仕事がはかどる！Outlookでタスク管理する方法と習慣化のコツ

Outlookでタスク管理をするための基本操作

ここでは、Outlookでタスク管理をするための基本操作について、以下の4点を解説します。

タスク管理については、以下の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

1つずつ見ていきましょう。

タスクの作成

Outlookでタスク管理をするための基本操作の1つ目は、タスクの作成です。

まず、Outlookの画面左側の「To Do」をクリックしてタスク管理のページを開きます。

タスクを新規に追加したい場合は、「タスクの追加」という入力欄にカーソルを合わせます。

タイトルを記入してから追加を押します。 作成したタスクは、画面の中央に保存されます。

タスクの編集

タスクを編集するときには、タスクのタイトルをクリックします。

右側にウィンドウが開くので、項目を変更していきます。

タスクの完了

タスクを完了するときには、該当のタスクを選択します。

タスクの左側についている丸の中をクリックします。

完了すると「完了済み」の表示に変わります。

タスクの削除

不要なタスクを削除するには、タスクの詳細画面を開きます。 右下に表示されているゴミ箱アイコンをクリックしてください。

■おすすめの無料タスク管理ツール
無料で最大50ユーザーまで、効率的なタスク管理ができるツール「CrewWorks（クルーワークス）」
⇒使える機能を確認して、フリープランを使ってみる

まず、CrewWorksの概要や実現できること・導入事例を確認したい方は、ぜひ3分で分かるサービス紹介資料をご覧ください。
⇒3分でわかるCrewWorksのサービス紹介資料を無料ダウンロードする

Outlookでタスク管理をするメリット

ここでは、Outlookでタスク管理をするメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

メールからの連携がスムーズに行える

Outlookでタスク管理をするメリットの1つ目は、メールからの連携がスムーズに行えることです。

業務を進めるうえで、メールからタスクが発生するケースは多くあります。一方で、メールとタスクを別のツールで管理するのは手間がかかります。

Outlookなら、受信したメールを直接タスクに変換できるため、情報の移し替えや入力の手間を大幅に削減可能です。

また、タスクに変換されたメールの内容は元のメール情報と紐づいているため、後から詳細を確認するときにも便利です。

さらに、メールでのやり取りとタスクの進捗が一元管理されるため、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。メールベースでの業務が中心の組織には、特に大きなメリットです。

Outlook上では、メールからタスクを作成すると、本文の内容がタスクの詳細として保存され、送信者情報や添付ファイルも一緒に管理されます。

メールとタスクをシームレスに連携できるため、情報管理の効率化と業務のスピードアップが実現するでしょう。

タスクの進捗を可視化できる

Outlookでタスク管理をするメリットの2つ目は、タスクの進捗を可視化できることです。

Outlookは、タスクの完了状況や期限の管理が視覚的に分かりやすく表示されるため、現在の作業状況を一目で把握できます。

また、期限が近づいているタスクや遅れているタスクは色分けされて表示されるため、優先的に取り組むべき作業を見逃すリスクを軽減できます。

さらに、完了したタスクの履歴も確認できるため、過去の実績を振り返りながら今後の計画を立てることも可能です。

チーム管理においても、メンバーごとのタスク進捗を確認できるため、適切なサポートやリソース配分を行えます。進捗の透明性が向上し、より効率的なプロジェクト管理が実現するでしょう。

関連記事：プロジェクト管理における進捗管理とは？必要な理由や課題になる点などをまとめて解説

別でタスク管理ツールを使わなくて済む

Outlookでタスク管理をするメリットの3つ目は、別でタスク管理ツールを使わなくて済むことです。

多くの企業でOutlookは既に導入されており、新たなツールの導入コストや学習コストを抑えながらタスク管理を始められます。

また、複数のツールを使い分ける必要がなく、情報の分散や管理の複雑化を防げます。メール・カレンダー・タスク管理が1つのプラットフォームで完結するため、業務効率の向上も見込めます。

さらに、既存のOutlookの操作に慣れている従業員が多いため、導入時の抵抗感も少なく、スムーズに運用できるでしょう。

リマインダー機能を活用できる

Outlookでタスク管理をするメリットの4つ目は、リマインダー機能を活用できることです。

タスクに期限やアラートを設定することで、重要な作業を忘れるリスクを大幅に軽減できます。リマインダーは、タスクの期限前に自動的に通知されるため、余裕をもって作業に取り組めます。

