職場の空気を変える！オープンコミュニケーションがもたらすメリットや方法を解説

オープンコミュニケーションとは

オープンコミュニケーションとは、組織内で立場や役職に関係なく、誰もが自由に意見や情報を発信・共有できるコミュニケーションのあり方を指します。

上司と部下、部署間などの壁を取り払い、双方向のやり取りを促すことで情報共有の不足を補うことが可能です。

また、従業員の主体性が発揮されやすくなるため、組織全体の生産性向上にもつながります。情報の行き違いの防止や、信頼関係の構築に効果的な手法です。

なお、オープンコミュニケーションは、対面での情報交換のみを指すものではありません。

近年ではリモートワークの広がりに伴い、チャットツールやオンライン会議などを活用したオープンな情報共有も重視されています。

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オープンコミュニケーションのメリット

ここでは、オープンコミュニケーションのメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有がスムーズで業務効率が上がる

オープンコミュニケーションのメリットの1つ目は、情報共有がスムーズで業務効率が上がることです。

部署や役職に拘らずオープンに情報が伝達されることで、仕事の効率化に役立ちます。情報が伝わっていれば関係者全員が同様の認識を持てるため、同じ説明を繰り返す必要もありません。

組織の透明性が高くなることで、全員が的確に動ける環境が整い、生産性の向上につながるでしょう。

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トラブルの早期発見につながる

オープンコミュニケーションのメリットの2つ目は、トラブルの早期発見につながることです。

日頃から情報がスムーズに共有されていれば、現場の小さな異変や懸念にも早く気づけます。問題が表面化する前に対応しやすくなり、業務の混乱や機会の損失を未然に防ぐことにもつながります。

一方で、情報が閉ざされている職場では、トラブルの発見が遅れ、顧客からの信頼を失いかねません。

トラブルを未然に防ぎ、円滑に業務を進められる組織体制を整える上でも、オープンコミュニケーションは重要です。

従業員同士の信頼関係が強まる

オープンコミュニケーションのメリットの3つ目は、従業員同士の信頼関係が強まることです。

日常的に意見や情報を交わす機会が増えることで、相手の価値観を知る機会が増え、理解が深まります。

従業員同士が進捗や悩みを共有し合える職場であれば、「自分も本音で話せる」といった心理が働き、安心して意見を言いやすくなります。

困ったときに気軽に助けを求められたり、メンバー同士で業務を補い合う風土が生まれるでしょう。

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新しいアイデアが生まれやすくなる

オープンコミュニケーションのメリットの4つ目は、新しいアイデアが生まれやすくなることです。

自由に意見を出し合える環境が整うことで、個々の発想が刺激され、他人の視点を取り入れながら考えを深めていくことが可能です。多様な考えが交差することで、一人では思いつかなかった着眼点や発想が生まれることもあるでしょう。

例えば、商品開発の現場で営業担当が「お客様の声にこういう要望がある」と共有したことがきっかけで、開発チームが仕様を見直し、ヒット商品が生まれるケースもあります。

現場のリアルな声や日々の雑談からヒントが得られ、アイデアが形になることは珍しくありません。

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離職率の低下が見込める

オープンコミュニケーションのメリットの5つ目は、離職率の低下が見込めることです。

意見や悩みを気軽に話せる環境があれば、従業員の孤立を防げます。例えば、社内チャットで雑談用のチャンネルを設けたり、定期的に部署横断のランチミーティングを開催したりするなどの方法が有効です。

日常的な交流が活性化すれば、早めにフォローを行うことができ、不満の蓄積や離職を防げるでしょう。風通しの良い職場づくりは、従業員の定着と組織の安定に大きく貢献します。

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オープンコミュニケーションが向いている職場

ここでは、オープンコミュニケーションが向いている職場について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チームでの連携が欠かせない職場

