部下の業務を把握する方法！放置のリスクも解説
適度な距離感を保ちながらも、チーム全体のパフォーマンスを向上させるためには、部下の業務状況を把握することが大切です。
しかし、どのような方法で把握すれば良いのか、また把握しないことでどのようなリスクが生じるのか分からない方も多いでしょう。
そこで今回は、部下の業務を把握する効果的な方法と、業務把握に役立つツールやポイントについて詳しく解説します。
【目次】
■部下の業務の把握に役立つ無料ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的に業務負荷が把握できるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる
まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする
部下の業務を把握しないで放置するリスク
ここでは、部下の業務を把握しないで放置することのリスクについて、以下の4点を解説します。
- ミスやトラブルの再発を防げない
- 業務の属人化が起こる
- 不公平な業務配分や過重労働を招く
- 従業員のモチベーション低下が起こる
1つずつ見ていきましょう。
ミスやトラブルの再発を防げない
部下の業務を把握しないで放置するリスクの1つ目は、ミスやトラブルの再発を防げないことです。
業務内容や進捗状況を把握していなければ、問題が発生したときの原因分析ができません。その結果、同様のミスが繰り返し発生し、チーム全体の生産性が低下してしまいます。
また、小さなミスが積み重なることで、顧客からの信頼失墜や大きな損失につながる可能性もあります。早期発見・早期対処のためには、日頃から部下の業務状況を把握しておくことが不可欠です。
業務の属人化が起こる
部下の業務を把握しないで放置するリスクの2つ目は、業務の属人化が起こることです。
特定の担当者しか対応できない業務が増えると、その人が不在のときには業務が滞ってしまいます。さらに、担当者が退職した場合には、引き継ぎが困難になり、業務の継続性にも大きな影響を与えるでしょう。
このような事態を避けるためには、各部下がどのような業務を担当しているかを把握し、必要に応じて業務の標準化や複数人での対応体制を構築することが重要です。
関連記事：業務の属人化とは？原因・リスクと改善するための5つのステップを解説
不公平な業務配分や過重労働を招く
部下の業務を把握しないで放置するリスクの3つ目は、不公平な業務配分や過重労働を招くことです。
各メンバーの業務量や負荷を把握していないと、特定の人に業務が集中したり、逆に余裕のある人がいることに気づけません。
業務量の偏りが生じると、過重労働による体調不良や退職につながる可能性があります。
適切な業務配分を行うためには、定期的に各部下の業務量と能力を把握し、バランスを調整していくことが大切です。
関連記事：キャパオーバーのサインに要注意！仕事の負担を軽減する方法
従業員のモチベーション低下が起こる
部下の業務を把握しないで放置するリスクの4つ目は、従業員のモチベーション低下が起こることです。
上司が部下の業務に関心を持たないと、部下は「自分の仕事は認められていない」と感じてしまいます。
そうなると、やる気が下がり、成果も出にくくなります。さらに、上司が業務を把握していないと、適切なフィードバックやアドバイスができず、部下が成長するチャンスを逃してしまいます。
チーム全体の成果を高めるためには、日頃から部下の業務を把握し、正しく評価していくことが欠かせません。
関連記事：社内コミュニケーションの重要性と効果的な活用法、成功する秘訣を徹底解説
▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？
部下の業務把握をする方法
ここでは、部下の業務把握をする方法について、以下の5点を解説します。
- タスクの洗い出しをする
- 目的と期限を設定する
- 優先順位を決める
- 余裕をもったスケジュールを立てる
- 進捗の可視化をする
1つずつ見ていきましょう。
タスクの洗い出しをする
部下の業務把握をする方法の1つ目は、タスクの洗い出しをすることです。
まず、チーム全体で取り組む必要がある業務を明確にし、それぞれのタスクを細分化して整理しましょう。このとき、定期的に発生する業務と単発の業務を分けて考えることが重要です。
また、各タスクにかかる時間や必要なスキル、関連する他の業務との依存関係も併せて整理しておくと効率的です。
タスクの全体像を把握することで、人員配置がしやすく公平な業務分担ができ、効率的なチーム運営につながります。
関連記事：仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選
目的と期限を設定する
部下の業務把握をする方法の2つ目は、目的と期限を設定することです。
各タスクについて、何のために行うのかという目的を明確にし、具体的な完了期限を設定します。目的が明確でないと、部下は業務の重要度や方向性を理解できず、効率的に作業を進められません。
また、期限が曖昧だと、優先順位の判断や進捗管理が困難になります。明確な目標設定は、部下の業務に対する理解度と達成率を向上させるためにも重要です。
優先順位を決める
部下の業務把握をする方法の3つ目は、優先順位を決めることです。 すべての業務を同じレベルで扱うのではなく、緊急度と重要度を軸にして優先順位をつけましょう。
タスクは、以下の4つに分類していきます。
- 緊急かつ重要
- 重要だが緊急でない
- 緊急だが重要でない
- 緊急でも重要でもない
優先順位が明確になることで、部下は限られた時間内で最も価値の高い業務に集中できます。また、管理者として、どの業務により多くのリソースを割り当てるべきかの判断が可能です。
関連記事：仕事の優先順位が付けられない！優先順位付けの流れや仕事を進めるポイントについて解説
余裕をもったスケジュールを立てる
部下の業務把握をする方法の4つ目は、余裕をもったスケジュールを立てることです。
スケジュールがタイトだと、予期しない問題や追加業務が発生した場合に対応できません。各タスクに対して、実際にかかる時間の1.2〜1.5倍程度の時間を見積もり、バッファを設けましょう。
また、部下の経験レベルやスキルに応じて、余裕の取り方を調整することも大切です。
