情報共有しない人がもたらす3つのリスク！5つの改善策も解説

情報共有しない人に見られる傾向

ここでは、情報共有しない人に見られる傾向について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有を面倒に感じている

情報共有しない人に見られる傾向の1つ目は、情報共有を面倒に感じていることです。

情報共有の重要性を認識していても、共有の手間やツールの使い方に慣れていないことから、行動に移せないケースがあります。

対面や電話では情報を提供できるのに、メールやツールを使った共有を避ける人もいます。

特に、新しいツールに抵抗を感じるタイプは、「覚えるのが大変」「今のままで困っていない」などの理由で、共有そのものが後回しになることもあるでしょう。

こうした状況を改善するには、目的に応じた適切な手段をあらかじめ定めておくことが効果的です。

関連記事：情報共有不足はなぜ起こる？原因と解決するためのツール5選

情報共有の重要性を把握していない

情報共有しない人に見られる傾向の2つ目は、情報共有の重要性を把握していないことです。

これまで情報共有を重視していなかった職場では、共有の必要性に対する認識が十分でない場合もあります。

特に、従来のやり方を大切にしてきた方は、新しい情報共有のあり方に戸惑いを感じることもあるでしょう。他の業務を優先するうちに、情報共有のタイミングを逃してしまうことも珍しくありません。

また、正社員には共有している情報が、アルバイトやパートスタッフには伝わっていないという状況も見受けられます。

役職や雇用形態に関わらず、共に働くメンバーとして情報を分かち合う姿勢が、職場全体の円滑な業務運営につながります。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

情報を共有したと誤認している

情報共有しない人に見られる傾向の3つ目は、情報を共有したと誤認していることです。

本人は共有したつもりでも周囲には伝わっていないなど、情報伝達の基準が周囲とずれていることが原因です。

認識のズレがあると、業務に支障が出たりトラブルに発展したりする恐れもあります。

事態を防ぐには、職場全体で共有すべき情報の基準を定め、情報の捉え方に齟齬が生まれないようにしていくことが大切です。

情報共有に消極的になっている

情報共有しない人に見られる傾向の4つ目は、情報共有に消極的になっていることです。

これは主に、共有によって自分の立場が脅かされるのではないかという不安や、評価が下がることへの懸念からくるものです。

自分だけが知っている情報に価値を感じている人ほど、共有に対して慎重になりがちです。

また、不都合な情報を共有したときに責められる経験があると、さらに消極的になる傾向があります。

こうした状況を改善するには、情報共有は自分にとってもプラスだと認識させることと、ミスや課題も受け入れ合える職場風土を醸成することが大切です。

関連記事：情報共有はコミュニケーションの一側面！職場にどのようなメリットをもたらす？

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情報共有しない人がもたらす3つのリスク

ここでは、情報共有しない人がもたらすリスクについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

トラブル発生時の発見が遅れる

情報共有しない人がもたらすリスクの1つ目は、トラブル発生時の発見が遅れることです。

業務の進捗状況や問題点が周囲に伝わらないと、他の従業員がサポートできず、トラブルの発見が遅れてしまいます。

対応が遅れると被害が拡大したり顧客対応が後手に回り、企業の信頼性にも大きく影響したりします。

その結果、企業の評価を損ない、取引先や顧客との関係に悪影響を及ぼす可能性もあるため、情報共有を徹底させることが重要です。

関連記事：社内の情報共有は課題解決に必須！役立つツールの種類や促進成功事例も解説

生産性が落ちる

情報共有しない人がもたらすリスクの2つ目は、生産性が落ちることです。

情報が共有されていないと、業務中に疑問が生じたときにノウハウを持つ人を探して確認するなど不要な時間が発生します。

また、特定の人だけが情報や手順を把握している状態では業務が属人化しやすく、他の人に引き継ぐことも難しくなります。

属人化が起こっている状況では、社内にノウハウが蓄積されず、業務効率の向上が図れません。情報をオープンにし、誰もがアクセスできる環境を整えることが生産性向上には不可欠です。

