ナレッジマネジメントシステムとは？

ナレッジマネジメントシステムとは、企業内での知識やノウハウの共有を促進し、業務効率や課題解決を支援するためのシステムです。

「ナレッジマネジメント」は、従業員が業務を通じて得た知識やノウハウを共有し、組織の知識資産として活用する取り組みを指します。

ナレッジマネジメントを実現するためには、従業員間のスムーズな情報共有が欠かせません。

情報の蓄積・検索・共有を効率化し、誰もが必要なときにアクセスできる環境を整えるには、ナレッジマネジメントシステムを活用すると効率的です。

関連記事：暗黙知とは？ナレッジマネジメントで形式知化すべき理由・役立つツールも解説

ナレッジマネジメントシステムの種類

ここでは、ナレッジマネジメントシステムの種類について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

グループウェア型

ナレッジマネジメントシステムの種類の1つ目は、グループウェア型です。

グループウェア型のナレッジマネジメントシステムは、社内での情報共有を効率化し、業務を円滑に進めるためのツールです。

掲示板・スケジュール管理・ワークフローなどの機能を備えており、社内の情報を共有・蓄積することができます。 また、グループウェアの中には、チャットやメッセージ機能がついているものもあります。

システムの中で業務に関連する質問や伝達が行えるため、従業員間のやりとりが迅速に行え、チーム全体の生産性向上につながります。

社内SNSと比較して、ビジネスや業務管理に特化した情報共有に優れており、プロジェクトのスケジュール管理や業務連携を効率的に行いたい企業におすすめです。

社内Wikiツール

ナレッジマネジメントシステムの種類の2つ目は、社内Wikiツールです。

社内Wikiツールは、社内の情報やノウハウをWebブラウザ上で編集・管理できるナレッジマネジメントシステムです。

従業員が、記事の作成・追加・更新を自由に行えるため、最新の情報を常に反映できるという特徴があります。

情報の共有や検索がスムーズに行え、業務効率の向上や業務品質の改善も期待できます。社内Wikiは、組織全体で知識を共有し、属人化を防ぐための有効なツールです。

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

CRM

ナレッジマネジメントシステムの種類の3つ目は、CRMです。

CRM（顧客関係管理）型のナレッジマネジメントシステムは、顧客情報を一元管理し、顧客との関係性を強化するためのツールです。

顧客の基本情報や契約実績、対応履歴を記録・管理し、ナレッジとして組織内で共有できます。CRMに蓄積した情報から顧客のニーズを分析して最適な販売戦略を立案し、生産性向上を図ることが可能です。

また、問い合わせ対応やフォローアップ業務の効率化にも役立ちます。

CRMツールは、営業活動やカスタマーサポートの質を向上させることができるため、顧客中心の経営を目指す企業にとって重要なシステムと言えるでしょう。

関連記事：CRMを徹底解説！おすすめツール6選と求められる背景や機能・メリット・デメリットを詳しく紹介

社内FAQ

ナレッジマネジメントシステムの種類の4つ目は、社内FAQです。

社内FAQ型のナレッジマネジメントシステムは、社内のよくある質問やトラブル対応をデータベース化し、効率的に検索・管理できるツールです。

業務に関するナレッジや資料、クライアントからの問い合わせ内容を整理しておくことで、個々の従業員が必要なときに自分で閲覧できます。

社内の問い合わせ対応が軽減され、担当者や部署全体の業務効率化が実現します。社内FAQを活用することで、業務の迅速化や属人的な知識の解消が期待できるでしょう。

関連記事：FAQとは何か？意味・種類・メリット・導入効果を高める方法を解説！

プロジェクト管理ツール

ナレッジマネジメントシステムの種類の5つ目は、プロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツール型のナレッジマネジメントシステムは、プロジェクトのスケジュールやコスト、メンバーの管理を支援するツールです。

スケジュール作成、進捗管理表の作成、タスク管理などの機能が備えられています。プロジェクトに関するナレッジをリアルタイムで共有できるため、チーム間の連携がスムーズに行えるのが特徴です。

