社内SNSとは？

社内SNSには、どのような機能が備わっているのでしょうか。ここでは、社内SNSとは何かについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内SNSとは

社内SNSとは、企業や組織内で利用されるソーシャルネットワーキングサービスのことを指します。一般的なSNSと同じく、ユーザーが情報を投稿・共有し、それに対するフィードバックを得られるプラットフォームですが、利用者は特定の企業や組織のメンバーに限られます。

社内SNSを利用すると、社員間のコミュニケーションが円滑になり、情報共有やアイデアの共有が活発になるといったメリットがあります。また、役職や部署を超えてコミュニケーションがとれるため、企業文化の醸成や、社員のエンゲージメントの向上効果も期待できます。

社内SNSの基本の機能

社内SNSは、メールとは違い気軽にやりとりできます。社内SNSの基本的な機能には、主に以下のようなものがあります。

メールよりも直感的で迅速なコミュニケーションをする必要がある場合、クラウドベースの社内SNSは便利に使えます。社内SNSにより、スムーズで効率的なコミュニケーションが可能となり、結果として業務効率化につながるでしょう。

社内SNSの良い評判

社内SNSを使うと、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、社内SNSの良い評判について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有の効率化が図れる

社内SNSの良い評判の1つ目は、情報共有の効率化が図れることです。

メールなどを用いたコミュニケーションでは、情報共有する度にメールソフトを立ち上げアドレスを入力し、短くまとめた文章を作らなければなりません。しかし、社内SNSツールを利用すれば、相手とのチャットルームに短いメッセージを添えるだけで、手軽に情報共有が行えます。また、メールは、一度送信した内容は修正することが難しく、再度訂正メールを送ったり、相手に直接電話などで修正内容を伝えたりする必要があります。

企業SNSであれば、一度送信した情報もツール上で修正することが可能です。単純な誤字脱字だけでなく、添付ファイルの挿入や編集にも対応しています。さらに、クラウド型のものやアプリでも使用できる社内SNSも多いため、オフィス外からでも簡単にアクセスでき、リモートワークなど、働き方の多様化にも対応できるのが魅力です。

コミュニケーションが円滑に取れる

社内SNSの良い評判の2つ目は、コミュニケーションが円滑に取れることです。

社内SNSツールを使用する最大の利点は、一部の人々だけでなく、全社員と交流が可能になることです。メールを利用するときには、プロジェクトメンバーや上司など、特定の関係者とだけやり取りを行うことがほとんどですが、社内SNSツールでは、全ての参加している社員が閲覧可能で、オープンな環境が構築されています。そのため、他の部署のメンバーとも自由に交流を持つことができます。

プライベートと仕事の連絡手段を分けられる

社内SNSの良い評判の3つ目は、プライベートと仕事の連絡手段を分けられることです。

社内SNSは、企業や組織内でのコミュニケーションを目的とした専用のプラットフォームです。そのため、ビジネス関連のトピックや業務に特化したコミュニケーションが行われ、プライベートな連絡手段とは明確に区別されます。

社内SNSでは、部署やチーム、プロジェクトごとに専用のスペースやグループが作成され、仕事に関連する議論や連絡は、それぞれの専用スペースで行われることになります。プライベートな連絡や業務以外のトピックは、別のツールで行われるため、混同されにくいのが特徴です。

社内SNSの悪い評判

社内SNSを導入するには、悪い評判も事前に理解しておきたいものです。ここでは、社内SNSの悪い評判について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入・運用のコストがかかる

社内SNSの悪い評判の1つ目は、導入・運用のコストがかかることです。しかし、導入や運用にかかるコストを削減すると、使える機能が限定される可能性があり、円滑に機能しなくなってしまいます。反対に、多額の投資をして導入や運用を行ったとしても、必ずしも十分な成果が得られるわけではありません。

ルールの設定や運用ルールの策定などの工夫をして、かけた投資に見合う成果を上げられるのであれば、利用している価値はあるでしょう。

SNS疲れが起こる可能性がある

社内SNSの悪い評判の2つ目は、SNS疲れが起こる可能性があることです。社内SNSでは、複数のメンバーから大量の情報や投稿が行われることがあります。連続して情報をチェックしたり、多くの投稿に返信したりすることで、情報過多や情報の取捨選択に疲れを感じる場合があります。

