工数管理とは？

工数管理とは、プロジェクトや事業ごとの作業時間を「人日」や「人月」といった単位で管理することです。工数は「ある仕事を終わらせるのにかかった時間」×「人数」で算出します。

工数を管理していくことで、効率的なリソース配分が可能となり、プロジェクトの進行状況やコスト管理がしやすくなります。適切な工数管理は、無駄な作業を減らし、全体の生産性を向上させるために不可欠な作業です。

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工数管理を行うメリット

ここでは、工数管理を行うメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

進捗管理が容易に行える

工数管理を行うメリットの1つ目は、進捗管理が容易に行えることです。

工数管理では、作業状況をスケジュールと照らし合わせていくため、プロジェクトの進行状況の把握に役立ちます。また、各作業担当者の進捗状況も同時に把握できるため、遅れが発生したときの早期発見も可能です。

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生産性の向上が見込める

工数管理を行うメリットの2つ目は、生産性の向上が見込めることです。

工数管理を行うと、プロジェクト全体の工数だけでなく、各従業員の作業効率や進捗状況も把握できます。工数ごとの状況が把握できると、時間を短縮したり、負荷がかかっている工数の人員を増やすといった改善策を立てることが可能です。業務量の過不足を調整することでより良い作業体制が整い、プロジェクト全体の生産性向上にもつながります。

スケジュールの調整が容易に行える

工数管理を行うメリットの3つ目は、スケジュールの調整が容易に行えることです。

工数管理を実施することで、プロジェクトの期限を意識したスケジュール計画が立てられます。個々の作業にかかる時間が明確になるため、仕事量が可視化され、無駄を省いたスケジュールを作成できます。

関連記事：プロジェクト管理ではスケジュールの管理が必須！おすすめツール6選も紹介

コストの見積もりにも活用できる

工数管理を行うメリットの4つ目は、コストの見積もりにも活用できることです。

工数管理を継続して行っていくと、プロジェクトや各従業員に関する詳細なデータを蓄積することができます。詳細なデータは、類似の案件を行うときにも、作業計画や見積もりの作成に役立ちます。精度の高い見積もりは、クライアントとの信頼関係を構築することにもつながるでしょう。

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工数管理の手順

ここでは、工数管理の手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

工数を計画する

工数管理の手順の1つ目は、工数を計画することです。

工数管理では、まずプロジェクトを完遂するまでに必要な工数を見積もっていきます。例えば、デザイナーやエンジニアなど、実務作業者を割り当てる上で重要です。近い前例があれば参考にしながら行いましょう。前例がない場合は、各業務の担当者にヒアリングして、見積もりを作成していきます。

見積もりと同時に、工程表も作成します。 工程表は、プロジェクトの順調な進行を確保するために作成され、スケジュールの管理やプロジェクトの進捗状況を把握するために利用される表です。工程表を作成するときには、各メンバーのスキルや経験を考慮しながら、適切に作業配分を行っていくことが大切です。

適材適所でタスクを割り当て、負荷が大きくならないように配慮しましょう。

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実際にかかった工数を記録する

工数管理の手順の2つ目は、実際にかかった工数を記録することです。

プロジェクトが始まったら、管理表に実際にかかった工数を入力していきます。数値の精度を高めるには、毎日入力していくことが重要です。入力作業の手間を軽減するためには、ツールの活用が有効です。従業員がスマートフォンやパソコンから簡単に工数を入力できるアプリやソフトを導入するのも良いでしょう。

日々の工数を正確に記録することで、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで把握でき、リソース配分やスケジュールの調整に活用できます。

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計画と実績を比較する

工数管理の手順の3つ目は、計画と実績を比較することです。

ある程度計画が進んだら、はじめに見積もった計画と日々入力している工数実績を比較していきます。こまめに確認することで、スケジュールの進捗状況や費用がオーバーしそうな箇所を把握できます。このとき、勤怠管理や工程表と合わせて工数管理を行うと効率的です。

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改善を続けていく

工数管理の手順の4つ目は、改善を続けていくことです。

プロジェクトが完了したら、工数情報を分析し、より良く改善していきましょう。まず、チーム別や個人別に工数を分析し、各メンバーの作業効率を確認していきます。また、予定よりも超過した工程があれば、原因を明らかにしていきます。データを基に、どこを改善すれば利益が上がるかを検討し、次回の類似プロジェクトの進行に役立てていきましょう。

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工数管理を行うときのコツ

ここでは、工数管理を行うときのコツについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

形骸化を防ぐ

工数管理を行うときのコツの1つ目は、形骸化を防ぐことです。

工数管理が形骸化しないようにするためには、1日の終わりに確認と承認を必ず行いましょう。記入漏れや間違いを発見した場合は、従業員に声をかけて入力や修正を依頼していきます。また、工数は毎日都度入れたほうが手間が少ないことも、従業員に伝えていきましょう。

日々の入力が習慣化されれば、データの精度が保たれます。形骸化を防ぐことで、正確なデータを収集でき、プロジェクト管理の効率化が期待できます。

管理データを可視化する

工数管理を行うときのコツの2つ目は、管理データを可視化することです。

工数管理のデータを共有し、成果の可視化を行うことは、経営陣と現場の従業員の両方に大きなメリットがあります。経営陣にとっては、経営に関わる意思決定を下すときの重要な参考資料となります。

現場の従業員は、努力の成果が見えることでモチベーションの向上につながるでしょう。プロジェクトに関わる全員が進行状況を把握することで、効率的に作業を進められます。

業務を細分化する

工数管理を行うときのコツの3つ目は、業務を細分化することです。

見積もりを作成するときには、できる限りタスクを細分化することをおすすめします。タスクの粒度が大きすぎると、見積もりや計画の精度が下がる可能性があるためです。一方で、タスクが細かすぎると逆に作業の進行を妨げることもあるため、適切なバランスを保つことが大切です。 プロジェクトの規模や職種によって最適な粒度は異なりますが、小規模プロジェクトでは半日から1日程度の業務に分割するのが一般的です。

