生産性向上とは

ここでは、生産性向上に関する基礎知識を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性の意味

生産性向上に関する基礎知識の1つ目は、生産性の意味です。

生産性向上とは、投入される資源（インプット）に対して、より多くの成果や付加価値（アウトプット）を生み出せるようにすることです。インプットは人・設備・時間などの資源投入を、アウトプットは生産量や付加価値を指します。

企業は、機械や事業拠点・原材料・エネルギー・人間などのリソースを駆使して生産活動を行います。このことは、企業が扱う商材が有形か無形かに関係ありません。これらのリソースは「生産要素」と呼ばれます。

生産性は以下の式で表されます。この計算式によって企業は生産性を評価し、これを向上させるための取り組みを行っていくのです。

【計算式】 生産性＝アウトプット÷インプット

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生産性の種類

生産性向上に関する基礎知識の2つ目は、生産性の種類です。ここでは、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

物的労働生産性

生産性の種類の1つ目は、物的労働生産性です。

生産物の個数や大きさなどの物理的な量を産出量として、労働生産性を算出します。

【計算式】

付加価値労働生産性

生産性の種類の2つ目は、付加価値労働生産性です。

付加価値額は、財務上生み出される金額ベースの価値を意味します。上記の「物的労働生産性」の算式の分子を「付加価値額」に変えたものです。

【計算式】

全要素生産性

生産性の種類の3つ目は、全要素生産性です。

労働力や資本に加え、技術の進歩や原材料などあらゆる要素を加味した算出方法です。これにより、より多角的に生産性を評価できます。

【計算式】

※合成投入量：労働・資本・原材料などすべてのリソースの投入量

業務効率化との違い

生産性向上に関する基礎知識の3つ目は、業務効率化との違いです。

業務効率化は、非効率な業務を改善し、業務の効率を上げることを目指すものです。業務のムリ・ムダ・ムラを排除することにより、より多くの生産物を少ない資源で生み出せるようにします。

しかし、業務効率化で資源の削減に成功しても、その結果生産物が減少することもあるかもしれません。このようなことがないよう、目的に応じ適切な施策を選ぶ必要があります。

通常、生産性向上を目指すのであれば生産物と投入資源のバランスを見極めながら施策を行い、業務効率化を目指すのであれば投入資源を最小化する策を実施することになるでしょう。

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生産性向上が求められる理由を成功事例とともに解説

ここでは、生産性向上が求められる理由を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

企業の競争力向上

生産性向上が求められる理由の1つ目は、企業の競争力向上です。

生産性が向上すれば少ない人数でも多くの製品や利益を生み出せるようになるため、企業の競争力向上に寄与します。特に国際化社会の中で、国内外の企業と戦っていくためには、生産性向上は必須です。

事例として、自動車整備業A社を紹介します。 A社では、部品発注などの事務作業に時間がかかり、顧客対応が滞ることが課題でした。そこで、部品業者とシステム上でやり取りできるネットワークシステムを導入し、事務処理時間を40%短縮しました。見積書提示までの時間も短縮され、整備に時間を割けるようになり、業務の質が向上し、顧客満足度も大幅に上がりました。その結果、他社との競争力が向上し、利益も増えたのです。

人手不足への対策

生産性向上が求められる理由の2つ目は、人手不足への対策です。

少子高齢化が進む日本では、労働力不足が大きな課題になっています。帝国データバンクの調査によると、正社員の人手不足企業の割合は52.1％で、非正社員では30.9％が人手不足という結果が出ています。

このような人手不足対策として、生産性向上は有効です。労働者一人当たりが生み出せる利益や製品を最大化することを目指すことにより、少ない従業員でも十分な製品や利益を生み出しやすくなります。

事例として、スーパーマーケットチェーンBを紹介しましょう。この店は人手不足が課題でした。パートタイマーの離職者はほぼ一定でしたが、新規応募者が年々減少し、求人コストも増加していました。そこで、生産性向上策として、従業員がバーコードを読み取り、清算はお客様が行う「セミセルフ型レジ」を導入したのです。その結果、レジ業務に必要なパートタイマー数を15%削減でき、従業員は総菜加工など他の業務に従事できるようになりました。

従業員の労働環境改善

生産性向上が求められる理由の3つ目は、従業員の労働環境改善です。

無駄な業務を削減し、自動化が可能な業務はオートメーション化することで、従業員の労働時間が短縮され、ワークライフバランスも整います。結果的に働きやすい職場になるでしょう。このように、生産性向上は企業だけでなく、働く人にとってもメリットがあるのです。

事例として運送会社Cの例をあげます。C社では長時間労働が課題になっていました。その対策として、業務工程の見直しや運行ルートの変更など、生産性向上のための施策を行いました。その結果、従業員の拘束時間が2時間削減され、労働生産性は15%向上したのです。

