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ガントチャートの作り方

ここでは、ガントチャートの作り方について、以下の10点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的の明確化

ガントチャートの作り方の1つ目は、目的の明確化です。

まず、プロジェクトが達成すべき具体的な成果やゴールの目的を、明確化していくことです。目的が曖昧なままガントチャートを作り始めると、作業項目の洗い出しができません。

目的の明確化は、ガントチャートの作成や効率的なプロジェクト管理を実現するために欠かせない作業です。

関連記事：プロジェクト管理に欠かせない目的の設定を徹底解説

範囲の明確化

ガントチャートの作り方の2つ目は、範囲の明確化です。

プロジェクトの範囲を明確にし、どの作業をどこまで行うのか定義しましょう。範囲を定めることでプロジェクトの全体像を把握でき、関わるメンバー全員が共通の理解を持つことが可能です。

範囲の明確化は、予算やスケジュールの超過を防ぐ効果も期待できます。プロジェクトの進行中に変更や追加が発生したときも、範囲が明確であれば適切に対応できます。

作業項目の洗い出し

ガントチャートの作り方の3つ目は、作業項目の洗い出しです。

プロジェクトに必要な作業項目をすべてリストアップしていきます。例えば、ソフトウェア開発であれば、設計・開発・テスト・デプロイといった項目をピックアップしましょう。

作業項目の洗い出しは、ガントチャートに各項目を配置するための基盤となります。

作業項目の細分化

ガントチャートの作り方の4つ目は、作業項目の細分化です。

洗い出した作業項目を細分化して、小さな作業に分けていきます。例えば「開発」タスクを、環境設定・コーディング・ユニットテスト・コードレビューなどの項目に分解していきます。

大まかな項目のままでは、各作業の具体的な実行内容が把握できません。トラブルを未然に防ぐためにも、項目を細かく分けておきましょう。

関連記事：ガントチャートにWBSを使うには？作り方とコツを解説

開始日・終了日設定

ガントチャートの作り方の5つ目は、開始日・終了日設定です。

分解した作業項目に、開始日と終了日を設定していきます。所要日数が把握できれば、プロジェクト全体のタイムラインが明確になり、各作業項目をいつ実行すればよいか把握できます。

このとき、余裕期間を作るために、各タスクの見積時間に対して一定のバッファを設けておきましょう。

関連記事：今さら聞けない！プロジェクト管理に重要な工数を徹底解説

依存関係の設定

ガントチャートの作り方の6つ目は、依存関係の設定です。

どの作業が何の作業に影響を与えるか、あるいはどの作業が完了しなければ次の作業に進められないかを明確にしていきます。例えば、ソフトウェア開発では「要件定義」が完了しなければ「設計」に進めません。

さらに「設計」が完了しなければ「コーディング」に進めません。各々の依存関係を、ガントチャート上に反映させるための準備作業の1つです。

作業項目の並び替え

ガントチャートの作り方の7つ目は、作業項目の並び替えです。

作業項目の順番を決定するときには、まず依存関係にある作業項目を順番に並べましょう。次に、独立している作業項目を並行して配置していきます。

順序を設定することで、リソースの無駄遣いや作業の遅延を防ぐ効果が期待できます。

担当者の設定

ガントチャートの作り方の8つ目は、担当者の設定です。

各々の作業項目に、担当者を割り当てていきます。誰がどの作業を担当するのかをメンバーに周知し、責任の所在を明確にするためです。

このとき、作業項目を実行するために必要なスキルを把握することも重要です。また、チームメンバーのスキルセットや経験を考慮し、最適な担当者を配置していきましょう。

ガントチャート上では、各作業項目に担当者の名前を記載し、視覚的に一目でわかるようにしておきます。

担当者の割り当てを明確にすることで、プロジェクトの透明性が高まり、チーム全体が一丸となってプロジェクトの目標に向かって進行できるでしょう。

関連記事：プロジェクト管理の見える化を徹底解説！必要な理由から効果や実施方法まで紹介

全体の調整

ガントチャートの作り方の9つ目は、全体の調整です。

一通りガントチャートを記入したあとは、全体を見直して調整していきます。計画段階で設定したスケジュールが、実際の進行状況や外部の影響によって変更を余儀なくされることも珍しくありません。

