト全体のリソースが明確になります。プロジェクトの進行中も随時、費用が把握できるため、調整が容易に行えます。そのため、予算管理の観点からもプロジェクトの成功率が向上すると言えるでしょう。

情報共有が円滑に行える

プロジェクト管理の改善にツールが必要な理由の3つ目は、情報共有が円滑に行えることです。

従来の電話やメールといった連絡手段では、プロジェクトメンバー同士がリアルタイムで情報を共有できず、進行が遅れることも少なくありませんでした。しかし、プロジェクト管理ツールでは、システムに情報を入力すれば、ログインするだけで最新の状況を把握できます。

また、チャットツールを利用している場合でも、重要なメッセージの埋没、確認事項の見逃しなどが起こるリスクがあります。プロジェクト管理ツールでは、タスクとメッセージを紐付けられるため、必要な情報の抜け漏れを防ぎやすくなるでしょう。

関連記事：プロジェクト管理ツールの導入メリット・注意点・ステップを徹底解説

プロジェクト管理の改善に役立つツール5選

プロジェクト管理を改善するには、具体的にどのようなツールを使えばよいのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理の改善に役立つツールを、以下の5点解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Stock

Stockは、メンバー間の情報共有に役立つプロジェクト管理ツールです。Stock内に保存した情報は、個々のデバイスにダウンロードすることなく、自動プレビューで閲覧できます。シンプルなインターフェースで操作も容易に行え、ITツールに不慣れな人でも手軽に使えるでしょう。タスク管理やメッセージ機能など、プロジェクトの進行に役立つ機能が備わっているため、情報共有の一元化に役立ちます。

Stockの特長

1. スマートフォン・タブレット・PCなどさまざまなデバイスに対応
2. SlackやChatworkなどのビジネスチャットツールと連携可能
3. オフラインでも一部の機能が利用可能

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

Asana

Asanaは、スケジュールを効率的に管理できるプロジェクト管理ツールです。タスクリストやかんばんボードなどの機能を使って、プロジェクトの進捗状況を一目で確認でき、メンバーと共有ができます。また、個々のタスクにコメントやファイルが添付できるため、チャットのように情報が流れてしまうといった事態が避けられます。また、Slack・Googleドライブ・Microsoft Teamsなど、さまざまなアプリケーションと連携可能で、既存のワークフローにもスムーズに組み込むことができるでしょう。

Asanaの特長

1. 世界190カ国で導入されており導入事例が豊富
2. ビジネスチャットツールなどさまざまなアプリケーションと連携可能
3. 使用感を試せる初回30日間無料トライアル有

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Trello

Trelloは、ビジネスチーム向けのオンラインタスク管理・プロジェクト管理ツールです。個々のタスクをカンバンという方式で可視化でき、Trello上のボードで進捗の管理が行えます。リストやタスクは自由にカスタマイズでき、目的に合わせて構成を組み替えることも可能です。オンライン上で随時同期が行われるため、いつでもどこからでも進捗管理が行え、プロジェクト管理の効率化の役に立ちます。

Trelloの特長

1. カレンダー・カンバン方式などでスケジュールを可視化
2. ワークスペースをカスタマイズでき、あらゆる規模のプロジェクトに適応可能
3. 無料プランから高機能を備えたプランまで、複数の料金プランから選択可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Backlog

Backlogは、プロジェクト管理とタスク管理を一元化できるクラウド型のプロジェクト管理ツールです。Web制作やソフトウェア開発などの業種で広く使用されています。タスクの進捗状況や課題の追跡をリアルタイムで可視化できるため、プロジェクトの進行をスムーズに進めることができます。また、使いやすいインターフェースや豊富な通知機能も魅力の1つで、初めてツールを使うユーザーでも容易に操作できるでしょう。

Backlogの特長

1. カンバンボード・ガントチャートで進捗状況を可視化
2. シンプルなデザインで直感的に操作できるインターフェース
3. 初期費用は無料・30日間無料で4プラン試用可能

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、ガントチャート機能に強みを持つプロジェクト管理ツールです。他にも、タスク管理・バグ追跡・Wiki機能・ファイル共有など、プロジェクト進行に役立つ機能が充実しています。クラウド型とオンプレミス型どちらにも対応しています。操作性の良いインターフェースで情報共有の効率化が図れるため、プロジェクトの進捗管理が効率的に行えるでしょう。

Lychee Redmineの特長

1. ガントチャート・タイムマネジメントなどの進捗管理機能が使用可能
2. 利用する機能のカスタマイズができ、不要な機能を省略可能
3. クラウド型・オンプレミス型どちらも30日間無料体験期間有

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

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まとめ

今回は、プロジェクト管理の6つの改善策と、改善に役立つ5つのツールの特徴を解説しました。

適切な改善策を講じていくことでプロジェクトの進行が軌道に乗り、失敗するリスクを軽減できます。また、プロジェクト管理ツールの活用により、効率化や情報の一元管理が実現し、生産性の向上が見込めます。本記事を参考に、改善策とツールを試して、あなたの管理するプロジェクトの成功率を高めましょう。