キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは、新規プロジェクトを開始するときに行う会議のことを指します。参加する全員の理解を得て、目指すべき方向に向かってプロジェクトを進行するために実施します。具体的には、プロジェクトに関わりのある全メンバーが参加し、プロジェクトの要点や目指すべき成果・運営体制・計画表・資金計画などを話し合います。プロジェクトによって参加者の範囲は異なり、従業員のみの参加に限られる場合もあれば、クライアントや協力業者が加わる場合もあります。

キックオフミーティングの目的

ここでは、キックオフミーティングの目的について、以下の4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクトの概要を共有する

キックオフミーティングの目的の1つ目は、プロジェクトの概要を共有することです。プロジェクトを成功させるために、目的・役割分担・進行計画などの重要な情報を、チームメンバー全員に共有することは欠かせません。

また、プロジェクトの始動前に、参加者の疑問点を解消しておくことは、業務の効率化につながります。

メンバーの顔合わせをする

キックオフミーティングの目的の2つ目は、メンバーの顔合わせをすることです。プロジェクト始動時には、社内・社外含めて、初対面の人と業務を行うことはよくあるケースです。そこで、顔も名前も知らない人と仕事をすることに、不安を感じる人は少なくありません。そのため、キックオフミーティングで互いの顔と名前を事前に認識しておくことが大切です。

作業を円滑に進行させることだけでなく、メンバー間の信頼関係も構築しやすくなります。

方向性の確認をする

キックオフミーティングの目的の3つ目は、方向性の確認をすることです。始める段階で、参加メンバーが異なる目標に向かって動いてしまうと、プロジェクトは完遂しません。

一致した目標を設定し、全員が一つの方向性に沿って作業を進められるように、キックオフミーティングで認識のすり合わせを行うことが大切です。

メンバーのモチベーションを上げる

キックオフミーティングの目的の4つ目は、メンバーのモチベーションを上げることです。チームメンバーがプロジェクトの重要性や自身の役割を認識することで、一体感や所属意識を醸成する効果が見込めます。結果的に、プロジェクトの成功に寄与する高いモチベーションを維持できるでしょう。

キックオフミーティングの種類

ここでは、キックオフミーティングの種類について、以下の4点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

社内プロジェクトのキックオフミーティング

キックオフミーティングの種類の1つ目は、社内プロジェクトのキックオフミーティングです。

例えば、新しい製品開発プロジェクトの開始時に、関連部署のメンバーが集まり、プロジェクトの目標・スケジュール・各メンバーの役割分担などを伝達するキックオフミーティングを行います。社内プロジェクトのキックオフミーティングの主な狙いは、メンバー間の理解を一致させ、業務を進めやすくすることです。また、参加者の疑問点を事前に解消しておくことも、キックオフミーティングの重要な目的の1つです。

役員・スポンサー向けキックオフミーティング

キックオフミーティングの種類の2つ目は、役員・スポンサー向けキックオフミーティングです。

経営陣やスポンサーを対象としたキックオフミーティングは、予算承認の権限を有する経営層に、プロジェクトの要点や取り組み内容への深い理解を得るために行われます。そのため、プロジェクトの進行計画や施策の具体例、目標成果などを詳細に伝え、プロジェクトの価値や意義をしっかりと伝えることが重要です。

社外向けキックオフミーティング

キックオフミーティングの種類の3つ目は、社外向けキックオフミーティングです。

自社のプロジェクトグループと顧客が、目的や成果を共有するためのキックオフミーティングです。プロジェクトチームを紹介し、どの程度の頻度で顧客と連絡を取り合うかや、効率的に業務を進めるための計画を話し合います。プロジェクトの進捗状況の共有方法について、自社と顧客で認識を合わせておくことも大切です。