定期的にガントチャート全体を見直し、現状に合わせて調整していくことが大切です。

例えば、特定の作業項目が遅延した場合、依存関係にある後続の作業項目はスケジュールを調整する必要があります。

同様に、リソース不足が発生した場合は、担当者の再配置や追加リソースの投入を検討しましょう。

関連記事：リソース管理がプロジェクト運用のポイント？メリットや管理項目・4つのポイントを解説

レビュー

ガントチャートの作り方の10点目は、レビューです。

プロジェクトメンバーや上司などにガントチャートを共有し、内容に問題がないか確認を依頼しましょう。関係者全員の合意と理解を得るためにも、詳細なレビューが欠かせません。

また、レビューの段階では関係者の専門知識や経験を活用し、潜在的な問題やリスクがないかも同時にチェックしてもらう必要があります。フィードバックを受けたのち、必要な修正や改善を行いましょう。

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ガントチャートの作り方における注意点

ここからは、ガントチャートの作り方における注意点について以下3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

作業項目を多くしすぎない

ガントチャートの作り方における注意点の1つ目は、作業項目を多くしすぎないことです。

作業項目を細分化しすぎると、かえって全体像が把握しにくくなります。また、プロジェクトの途中で変更が生じた場合にも、細かい作業項目を頻繁に更新しなければなりません。

項目が細かければ細かいほど、ガントチャートの更新作業に多くの時間を費やし、本来の業務が進まなくなります。作業項目が細かすぎると、重要なマイルストーンや依存関係を見落とすリスクも高まります。

作業項目は適度な粒度で設定し、全体の進捗管理を把握しやすくすることが重要です。

更新・展開を考えた作り方をする

ガントチャートの作り方における注意点の2つ目は、更新・展開を考えた作り方をすることです。

進行中に変更が必要になることを想定し、ガントチャートの更新・展開を考えた設計にしておくことが重要です。

作業項目やスケジュールの変更を容易に反映できるよう、シンプルかつ直感的なレイアウトにしておきましょう。

また、遅延が発生した場合に備えて、バッファタイムを設定しておくことも有効です。各作業項目間に余裕を持たせることで、スケジュール変更が必要になった場合でも大きな影響を与えずに調整が行えます。

メンバーに展開するときには、すべての関係者がアクセス可能な共有プラットフォームを利用するのもポイントです。リアルタイムでの更新と情報共有が行え、チーム全員が最新のスケジュールを把握できるでしょう。

わかりやすいレイアウトを意識する

ガントチャートの作り方における注意点の3つ目は、わかりやすいレイアウトを意識することです。

プロジェクト全体の進行状況を、一目で把握できることが理想です。

横軸には、プロジェクトの期間に応じて、日・週・月単位の時間軸を設定しましょう。縦軸には、作業項目名を簡潔に記載し、サブタスクを追加する場合は階層構造を作成していきます。

色分けやラベル付けを活用し、重要なマイルストーンを強調するのも良いでしょう。

また、作業項目の依存関係をわかりやすくするために、矢印や線を用いて、どのタスクが他のタスクに影響を与えるかを明示するのも有効です。

ガントチャートの効率的な作り方

ガントチャートの効率的な作り方について、以下2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

テンプレートの活用

ガントチャートの効率的な作り方の1つ目は、テンプレートの活用です。テンプレートを利用することで、ガントチャート作成にかかる時間と労力を節約できます。

既存のテンプレートには、ガントチャートの作成に必要な基本項目や構造が既に組み込まれているため、ゼロから作成する必要はありません。

また、標準化されたフォーマットを活用すれば、別のプロジェクトを立ち上げるときにも短時間で作成できます。

ツール導入

ガントチャートの効率的な作り方の2つ目は、ツール導入です。

プロジェクト管理ツールやビジネス向けのプラットフォームなどに、ガントチャート作成機能が搭載されていることがあります。ガントチャート専用の機能を使うことで、作成時間の短縮が見込めます。