タスクの進捗状況や共有ドキュメントを一元管理することで、作業効率が向上します。

また、過去のプロジェクトのデータや実績も記録として残せるため、将来のプロジェクト計画や業務改善に役立つナレッジとしても活用できるのも魅力です。

関連記事：プロジェクト管理のメリット・デメリット・実施のポイントを徹底解説！

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ナレッジマネジメントシステムの導入メリット

ここでは、ナレッジマネジメントシステムの導入メリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

属人化を防止できる

ナレッジマネジメントシステムの導入メリットの1つ目は、属人化を防止できることです。

一部の従業員やベテラン従業員に限らず、知識や経験を会社の財産として蓄積できるため、特定の従業員に業務が依存してしまう状況を回避できます。

「あの人にしかわからない」「その人に聞かないと進められない」といった属人化を解消することで、業務の効率化や品質向上を図れます。

また、過去の業務内容や知識が共有されていれば、業務を引き継いだ従業員が一から調べる手間もかかりません。

また、基本的なルールや基礎知識も共有しておくことで、知識不足が原因のミスや品質のばらつきを防ぐことにもつながります。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

業務の効率が上がる

ナレッジマネジメントシステムの導入メリットの2つ目は、業務の効率が上がることです。

業務改善策があったとしても、社内で共有されなければ効果を発揮しません。しかし、ナレッジマネジメントシステムを活用すれば、改善策に関する情報を専用ページやトピックスとしてまとめ、全従業員が簡単にアクセスできる環境を整えられます。

また、定期的にアップされる情報の確認をルール化することで、業務改善の提案を効率的に浸透させられます。

共有された情報をもとに全員が同じ方向性で業務改善を進め、無駄な時間や手間を省き、生産性を高めることが可能です。

情報共有がスムーズになる

ナレッジマネジメントシステムの導入メリットの3つ目は、情報共有がスムーズになることです。

ナレッジマネジメントシステムに必要な情報を一元的に収集し、全従業員がアクセスできるようにすることで、情報共有に要する時間や手間を大幅に削減できます。例えば、個別での問い合わせや、不要なコミュニケーションを取る必要がなくなります。

また、従業員一人一人が必要な情報をタイムリーに取得できるのも魅力です。

特に、複数の部署やチーム間での連携が求められる場合でも、円滑な情報共有を実現することで、業務全体のスムーズな進行が可能になるでしょう。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

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ナレッジマネジメントシステムの導入デメリット

ここでは、ナレッジマネジメントシステムの導入デメリットについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

導入コストがかかる

ナレッジマネジメントシステムの導入デメリットの1つ目は、導入コストがかかることです。

有料版のシステムを採用する場合は、初期導入費用やライセンス費用がかかります。また、導入後も運用や保守にかかるコストが発生し、予算内での運用が可能かどうか事前に検討しなければなりません。

特に、システムの導入規模や会社のニーズに合ったプランを選定しないと、無駄な出費につながる可能性があります。

費用対効果を十分に検討し、予算や規模感を明確にしてから導入を進めることが重要です。

運営体制を整える必要がある

ナレッジマネジメントシステムの導入デメリットの2つ目は、運営体制を整える必要があることです。

システムを導入しても、活用されなければ十分な効果は得られないため、運用ルールや利用促進のための仕組みを整備する必要があります。

その中でも、システムの利用方法を従業員に周知し、情報が登録・共有される環境を構築することが重要です。

また、初めから大規模に導入するのではなく、小規模な範囲で試験運用を行い、運用経験やノウハウを蓄積してから本格導入する方法がおすすめです。

段階的に導入することで、運用の課題を事前に洗い出せ、全社的な導入時のトラブルを未然に防げます。

ナレッジマネジメントシステムの選び方

ここでは、ナレッジマネジメントシステムの選び方について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

マルチデバイスに対応しているか

ナレッジマネジメントシステムの選び方の1つ目は、マルチデバイスに対応しているかということです。

PCだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも利用できるシステムであれば、従業員が外出先や移動中でも必要なナレッジにアクセスできます。

