社内SNSでよくある失敗例

社内SNSでよくある失敗例を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

投稿数が少ない

社内SNSでよくある失敗例の1つ目は、投稿数が少ないことです

。社内SNSは社内の業務に必要な情報の共有や、従業員間のコミュニケーション向上を目的とすることが一般的です。そのため、メッセージの投稿数が少ないと、必要な業務情報が適切に共有されなかったり、また従業員間のやりとり自体も少なく、社内SNSの導入・運用が上手く行かないことにもつながります。

社内SNSを新たに導入して最初のうちは熱心に使われていたものの、時間が経つにつれて投稿数が減少し、最終的にはほとんど使われなくなってしまうという状況が考えられます。これは従業員がSNSの使用方法に慣れていない、あるいはその利便性を理解していないためかもしれません。

社内SNSに投稿されるメッセージの数を増やすためには、従業員がSNSを効果的に使用する方法は何かを考え、継続的に活用できるような環境を整備することが重要です。

限られた従業員しか投稿しない

社内SNSでよくある失敗例の2つ目は、限られた従業員しか投稿しないことです。

社内SNSの運用を開始しても、次第に一部の企業、一部の従業員しか登録しなくなることがあります。社内SNSの主な目的は、社内のコミュニケーションを向上させることです。そこに一部の従業員しか参加していないと、SNS上には一部の従業員のみが保有する偏った情報のみが蓄積され、全体的な意思決定や知識共有に影響を及ぼす可能性もあるでしょう。

「限られた従業員しか登録しない」という状況を解消するためには、全ての従業員がSNSを活用できるような方法をしっかりと考えていく必要があります。

有益な情報を得られない

社内SNSでよくある失敗例の3つ目は、有益な情報を得られないことです。

社内SNSに投稿される情報が、業務にほとんど関係のない内容ばかりだと、他の従業員がみた時に「有益でない」と感じ、SNSから情報を取り出したいと思わなくなります。また、重要な情報が投稿されていたとしても、他が有益でない情報ばかりだと、重要な情報が見落とされる可能性もあります。このような状況が続くと、結果として、社内SNSは活用されなくなっていくでしょう。この問題を解決するためには、投稿の内容や目的を明確にする、適切な使用ガイドラインを設けるなどの施策が必要です。

全体に浸透していない

社内SNSでよくある失敗例の4つ目は、全体に浸透していないことです。

社内SNSは企業全体で情報共有したり、コミュニケーション活性化・改善、プロジェクトなどのチーム連携を促進したりするツールです。しかし、SNSを投稿・利用する従業員が限られて企業全体での利用が浸透していない状態だと、そもそもの社内SNSで企業全体で情報共有をするという導入目的を達成できなくなります。

全体に社内SNSの利用が浸透していないという問題を解消するためには、運用管理者を設定し、全ての従業員がSNSを効果的に使用するための教育を行い、運用時に問題があれば改善を続けることが重要です。

社内SNS導入が失敗する主な理由

社内SNS導入が失敗する主な理由を、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ルールがない

社内SNS導入が失敗する主な理由の1つ目は、ルールがないことです。

そもそも社内SNSを活用するためのルールが設定されていないと、従業員はどのような内容を投稿すればいいのかわからなくなってしまいます。そうすると不適切な内容の投稿をしてしまったり、内容が業務ではなく個人的なものになりすぎたり、仕事に関連のない話題が優先されてしまったりする可能性が考えられます。

そうなると、重要なビジネス情報が埋もれてしまい、生産性低下・コミュニケーションの質低下にもつながってしまいます。社内SNSがビジネスツールという役割を果たせなくなり、SNSを利用する従業員が少なくなってしまうことでしょう。社内SNSには、SNSの使用に関する適切なガイドラインやルールを設定し、それらを遵守する取り組みが大切です。

自由度がない

社内SNS導入が失敗する主な理由の2つ目は、自由度がないことです。

社内SNSの利用ルールが細かすぎて自由度がなかったり、ルールそのものが複雑で厳しいものだと、従業員はSNS利用そのもののハードルが高いと感じてしまいます。そうなると、結局SNSを利用しなくなるでしょう。社内SNSの厳格なルールは、従業員が参加したいという意欲を失うことはもちろん、従業員間のコミュニケーションが自然でなくなる可能性もあります。

自由度がない、という問題を解消するためには、最小限必要なルールを設定しつつも、従業員が自由に意見や情報を共有できるSNS環境を維持するバランスを見つけることが重要です。