オープンコミュニケーションが向いている職場の1つ目は、チームでの連携が欠かせない職場です。

チームでの作業が中心となる職場では、業務の分担や進捗の共有など、日常的な情報交換は欠かせません。オープンな対話が促進されていれば、メンバー間での誤解や認識のズレを防ぐことが可能です。

一方で、個人作業中心の職場では他者との関わりが少ないため、オープンコミュニケーションの効果が発揮されないこともあるでしょう。

関連記事：部内での情報共有が重要！体制を構築する流れや方法について解説

柔軟な意見交換が求められる環境

オープンコミュニケーションが向いている職場の2つ目は、柔軟な意見交換が求められる環境です。

新商品開発や企画立案など、正解が1つでない業務では、多様な視点や発想を取り入れることが大切です。立場に関係なく誰でも意見を出せる環境では、良いアイデアを生み出しやすくなります。

柔軟な意見交換を活性化するには、上下関係にとらわれず発言できる雰囲気づくりが欠かせません。

社内DX・変革を進めている企業

オープンコミュニケーションが向いている職場の3つ目は、社内DX・変革を進めている企業です。

DX推進では、部門をまたいだ連携が求められ、経営層と現場の間で認識をそろえるためにも、日常的な情報共有が欠かせません。

例えば、新しいツールや業務フローを導入するときに現場の意見が無視されると、形だけのDXに終わってしまうこともあります。

一方で、現場の声が取り入れられ対話が活発に行われていれば、従業員の納得感や当事者意識が生まれやすくなります。従業員が主体的に動くことで、変革が形だけで終わらず実効性のあるものになるでしょう。

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オープンコミュニケーションを活性化する方法

ここでは、オープンコミュニケーションを活性化する方法について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

1on1ミーティングを定期的に実施する

オープンコミュニケーションを活性化する方法の1つ目は、1on1ミーティングを定期的に実施することです。

上司と部下が1対1で対話する時間を設けることで、部下は業務上の悩みや不安、キャリアの希望などを安心して話せるようになります。

特に、日常業務が忙しい現場では、意識的に対話の機会を設けなければ、本音や小さな異変が見過ごされがちです。

1on1ミーティングは、上司との信頼関係を深めるだけでなく、早期の課題発見や離職防止につながります。

社内チャットやグループウェアを積極的に活用する

オープンコミュニケーションを活性化する方法の2つ目は、社内チャットやグループウェアを積極的に活用することです。

ツールを使うことで、部署や拠点を越えてリアルタイムに情報を共有でき、意見交換のハードルが下がります。

例えば、チャット上でアイデアを気軽に伝えられる環境があれば、会議で発言しにくい人の声も拾うことができ、多様な意見を取り入れやすくなります。

情報の見える化や履歴の記録も同時にできるため、スムーズな連携や早期の問題発見にもつながるでしょう。

こうした環境づくりには、チャットや掲示板、ファイル共有機能を備えたCrewWorks（クルーワークス）のようなツールの活用も有効です。

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心理的安全性を高める施策を実施する

オープンコミュニケーションを活性化する方法の3つ目は、心理的安全性を高める施策を実施することです。

心理的安全性とは、発言や質問、ミスの報告をしても否定されたり評価が下がったりしないという信頼感のある状態を指します。

失敗やミスを犯した場合でも、報告しやすい環境を整えることで、従業員は安心して意見を述べられるようになり、上司はトラブルの早期発見が可能です。

失敗を責めずに学びとして共有する文化の醸成や、傾聴・共感を重視した対話を心掛けることが大切です。

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まとめ

今回は、オープンコミュニケーションのメリットや、向いている職場と活性化する方法を解説しました。

オープンコミュニケーションを活性化するには、立場に関係なく自由に意見や情報を交わせる環境をつくることが重要です。

具体策には、1on1ミーティングの導入やチャットツールの活用、心理的安全性を高める工夫などがあります。

本記事で紹介した内容を参考に、自社で取り入れられる方法を検討し、オープンコミュニケーションの実践に取り組んでみてください。