多くはドラッグ&ドロップなどの直感的な操作で作成・更新が可能です。また、クラウド型のツールであれば、リアルタイムで更新が行えるのも魅力です。

期限が迫っているタスクや重要なマイルストーンが近づいたときは、自動通知のリマインダーを設定できるツールもあるため、必要に応じて活用しましょう。

関連記事：ガントチャートが使いやすいプロジェクト管理ツールおすすめ15選！活用のメリットや選び方を徹底解説！

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ガントチャートのおすすめツール6選

ここでは、ガントチャートのおすすめツールについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、プロジェクト管理、タスク管理、ビジネスチャット、Web会議などを備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。プロジェクトについての活動履歴や情報がすべてひとまとめに整理されるので、効率よくプロジェクトを管理できます。また、カレンダー形式やかんばん形式、ガントチャートなどの表示方法により一目でプロジェクトの状況を確認することができます。

CrewWorksの特長

1. プロジェクト・タスク・ファイル等には備え付けのチャットルームがあり、１画面で効率よく作業ができる
2. EVM・ESM分析機能も搭載されている
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Backlog

Backlogは、直感的に使えるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。ガントチャート機能では、各々のタスクだけでなくプロジェクト全体の進行状況を盛り込んで作成できます。担当者や期日の記入が容易なため、タスク漏れやスケジュール遅延のリスクを低減したい方におすすめのツールです。

Backlogの特長

1. 業務を見える化するガントチャート機能を搭載
2. タスクには担当者と期日を詳細に設定可能
3. リアルタイムでメンバー全員が把握できるクラウドツール

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Jooto

Jootoは、シンプルかつ直感的に使えるタスク・プロジェクト管理ツールです。ドラッグ＆ドロップの簡単操作でガントチャートを作成できます。タスクの担当者やステータスの一覧表示機能で、プロジェクトの進捗の把握に役立つでしょう。GoogleカレンダーやSlackなど、他のツールと連携できるのも強みです。

Jootoの特長

1. ドラッグ＆ドロップで簡単に操作
2. 横断機能付きで複数のプロジェクトを同時に把握
3. 分刻みでタスクの日時や締切日を設定可能

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

クラウドログ

クラウドログは、組織全体の工数管理を簡単に行えるプロジェクト管理ツールです。ガントチャート作成機能も搭載されています。プロジェクト項目は、業種や業態にあった仕様にカスタマイズ可能です。多言語に対応しているため、海外拠点のメンバーとの連携にも適しています。

クラウドログの特長

1. 英語・中国語でも表示可能
2. プロジェクト項目を独自に設定可能
3. 工数実績データと人件費で原価算出

詳細はこちら: https://www.crowdlog.jp/

monday.com

monday.comは、プロジェクト管理に特化したプラットフォームです。タスク管理・依存関係追跡・マイルストーンの追跡など、多彩な機能が搭載されています。ガントチャートビューでは、プロジェクトの全体像を視覚化し、期日や重要なマイルストーンを見逃すことなく管理できます。Excelからデータをインポートできるのも特筆すべき点です。

monday.comの特長

1. 柔軟なプラットフォームで効率的なプロジェクト管理
2. 自動化と統合で手間を削減
3. 視覚的な管理ツールでチームのコラボレーションを強化

詳細はこちら: https://monday.com/lang/ja

Asana

Asanaは、プロジェクトとタスクを一元管理できるプロジェクト管理ツールです。ガントチャートの表示形式でタスクを視覚化し、日付やマイルストーンの設定も行えます。ワークフローの自動化やリソース管理といった機能も搭載されています。270以上のアプリと連携可能で、既存ツールとデータ連携しやすいのも強みです。

Asanaの特長

1. 多彩な表示形式でタスクを視覚化
2. 自動化機能で効率的なプロジェクト管理
3. 270以上のアプリとシームレスに連携

詳細はこちら: https://asana.com/ja

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まとめ

今回は、ガントチャートの作り方について、ポイント・注意点・効率的な作り方とおすすめのツール5選を解説しました。

ガントチャートを作るときは、プロジェクトの目的と範囲を明確にし、洗い出した作業項目を設定していきましょう。作業項目の依存関係を明確にして、ガントチャートに反映させていくことも重要です。

テンプレートやツールを活用することで、効果的なガントチャートを容易に作成できます。これからガントチャートを作る予定がある方は、ぜひ本記事を参考にして検討してみてください。

ガントチャートが使いやすいプロジェクト管理ツールは「ガントチャートが使いやすいプロジェクト管理ツールおすすめ15選！活用のメリットや選び方を徹底解説！」の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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