アジャイルプロジェクトキックオフミーティング

キックオフミーティングの種類の4つ目は、アジャイルプロジェクトキックオフミーティングです。

アジャイル手法は、プロジェクトを小さな段階に分割し、短期間の反復サイクルでプロジェクトを進行させる方法です。多くの場合、スプリントと呼ばれる2週間または4週間の作業周期に沿ってプロジェクトを進め、各スプリントごとにキックオフミーティングを行います。このミーティングの目的は、プロジェクトの現状の確認・着地点の設定、新規メンバーの顔合わせをすることなどがあります。

キックオフミーティングの開催方法

ここでは、キックオフミーティングの開催方法について、以下の3点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

対面会議

キックオフミーティングの開催方法の1つ目は、対面会議です。ミーティングルームや共用スペースなど、チームメンバーが1か所に集まり、議論を進める方式です。

参加者の人数にあわせて、会場を準備する必要があります。対面会議では、参加メンバーが直接対面することで、互いの顔を認識しやすく、結束力を高める効果が見込めます。

Web会議

キックオフミーティングの開催方法の2つ目は、Web会議です。インターネット接続とZoomやMicrosoft TeamsなどのWeb会議プラットフォームを使用して、チームメンバーがどこにいても参加できます。開催にあたり、事前にアジェンダを共有し、参加者には適切な機材（カメラ・マイク・ヘッドセット）の準備を依頼します。ミーティング中は、画面共有や資料のプレゼンテーションを活用して、議論を促進していくことが大切です。

Web会議では、参加者の顔が見えることでコミュニケーションが円滑になり、チームの結束力を高める効果も期待できます。進行を円滑にするためには、進行役を定め、時間管理をしていくことが重要です。

ビジネスチャットツール

キックオフミーティングの開催方法の3つ目は、ビジネスチャットツールです。この場合、議論や情報の交換はテキストベースで行われます。

プロジェクト参加者の顔を直接見ることはできないものの、プロジェクトの詳細確認や進行計画の理解については十分に行うことが可能です。特に、リモートワークや複数の拠点が関わるプロジェクトにおいて効果的で、物理的に集まれない場合にも連携しながらプロジェクトをスムーズに進めることができます。また、議論の記録が残るため、後から確認しやすいのも魅力です。

キックオフミーティングの進め方

ここでは、キックオフミーティングの進め方について、以下の5点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

目的と方向性の提示

キックオフミーティングの進め方の1つ目は、目的と方向性の提示です。キックオフミーティングの開始時には、プロジェクトの進むべき道をはっきりさせることが重要です。目標を常に視野に入れておくことで、進路を外れたときの調整がスムーズに行えます。

なお、プロジェクトの目的と方向性は、できるだけ簡潔で理解しやすいものにすることが重要です。複雑で長い説明は、プロジェクト参加者全員が、内容を把握するのが難しくなる恐れがあるためです。

責任者と役割分担の共有

キックオフミーティングの進め方の2つ目は、責任者と役割分担の共有です。プロジェクトの運営体制を理解することは、作業をスムーズに進行させる上で欠かせません。全てのプロジェクト参加者が、自分の担当と役割を把握することが大切です。

プロジェクトが大規模であれば、参加者が運営体制を参照できるように、構造図を用意するのもよいでしょう。

課題と必要項目の提示

キックオフミーティングの進め方の3つ目は、課題と必要項目の提示です。プロジェクトに関する現状の課題や必要項目を、共有していきます。このとき、一目で確認できるリスト形式のドキュメントがあると、参加者の理解が深まります。全メンバーで情報共有することで、解決策を見つけ出しやすくなるという効果が見込めます。

また、問題をチーム全体で共有することで、リーダーが気づかなかった新たな問題が浮上することもあります。課題の詳細と解決期限を皆で共有していると、現場の混乱を最小限に抑えることができるでしょう。