また、社内SNSは常にオンラインで利用されることが多いため、他のメンバーからのメッセージやリアクションが24時間いつでも届く可能性があります。即時のレスポンスを求められているとプレッシャーを感じ、疲れを感じることも少なくありません。

SNS疲れを防ぐためには、社内SNSの利用方法やルールを適切に設定し、メンバーの負担を最小限に抑えるための配慮が必要です。また、社員自身もメリハリを持った利用や適切な時間管理を心掛ける必要があります。

社員間の使用頻度に差ができる

社内SNSの悪い評判の3つ目は、社員間の使用頻度に差ができることです。社内SNSを導入しても、全社員が一定の頻度で投稿するとは限りません。発言を積極的にするタイプの社員だけでなく、投稿をあまりしない社員もいるでしょう。一部の社員同士だけでのやりとりが続くと、自然にグループが形成され、発言の少ない社員はその輪に入りにくくなってしまいます。そのため、会社全体のコミュニケーションが活発にならず、社内の情報伝達や意思疎通が妨げられてしまう可能性があります。

また、管理職側の社内SNSの使い方にも配慮が必要です。上司だけが一方的に情報や指示を投稿し、部下はそれを確認するだけというようなケースもあります。社内SNSがただの社内報告ツールになってしまうと、コミュニケーションの活性化には全く役立ちません。社内SNSを導入する場合は、発信者が偏らず、全社員が参加できるような工夫が必要です。

社内SNSの評判・比較ポイント

社内SNSが社内で活用されるためには、自社にあった機能を持つツールを選ぶことが大切です。ここでは、社内SNSを選ぶときの比較ポイントとして、以下の3つを解説します。

1つずつ見ていきましょう。

操作性

社内SNSを選ぶときのポイントの1つ目は、操作性です。多くの社員が使う社内SNSは、直感的な操作でスムーズに利用できるインターフェースを持つツールを選びましょう。

操作が複雑なツールは、ITツールに不慣れな人にとっては使用しにくく、結果として導入が困難になることも少なくありません。そのため、会社の特性やニーズに合わせて機能を追加・削除できるなど、カスタマイズ性の高いツールを選ぶと良いでしょう。また、運用中に問題が発生した場合は、開発者やベンダーから迅速かつ適切なサポートが受けられるかも確認すべきポイントです。

セキュリティ性

社内SNSを選ぶときのポイントの2つ目は、セキュリティ性です。社内SNSは業務に関するデータを取り扱うため、メッセージがSSLなどで暗号化され、安全なサーバーに保存されているツールを選びましょう。

また、データが定期的にバックアップされ、災害復旧がしやすいものをおすすめします。さらに、不正アクセスを防ぐためにも、パスワードや二要素認証の機能を備えたものだと安心です。そして、ユーザーの行動が記録でき、不正なアクセスや怪しい行動を迅速に検出できるようにするため、監視とログの機能があるとよいでしょう。

他サービスとの連携機能

社内SNSを選ぶときのポイントの3つ目は、他サービスとの連携機能です。例えば、メールサービス、クラウドストレージ、プロジェクト管理ツールとの連携が可能であれば、利便性が高いと言えます。他のツールとの連携が容易に行え、使い勝手が良いかどうかも重要です。

例えば、メールから直接社内SNSに投稿ができる、または社内SNSからファイル共有ツールにアクセスできるなどの機能があると、業務効率化と生産性の向上に役立つでしょう。

評判の良い社内SNSは？おすすめ6選

社内SNSを導入するなら、評判のよいツールを選びたいと思う人は多いでしょう。ここでは、社内SNSのおすすめツール6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、マイクロソフト社によるコラボレーションツールで、社内SNSとしても活用可能です。チャットや音声通話に加え、外部との会議を行うことも可能で、ビジネスコミュニケーションに必要な機能が一通り揃っています。Microsoft Teamsの最大の魅力は、Office 365とのスムーズな連携が可能であることです。Excel、PowerPoint、WordなどのOffice 365を日常的に利用している企業にとっては、最適な社内SNSツールと言えるでしょう。