情報共有ツールが多い

社内SNS導入が失敗する主な理由の3つ目は、情報共有ツールが多いことです。

元々メール・Wiki・チャットなど、既に業務で利用しているツールがあると、社内SNSを導入した後、情報が散在し管理が難しくなってしまいます。ツールが増えると、従業員はどのツールを使用すれば良いかがわからなくなり、結果的にコミュニケーションの効率が低下するでしょう。

社内SNSを導入する前に、既に情報共有ツールを使っているかを確認し、使っているツールを洗い出しましょう。本当に必要なツールのみに絞り込むことやその用途と役割を明確にすることが重要です。

管理者がいない

社内SNS導入が失敗する主な理由の4つ目は、管理者がいないことです。

社内SNSを導入しても、運用管理する管理者がいないと、投稿ルールも曖昧となり、有益な情報が蓄積されない・企業全体にSNSが浸透しないなどといった原因にもつながります。管理者がいないと、内容の品質管理が困難になり、信頼性の低い情報が社内SNSに投稿されるリスクも高まります。また、SNS上で従業員間のトラブルが発生し、企業内のコミュニケーションを阻害してしまうかもしれません。

社内SNSを運用するときに管理者がいないと、投稿される情報の品質が一定でなくなることはもちろん、従業員サポートも不十分となってしまいます。そうすると、社内コミュニケーションの効率と質を低下させ、企業の生産性に悪影響を及ぼす可能性があるでしょう。社内SNSの適切な運用には管理者の存在が不可欠です。

社内SNSを失敗させない活用ポイント

社内SNSを失敗させない活用ポイントを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

自社に合うツールの選定

社内SNSを失敗させない活用ポイントの1つ目は、自社に合うツールの選定です。

企業によって業務スタイルや従業員の技術スキル、情報共有のニーズは異なります。そのため、選択するツールの機能や操作性が自社に適しているかを確認することで、従業員がそのツールを使いこなせるかがかわってくるでしょう。また、自社のセキュリティポリシー確認も重要です。

社内SNSを選定するときは、自社の従業員が使いやすいものであるか、業務スタイルに適しているか、セキュリティポリシーに対応しているかなどをしっかりと確認しましょう。

ルール策定

社内SNSを失敗させない活用ポイントの2つ目は、ルール策定です。

社内SNSを導入するときに適切なルールが設けられていると、社内のコミュニケーションが健全に保たれ、適切な情報共有を実施できる可能性が高まります。社内SNSだからといって、どのような内容を投稿してもいいわけではありません。投稿すべき内容・投稿してはならない内容などをルールで明確に取り決めることで、不適切な投稿をなくすことや個人のプライバシーを保護することにも役立ちます。

明確に社内ルールを設定することで、従業員がSNSをどのように使うべきかを理解し、安心して使用することにも役立ちます。しかしながら細かすぎるルールを設定すると、従業員が理解できず、投稿のハードルが高いと感じることもあるため、運用のしやすさを第一に考え、必要最小限のルールのみを設定するように注意しましょう。

マニュアル作成

社内SNSを失敗させない活用ポイントの3つ目は、マニュアル作成です。

マニュアルは、SNSの機能や使い方を具体的に理解するためのガイドです。新入社員や中途採用、初めてSNSを使用する人にとって、操作方法を容易に学べる手引きとなります。SNSの基本的な操作方法や投稿、コメントの方法、通知設定の調整方法などを記載することが大切です。全従業員にとってSNSの効果的な利用が可能となり、情報の迅速かつ効率的な共有ができるでしょう。

管理者の設定

社内SNSを失敗させない活用ポイントの4つ目は、管理者の設定です。

社内SNSを成功させるためには、管理者の設定が欠かせません。管理者がいることで、従業員がSNSの利用に困った時に、迅速に技術的な支援ができるようになります。また、管理者は投稿されているコンテンツの品質を管理することで、適切でない投稿を未然に防ぐことが可能です。管理者は社内SNSの利用ルールの遵守を監視し、必要に応じて適切な対応を行います。

SNS運用時に管理体制が整っていることで、社内SNSが企業全体の生産性向上に貢献できるでしょう。

まとめ

今回は、社内SNSについて失敗例・失敗する理由・活用ポイントについて解説しました。一般的に普及しているSNSですが、そのまま社内SNSとしてビジネスの場に適用すると、従業員は何を投稿すればよいかわからなくなるでしょう。有益な情報が投稿されなかったり、そもそも利用する従業員が限られてしまうなど、失敗する可能性が高いです。そのため、導入するときにルール・マニュアル作成・管理者をしっかりと設定することが重要です。

社内SNSの導入を成功できれば、有益な情報を投稿しやすくなり、コミュニケーション活性化にもつながります。本記事で紹介した失敗例や活用ポイントを参考に、社内SNS運用に役立ててみてください。