メンバーの自己紹介

キックオフミーティングの進め方の4つ目は、メンバーの自己紹介です。プロジェクトを円滑に推進するためには、チームメンバー間の情報交換を活発化し、各メンバーの役割や特性を互いに把握するために、メンバーの自己紹介を行います。しかし、自己紹介にかける時間は人それぞれ異なり、何を話せばよいか悩む、緊張で上手く話せない人もいるでしょう。そのため、自己紹介するときには、事前に内容を定めておくことをおすすめします。

また、自己紹介の概要を前もって準備してもらうよう、事前に案内するのも良い方法です。

質疑応答

キックオフミーティングの進め方の5つ目は、質疑応答です。プロジェクト開始時には、必然的に疑問や不明点が生じます。質疑応答を効果的に進めるためには、進行役が時間管理をしつつ、全ての質問に答えていくことが大切です。

また、質問が多岐にわたることを想定し、関連部門の担当者が回答できるよう、準備をしておくと良いでしょう。参加者は、質疑応答を通じて疑問点を解消し、プロジェクトの理解を深めることができます。

キックオフミーティングの注意点

ここでは、キックオフミーティングの注意点について、以下の5点を解説していきます。

1つずつ見ていきましょう。

適切な開催方法と時期を決める

キックオフミーティングの注意点の1つ目は、適切な開催方法と時期を決めることです。

全メンバーが物理的に集まる対面会議が良いとされますが、状況に応じてはWeb会議やビジネスチャットツールでの開催を選びます。キックオフミーティングを行う時期は、プロジェクト始動の約1週間前をおすすめします。参加者の予定を早めに調整し、可能な限り多くの人が出席できる日を設定しましょう。

専門用語は使わない

キックオフミーティングの注意点の2つ目は、専門用語は使わないことです。

メンバー間で技術や知識レベルに差がある場合や、社外からの参加者がいる場合も多いため、キックオフミーティングでは専門用語の使用は控えましょう。複雑な用語を用いても、情報が伝達されなければ役に立ちません。専門用語を避けられない状況では、その都度、説明を加えながら話を進めることをおすすめします。

質疑応答の時間を取りすぎない

キックオフミーティングの注意点の3つ目は、質疑応答の時間を取りすぎないことです。

各メンバーが疑問に感じたことを質問し、不明な部分を解消することは大切です。しかし、質疑応答に時間を費やし過ぎると会議が長引き、参加者の意欲が落ちることがあります。そのため、質問時間をあらかじめ設定し、時間内に収めることが大切です。全員に関係のある内容は会議の場で扱うべきですが、個別の疑問は、メールやビジネスチャットツールなどを通じて、個別に問い合わせや返答を行いましょう。

事前準備を周到に行う

キックオフミーティングの注意点の4つ目は、事前準備を周到に行うことです。

事前に必要な資料を準備し、チームメンバーに向けて告知を行うなど、情報を共有しておくことで会議を円滑に行えます。また、アジェンダを事前にメンバーと共有しておくと、会議の目的に対する意識が高まり、より有意義なキックオフミーティングとなるでしょう。

ミーティング中に議事録を取る

キックオフミーティングの注意点の5つ目は、ミーティング中に議事録を取ることです。

議事録は、ミーティングの概要が一目でわかるように要点をまとめたものを作成します。議事録に必要な項目と内容を、下表にまとめました。

議事録は、会議に出席していない人が後で読むことが多いため、全員が理解できるよう、要点を簡潔にまとめます。会議終了後、メモをもとにして情報を整理してまとめていきます。キックオフミーティングの議事録に会議の決定事項や課題を記録しておくことで、後で見返してプロジェクトの進捗を把握するのに役立てることができます。

まとめ

今回は、キックオフミーティングの目的・種類・開催方法・進め方を解説しました。キックオフミーティングの開催は、参加者にプロジェクトの概要を共有し、顔合わせを行うことでチームメンバーの士気を高める効果も期待できます。本記事で紹介したポイントを押さえて、プロジェクトや自社にあった方法で開催しましょう。