特に、営業職など社外にでていることが多い職種では、外出先で迅速に情報を確認できるシステムを選ぶことで、業務の効率化に役立ちます。

また、場所を問わず情報共有が可能な環境を整えることも、ナレッジの蓄積と共有が促進され、組織全体の生産性向上にも寄与します。

このように、どのデバイスからでも快適に利用できるシステムを選ぶことが、効果的な導入には欠かせません。

操作性はよいか

ナレッジマネジメントシステムの選び方の2つ目は、操作性はよいかということです。

ITツールに不慣れな人は直感的に操作できるシステムでなければ、導入の効果が十分に発揮されません。

たとえば、HTMLの知識がなくてもFAQページを簡単に作成できる機能や、リマインダーを簡単な操作で設定できるツールなどが適しています。

誰もが使いやすいシステムを選ぶことで、全従業員が積極的に利用し、効果的なナレッジ共有が可能になります。

無料トライアルを提供している製品も多いため、導入前に実際に使用感を確認し、自社のニーズに合うかを確かめましょう。

セキュリティ対策はされているか

ナレッジマネジメントシステムの選び方の3つ目は、セキュリティ対策はされているかということです。

特にクラウド型のシステムを利用する場合、顧客情報や機密情報など、重要な社内データを外部ベンダーが運用する環境に保存するため、情報漏えいのリスクに対応することは欠かせません。

具体的には、アクセス制御や暗号化の有無、サーバの監視体制が整っているかなどを確認しましょう。

また、万一のトラブルに備えて、ベンダーのサポート体制や復旧手順も把握しておくと安心です。

信頼性の高いセキュリティが確保されているシステムを選ぶことで、安心してナレッジを蓄積・共有できます。

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ナレッジマネジメントシステムのおすすめ3選

ここでは、おすすめのナレッジマネジメントシステムとして、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ナレッジ共有を効率化する多機能なツールです。会議・タスク・ファイルにはそれぞれチャットルームが設置されているため、情報とコミュニケーションを一元管理できます。また、議事録やタスク進捗、チャット内容を関連付けて自動整理することで、ナレッジの蓄積が可能です。フォロー機能や通知設定もあるため、必要な情報だけをタイムリーに受け取れます。Web会議やファイル共有、タスク管理機能も備えており、チーム全体の生産性の向上に役立つツールです。

CrewWorksの特長

1. 情報とチャットを一元管理する独自設計
2. 使うだけでナレッジが自動構造化
3. 2段階認証を採用した高セキュリティ設計

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Backlog

Backlogは、プロジェクトやタスクを一元管理できる管理ツールです。ガントチャートやカンバンボード、ファイル共有機能も備えています。また、直感的な操作性と親しみやすいデザインが特長で、エンジニアから営業、バックオフィスまで幅広い職種で利用可能です。ガントチャートを使えば、全体の進行状況を一目で把握でき、計画の調整が容易に行えるでしょう。プロジェクトを円滑に進めるためのツールとして、幅広い業種で高く評価されています。

Backlogの特長

1. 多機能でチームの生産性を大幅に向上
2. 親しみやすいUIで誰でも簡単操作
3. IPアドレス制限や2段階認証のセキュリティ対策

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Notion

Notionは、文書作成・管理、プロジェクト・タスク管理、データベース機能を統合した多機能なナレッジ共有ツールです。シンプルなメモ作成から、写真やURLを活用したリッチなドキュメント作成まで幅広く対応しています。独自のラベルやタグを活用して情報を整理し、目次付きで数百ページの資料を効率的にまとめられるため、業務マニュアルや手引きの作成も可能です。多様なナレッジとプロジェクト情報を一元管理できるシステムです。

Notionの特長

1. 多機能ツールでナレッジ共有を効率化
2. 直感的操作で初心者にも使いやすい
3. 大手企業も導入する高い信頼性と実績

詳細はこちら: https://www.notion.com/ja

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まとめ

今回は、ナレッジマネジメントシステムの概要、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントを解説しました。

ナレッジマネジメントシステムは、社内に蓄積された知識やノウハウを一元管理することで、業務の効率化や属人化の防止に役立つツールです。

導入メリットとして、情報共有の円滑化や新人教育の負担軽減が挙げられる一方で、コストや運営体制の整備が課題となる場合もあります。

システム選びでは、操作性やセキュリティ、マルチデバイス対応など、自社に最適な条件を見極めることが重要です。

本記事でご紹介したポイントを参考に、自社にあったナレッジマネジメントシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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