適度な余裕があることで、部下は焦らずに質の高い業務を行うことができ、結果的にチーム全体の生産性向上につながります。
進捗の可視化をする
部下の業務把握をする方法の5つ目は、進捗の可視化をすることです。
タスク管理ツールやプロジェクト管理ソフトを活用して、各業務の進捗状況をリアルタイムで確認できる環境を整備しましょう。ガントチャートやカンバンボードを使用すれば、視覚的に進捗を把握できます。
また、定期的な進捗報告会議を設けて、口頭でのコミュニケーションも併用すると効果的です。進捗が可視化されることで、遅れている業務を早期に発見し、適切なサポートや資源の再配分が可能です。
管理の透明性が高まれば、部下との信頼関係の構築も図れます。
関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介
関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介
■部下の業務の把握に役立つ無料ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的に業務負荷が把握できるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる
まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする
部下の業務の把握に役立つツール「CrewWorks」
CrewWorks（クルーワークス）は、部下の業務を把握し、チーム全体の生産性を高めるための統合型ビジネスツールです。
メールやチャットが分散して情報が錯綜し、会議で決まったことが共有されない、Excelでのタスク管理が煩雑になるなど、多くの現場が抱える課題を解決します。
一つのツールの中でチャット・タスク管理・ファイル共有・Web会議が使えるため、複数のツールを横断する必要はありません。
さらにAIが会議の文字起こしや議事録作成を自動化するため、業務効率化にもつながります。
まずはフリープランで、チームマネジメントの効率化を実感してください。
CrewWorksの特長
- チャット・タスク・会議を連携し業務を一元管理
- AIが議事録作成や情報検索を自動でサポート
- ファイルを自動整理し最新版をすぐに確認可能
詳細はこちら: https://crewworks.net/
部下の業務を把握するときのポイント
ここでは、部下の業務を把握するときのポイントについて、以下の4点を解説します。
- 自主性を尊重する
- マイクロマネジメントは避ける
- プレッシャーを感じさせない
- コミュニケーションの円滑化を図る
1つずつ見ていきましょう。
自主性を尊重する
部下の業務を把握するときのポイントの1つ目は、自主性を尊重することです。
上司が目標や期待する成果を明確に示したうえで、具体的な進め方や課題解決の方法は部下自身に考えさせることが大切です。
ゴールを提示しつつ、実行の手段は部下に委ねることで、自ら考えて行動する力が養われます。また、困ったときには相談できる環境を整えておくことも重要です。
自主性を尊重することで、部下の成長を促進し、モチベーションや責任感の向上につながり、結果的にチーム全体の成果も高まります。
マイクロマネジメントは避ける
部下の業務を把握するときのポイントの2つ目は、マイクロマネジメントは避けることです。
進捗を把握するために、細かな作業手順まで逐一指示したり、過剰に進捗確認を行ったりすると、部下は「信頼されていない」と感じてしまいます。
その結果、創造性や主体性が損なわれ、パフォーマンスも低下してしまうでしょう。部下とは、重要な節目や期限前に確認の場を設けるなど、適度な距離感を保つことが大切です。
信頼を前提とすることで、チーム力と従業員の満足度が高まります。
プレッシャーを感じさせない
部下の業務を把握するときのポイントの3つ目は、プレッシャーを感じさせないことです。
進捗確認や報告の場は、監視や評価が目的ではなく、あくまでサポートと改善のためであることを明確に伝えましょう。そのために、定期的な1on1ミーティングを設けて、悩みや課題を安心して話せる環境を作ることが効果的です。
失敗やミスがあっても責任を追及するのではなく、原因を一緒に分析し、次に活かす姿勢を示すことが重要です。
心理的安全性の高い職場を整えることで、部下は安心してチャレンジでき、主体的に業務に取り組めるようになります。
コミュニケーションの円滑化を図る
部下の業務を把握するときのポイントの4つ目は、コミュニケーションの円滑化を図ることです。
チームミーティングや日常的な対話を通じて、業務状況だけでなく部下の意見や考えを引き出しましょう。フィードバックは具体的かつ前向きな内容を心がけ、部下の成長を促すアドバイスをすることも大切です。
また、業務外の雑談などカジュアルなコミュニケーションをとると、信頼関係の構築が図れます。
オープンな情報交換を継続することで、課題を早期に発見しやすくなり、チーム全体の成果向上が期待できます。
関連記事：コミュニケーションの円滑化は重要？理由・メリット・ポイントをやさしく解説
▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？
■部下の業務の把握に役立つ無料ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的に業務負荷が把握できるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる
まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする
まとめ
今回は、部下の業務を把握する効果的な方法と、業務把握に役立つツールやポイントについて解説しました。
業務の把握は、タスクの洗い出しから進捗の可視化まで、体系的なアプローチで進めていくことが重要です。
また、自主性の尊重やコミュニケーションの円滑化など、部下との良好な関係を維持しながら管理することで、より効果的な結果を得られます。
ぜひ今回紹介した方法を参考に、ご自身のチームマネジメントスタイルを見直し、より良い職場環境の構築に取り組んでみてください。
▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？