中規模から大規模プロジェクトでは、3日から1週間程度の粒度にタスクを細分化すると良いでしょう。また、タスクの細分化はタスクの抜け漏れを防ぐ効果もあります。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

バッファを設けておく

工数管理を行うときのコツの4つ目は、バッファを設けておくことです。

プロジェクトの進行中には、予測不可能なトラブルが発生したり、スケジュールの遅延が起こることも珍しくありません。また、クライアントから、追加の要望を受けることもあるでしょう。トラブルや追加要望に対応できないリスクを防ぐためには、工数見積もり作成時にバッファを設定しておくことが大切です。

仮にプロジェクトが円滑に進み、納期が早まったとしても、大きな問題にはなりません。適切にバッファを設けておくことで、プロジェクトマネジメントがより効果的に行えるようになり、全体の生産性の向上につながります。

工数管理を行うツール

ここでは、工数管理を行うツールについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Excel・Googleスプレッドシート

工数管理を行うツールの1つ目は、Excel・Googleスプレッドシートです。

工数管理表をExcelやGoogleスプレッドシートで作成し、共有ファイルに保存して管理していく方法です。特別なツールを導入せずに済むため、コストを抑えられます。ExcelやGoogleスプレッドシートで作成可能な工数管理表には、WBS（日程計画表）、日報、ガントチャートなどがあります。

関数や各種機能を駆使することで、便利に使用できますが、スマートフォン端末では閲覧しにくく、編集しづらいのが難点です。また、ExcelやGoogleスプレッドシートで初めから表を作成するのは、手間がかかることにも留意する必要があります。

関連記事：スプレッドシートでタスク管理する方法を徹底解説！メリット・注意点も詳しく紹介！

プロジェクト・タスク管理ツール

工数管理を行うツールの2つ目は、プロジェクト・タスク管理ツールです。

工数管理では、プロジェクトごとにタスクの進捗状況を管理できるツールの活用をおすすめします。タスクごとに担当者や時間を設定できるため、工数管理を効率的に行えます。

また、ガントチャート機能が備わったツールを使用すると、プロジェクトの進捗管理やスケジュールの可視化も可能です。プロジェクト・タスク管理ツールを活用することで、工数管理がよりスムーズに行えるでしょう。

関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介

工数管理に役立つツール3選

ここでは、工数管理に役立つツールについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、タスク管理・プロジェクト管理・ビジネスチャット・Web会議などの機能を搭載したコミュニケーションプラットフォームです。タスク管理機能では、タスクの担当者や期日を設定できるため、作業の抜け漏れやスケジュール遅延の防止に役立ちます。簡単に操作できるインターフェースと直感的な画面構成により、誰でもすぐに使いこなせるのも魅力です。

CrewWorksの特長

1. タスク管理・プロジェクト管理・チャット・Web会議機能を1つのツールでシームレスに進行
2. データが自動的に整理・構造化されるため、迅速に必要な情報にアクセス可能
3. 初心者でも簡単に操作でき、導入時のトレーニングコストを削減

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Trello

Trelloは、生産性向上のためのプロジェクト管理ツールです。各タスクをカードとして表示することができ、進捗を一目で確認できます。また、タスクやワークフローの自動化が可能で、時間と労力を節約できます。連携機能を活用して、他のツールからの情報を一元管理することも可能です。

Trelloの特長

1. GoogleカレンダーやOutlookなど他ツールと連携できる
2. リアルタイムでプロジェクトの進捗を視覚的に把握できる
3. タスクやワークフローの自動化が行える

詳細はこちら: https://trello.com/ja

クラウドログ

クラウドログは、工数管理・勤怠管理・ガントチャート機能を備えたプロジェクト管理ツールです。効率的な労働時間の記録、収支管理が可能で、リアルタイムでのプロジェクト進捗の把握が行えます。GoogleカレンダーやOutlookとの連携もスムーズに行え、スマホからも簡単に入力可能です。また、プロジェクトの収支管理や予算管理が容易に行えるため、コスト管理にも活用できるでしょう。

クラウドログの特長

1. タスク管理・勤怠管理・予算管理を一元化し、業務をシームレスに進行
2. GoogleカレンダーやOutlookなどのツールと連携
3. リアルタイムでプロジェクトの進捗を視覚的に把握可能

詳細はこちら: https://www.crowdlog.jp/

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まとめ

今回は、工数管理を行うメリット・手順・コツを解説しました。工数管理は、プロジェクトの進行状況を正確に把握し、生産性を向上させるための重要な手法です。工数管理は、ExcelやGoogleスプレッドシートも活用できますが、プロジェクト・タスク管理ツールを活用すると効率的に行えます。

タスクの進捗状況や担当者の負荷を一元管理し、リソースを配分するときにも役立ちます。本記事で紹介した内容を参考に、自社にあったツールを導入してみてはいかがでしょうか。

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CrewWorks（クルーワークス）は、タスク管理・プロジェクト管理・ビジネスチャット・Web会議などの機能を搭載したコミュニケーションプラットフォームです。タスク管理機能では、タスクの担当者や期日を設定できるため、作業の抜け漏れやスケジュール遅延の防止に役立ちます。簡単に操作できるインターフェースと直感的な画面構成により、誰でもすぐに使いこなせるのも魅力です。

CrewWorksの特長

1. タスク管理・プロジェクト管理・チャット・Web会議機能を1つのツールでシームレスに進行
2. データが自動的に整理・構造化されるため、迅速に必要な情報にアクセス可能
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