関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説

関連記事：情報共有でノウハウを伝えるには？手順と役立つツール7選を紹介

チームの一体感が損なわれる

情報共有しない人がもたらすリスクの3つ目は、チームの一体感が損なわれることです。

情報共有は、従業員に「自分は会社の一員である」「信頼されている」という意識を持たせる役割もあります。

必要な情報が共有されていないと、一部の従業員は「情報を隠されている」「自分は仲間外れにされている」と感じ、不信感を抱きかねません。

不満が蓄積すると、チーム内の関係が悪化し、協力体制が崩れたり業務に支障をきたしたりすることもあります。その結果、離職につながるリスクもあるため注意が必要です。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

職場の情報共有しない人を減らす5つの改善策

ここでは、職場の情報共有しない人を減らす改善策について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的にあわせて手段を選ぶ

職場の情報共有しない人を減らす改善策の1つ目は、目的にあわせて手段を選ぶことです。

情報共有にはさまざまな手段があり、内容や緊急度によって適切な方法は異なります。

例えば、緊急性の高い情報はチャットツール、会議の要点はオンライン会議ツールや対面、重要事項は既読確認ができるツールなどが効果的です。

文章よりも口頭のほうが伝わりやすい内容もあるため、状況に応じて判断していくことが大切です。

適切な手段を選ぶことで、情報の行き違いや確認漏れを防ぎ、スムーズな共有が可能になるでしょう。

関連記事：情報共有の目的は？不明瞭な場合起こりうる問題や達成のコツも解説

共有をルール化する

職場の情報共有しない人を減らす改善策の2つ目は、共有をルール化することです。

情報を共有するたびに手段を考えるのは非効率で、従業員によって判断にばらつきが出る恐れもあります。そのため、「いつ・何を・誰に・どのように伝えるか」といった基本ルールを整備することが大切です。

従業員が迷わずに行動でき、共有の精度を高めることにもつながります。手段だけでなく、伝え方や問い合わせ先などのガイドラインも設けておくとより効果的です。

ただし、ルールにとらわれすぎず、柔軟に対応することの重要性も把握しておきましょう。

関連記事：部内での情報共有が重要！体制を構築する流れや方法について解説

情報共有する文化を醸成する

職場の情報共有しない人を減らす改善策の3つ目は、情報共有する文化を醸成することです。

いくらツールや仕組みを整えても、職場に壁があり、気軽にやり取りできる雰囲気がなければ情報は行き交いません。

まずは上司と部下、部署間のコミュニケーションを活性化させることが大切です。

フリーアドレスの導入やビジネスチャットの活用、親睦会の開催などを通じて、情報共有が自然に行われる風土を築きましょう。

環境づくりと雰囲気づくりの両面から、情報共有を促していくことが大切です。

関連記事：社内コミュニケーションの活性化にはメリットが多い！高めるためのポイントや手段も解説

情報共有の担当者を決める

職場の情報共有しない人を減らす改善策の4つ目は、情報共有の担当者を決めることです。

情報の発信元と従業員の橋渡し役としてリーダーを設けることで、情報の伝達がより効率的かつ正確になります。

また、共有内容に関する疑問が出たときにも「誰に聞けばよいかわからない」と迷うことなく、スムーズに確認できます。

ただし、担当者には正しい情報を伝える責任があるため、内容を十分に理解し、信頼されている人材を選ぶことが重要です。役割を明確化して、共有の質を高めていきましょう。

情報共有ツールを導入する

職場の情報共有しない人を減らす改善策の5つ目は、情報共有ツールを導入することです。

ExcelやGoogleスプレッドシートでも情報共有は可能ですが、操作の手間や動作の重さがネックになることも珍しくありません。

その点、クラウド型の情報共有に役立つツールであれば目的に応じた機能が備わっており、スムーズな共有が実現できます。

使いやすく、自社の業務にフィットするツールを導入することが、情報共有の活性化につながるでしょう。

関連記事：情報共有ツールのおすすめ12選を紹介！比較ポイントも解説

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まとめ

今回は、情報共有しない人がもたらすリスクと、改善策を5つ解説しました。

情報共有が行われない職場では、業務の遅延やトラブル対応の遅れ、チームの連携不足といったリスクが生じやすくなります。

情報共有不足の問題の背景には、抵抗感や重要性の認識不足、職場の雰囲気といった複数の要因が存在します。

改善には、目的に応じた手段の選定やルールの整備、ツールの導入、担当者の設置、社内文化の見直しが効果的です。

まずは自社の情報共有の現状を振り返り、できるところから改善を始めてみましょう。

最後に、情報共有を効率化するコツについて「情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

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