生産性向上への取り組み方

ここでは、生産性向上への取り組み方を以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無駄な業務を洗い出す

生産性向上への取り組み方の1つ目は、無駄な業務を洗い出すことです。

生産性向上のためには、まず現状の業務を棚卸しし、業務量や業務フローを把握する必要があります。その上で、重要度の低い業務やすぐに簡略化できそうな業務から改善することがおすすめです。その際、担当者のみで取り組むのではなく、現場の従業員の意見もよく聞くようにすれば、過剰なコストや無駄な工程を発見しやすくなるでしょう。

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業務を標準化する

生産性向上への取り組み方の2つ目は、業務を標準化することです。

業務を標準化できていないと、業務品質のばらつきや時間ロスにつながりかねません。マニュアル作成や書類フォーマットの統一を行うことで、業務を標準化できます。これにより、業務の品質確保や作業時間の削減につなげましょう。

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人員配置を見直す

生産性向上への取り組み方の3つ目は、人員配置を見直すことです。

業務や部署ごとに、求められるスキル・適性から適切に人員配置を行いましょう。これにより、企業の生産性が大きく向上するでしょう。従業員の資格やスキルを管理し、立候補制度を設ければ、従業員のモチベーション向上にもつながります。また、従業員間での習熟度の偏りを避けるとともに、従業員の性格やスキル・希望も人員配置の参考にしましょう。

テクノロジーを取り入れる

生産性向上への取り組み方の4つ目は、テクノロジーを取り入れることです。

例えば、定型業務の自動化にはRPAを効果的に活用するとよいでしょう。これにより、データ入力・チェック作業・分析・データ連携などを自動化できます。人的ミスの削減や作業スピードの向上を実現し、結果的に人的コストの削減と作業スケジュールの短縮にもつながるでしょう。

アウトソーシングを活用する

生産性向上への取り組み方の5つ目は、アウトソーシングを活用することです。

利益に直結しない業務をアウトソーシングすれば、従業員が本来の業務に専念できる時間を増やせます。RPAでは対処しきれないような複雑な工程を含む業務も、アウトソーシングすれば対応できるかもしれません。また、業務を分解して、一部分だけアウトソーシングすることも検討の価値があります。

従業員のエンゲージメントを向上させる

生産性向上への取り組み方の6つ目は、従業員のエンゲージメントを向上させることです。

エンゲージメントとは、企業への愛着やその理念とビジョンへの共感を指す概念です。エンゲージメントが高まると従業員のモチベーションや生産性が上がります。向上策は企業ごとに異なりますが、社内コミュニケーションの活性化や公正な人事評価制度などが有効です。

生産性向上を成功させるポイント

ここでは、生産性向上を成功させるポイントを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性向上の目的・目標を明確にする

生産性向上を成功させるポイントの1つ目は、生産性向上の目的・目標を明確にすることです。

生産性向上は抽象的な概念で、業種や業態によって意味が変わることもあります。企業内でも部署や個人によって捉え方が異なるケースがあるため、自社における生産性向上の定義や目的を明確にしましょう。

また、成果を出すためにはKPIで管理するなど目に見える客観的な指標で明示することがポイントです。これによって、組織全体で取り組むべき目標を共有し、生産性の向上を促進できます。

PDCAサイクルを回す

生産性向上を成功させるポイントの2つ目は、PDCAサイクルを回すことです。

PDCAサイクルを高速で回して、試行錯誤しつつ生産性向上に資する施策を改善していきましょう。すぐに生産性向上施策の成果が出ないことも多いため、長い目で見て改善を繰り返すことが大切です。

全体最適を心がける

生産性向上を成功させるポイントの3つ目は、全体最適を心がけることです。

業務効率化が個人レベルでの最適化にとどまると、全社的な生産性向上につながらないかもしれません。かえって部分最適となり、無駄が生じるリスクもあります。大切なことは、個人や一部門の成果に捉われすぎず、全体最適を心がけて組織全体の生産性向上を目指すことです。

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まとめ

今回は、生産性向上の意味・求められる理由・成功のポイントを解説しました。生産性向上は、インプットとなる資源に対してより多くのアウトプット（成果）を出せるようにすることです。これにより、企業の競争力向上や従業員の労働環境改善など、企業・従業員双方へのメリットが期待できます。

生産性向上のためには、無駄な業務の洗い出しや従業員のエンゲージメント向上など、さまざまな手法が有効です。しかし、生産性向上の目的が明確でなければ、最適な手法を選択できません。また、部署内での業務効率化にこだわりすぎると、部分最適に陥ることがあります。あくまでも広い視野をもって、全体最適で全社的な生産性向上を目指しましょう。