Microsoft Teamsの特長

1. マイクロソフト社によるツールでOffice 365と連携可能
2. ビジネスチャット機能に加えてオンライン会議も可能
3. ビジネスベーシックプラン・ビジネスタンダードプランは初回1ヶ月無料

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Chatwork

Chatworkは日本発のビジネスチャットツールで、39万社以上の企業で導入されています。チャット機能以外にも、ビデオ・音声通話、タスクの追跡、ファイル共有などが行えます。使いやすさを重視したシンプルな設計がされているため、ITツールに不慣れな人や企業でも簡単に操作しやすいのが魅力です。

Chatworkの特長

1. 社外の人々ともコミュニケーションを取やすく情報共有が迅速に行える
2. 大規模企業や公共機関でも利用可能な高いセキュリティレベルを提供している
3. ユーザー数100人まで登録できる無料プランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackはチームでコミュニケーションを取り合うのに適したビジネスチャットツールです。1対1の対話だけでなく、会話のトピックに基づいてチャンネルを分けることもできます。さらに、メッセージだけでなく画像や動画の共有も容易に行え、連携できるアプリも多数存在します。PCでもスマートフォンでも利用しやすいため、外出先でもスムーズにチャットの内容が確認できるでしょう。

Slackの特長

1. 絵文字やリアクションを用いて自分の感情を伝えることが可能
2. PCだけでなくスマートフォンやLinux版も存在し、どこからでも閲覧可能
3. オンラインサービスやアプリなどの外部ツールと連携可能

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

NotePM

NotePMは、社内専用ウィキペディアで、情報共有やナレッジ共有が得意なツールです。強力な検索機能と整理能力が特長で、ITツールの評価サイトでは、特に、利便性の高さで高評価を得ています。また、銀行や大学でも採用されている高水準のセキュリティ機能を搭載しています。多数の情報をプラットフォームに投稿・保管・検索しやすいため、業務に必要な情報を簡単に見つけ出すことができるでしょう。

NotePMの特長

1. 高度な検索機能でPDFやExcelのコンテンツも全文検索可能
2. ユーザーマニュアルの作成・バージョン管理・ファイル共有が可能
3. 30日間の無料お試し期間あり

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Talknote

Talknoteは、メッセージ機能とタスク管理など多様な機能を備えた社内SNSです。他にも、スタンプ機能、スケジュール設定投稿、投稿テンプレートなど、利便性の高い機能がメッセージ部分に設けられています。タスク管理では、タスクの割り当てや締め切りの管理はもちろん、メールの自動転送機能により業務の漏れを防ぐことができます。社内SNSだけでなく、タスク管理やスケジュール管理も一つのツール上で行いたい企業に向くツールです。

Talknoteの特長

1. タスク管理機能により未完了の業務は自動通知され、進行状況がすぐに確認できる
2. 行動パターン分析により社員の業績が落ち込んでいるなどの傾向を評価できる
3. 14日間無料で使えるトライアル期間あり

詳細はこちら: https://talknote.com/

TUNAG

TUNAGは、社員のエンゲージメント向上プラットフォームです。記事の作成とタイムラインへの投稿を通じて社内のコミュニケーションを促進し、感謝のメッセージやCEOからのメッセージなどを送ることができます。また、日報・顧客エピソード・MVP表彰など、経営者と社員の視点からの情報発信も行えます。全社員の利用状況を視覚化するダッシュボード機能や、社員の顔写真や名前、パーソナル情報を紹介するプロフィール機能など、視認性と操作性にも配慮された設計が特徴です。

TUNAGの特長

1. チャットだけでなくカレンダーやアンケートなど多様な機能を搭載
2. SSLによるチャットメッセージの暗号化などのセキュリティ機能
3. ダッシュボードで社員の利用状況を視覚化可能

詳細はこちら: https://biz.tunag.jp/

まとめ

今回は、社内SNSの良い評判・悪い評判、選び方を解説しました。社内SNSの選定は、機能面だけでなく、自社のニーズとマッチするかが重要です。良い評判・悪い評判を参考にするだけでなく、その機能が自社の業務フローやコミュニケーションスタイルに適しているかを確認する必要があります。本記事を参考に、自社にあった社内SNSを見つけ、より良いコミュニケーション環境の実現を目指しましょう。