また、複数のタスクにそれぞれ異なるリマインダーを設定できるため、優先度や重要度に応じた細かい管理が可能です。

さらに、スマートフォンアプリと連携させれば、外出先でもリマインダーを受け取れるため、外出中でもタスクの状況を把握できます。定期的な業務や締切のあるプロジェクトでは、リマインダー機能があることで確実に業務を遂行できるでしょう。

関連記事：リマインダーとは？ビジネスでの活用法とおすすめツール5選の比較解説

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
　タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

Outlookでタスク管理をするときのコツ

ここでは、Outlookでタスク管理をするときのコツについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク管理の習慣をつける

Outlookでタスク管理をするときのコツの1つ目は、タスク管理の習慣をつけることです。

タスク管理は継続的に行ってこそ効果を発揮するため、毎日決まった時間にタスクの確認や更新を行う習慣を身につけることが重要です。

朝の始業時にその日のタスクを確認し、終業時に進捗を更新するといったルーティンを作ることで、タスク管理が自然と業務の一部になります。

また、新しいタスクが発生したときには、すぐにOutlookに登録する癖をつけることで、タスクの漏れを防げます。

最初は意識的に行う必要がありますが、継続することで無意識にできるようになり、業務効率が大幅に向上します。チーム全体で習慣化を図れば、組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。

Outlookのマイデイ機能は、Microsoft To Doと連携した日次タスク管理ツールで、当日実行すべきタスクを一覧表示できます。この機能では、重要度や緊急度に応じてタスクの優先順位を設定し、完了予定時間も指定可能です。

Outlookのマイデイ機能もうまく活用しながら、タスク管理を日々の習慣として定着させることが、継続的な業務効率向上につながります。

タスクを整理する

Outlookでタスク管理をするときのコツの2つ目は、タスクを整理することです。

多くのタスクが蓄積されると、どれから手をつけるべきか分からなくなることがあります。定期的にタスクの見直を行い、完了したものは削除し、不要になったものは整理していくことが大切です。

また、カテゴリ機能を活用して、プロジェクトごとや部署ごとにタスクを分類しておくと、関連する作業をまとめて確認できます。

各タスクには優先度を設定することで、重要なタスクから順番に取り組めるようになるでしょう。

さらにタスクリストを整理することで、作業の見通しを良くし、ストレスの軽減にもつながります。定期的に整理して、効率的なタスク管理を実現しましょう。

スケジュールには余裕をもつ

Outlookでタスク管理をするときのコツの3つ目は、スケジュールには余裕をもつことです。

日常業務では、予期しない問題や追加作業が発生することも珍しくありません。そのため、タスクの期限を設定するときには、実際に必要と思われる時間よりも余裕をもったスケジュールを組みましょう。

また、1日のうちに緊急タスクや突発的な対応が入る可能性も考慮して、すべての時間をタスクで埋め尽くさないようにすることも大切です。

スケジュールに余裕をもつことで、品質の高い成果物を生み出すとともに、ワークライフバランスの向上にもつながります。結果として、持続可能な業務遂行が可能になり、長期的な生産性向上が見込めるでしょう。

関連記事：スケジュール管理ツールで時間を制す！おすすめ個人・ビジネス向け計8選と選び方を紹介

タスク管理を複雑にしすぎない

Outlookでタスク管理をするときのコツの4つ目は、タスク管理を複雑にしすぎないことです。

多機能なOutlookでは、多様な設定やカスタマイズが可能ですが、過度に複雑にしてしまうとかえって使いにくくなります。

最初はシンプルな機能から始めて、必要に応じて段階的に機能を追加していく方法がおすすめです。また、カテゴリや優先度の設定も、あまり細分化しすぎず、実用的なレベルに留めましょう。

ルールや分類が複雑だと、運用の負担が増え、続けにくくなります。使いやすさを重視したシンプルなタスク管理を心がけることで、業務改善効果を得られるでしょう。

チームでタスク管理を共有する

Outlookでタスク管理をするときのコツの5つ目は、チームでタスク管理を共有することです。

Outlookでは、チーム全体でタスクリストを共有し、各メンバーの進捗状況をリアルタイムで確認できます。

タスクの割り当てや期限の設定、優先度の変更なども複数人で同時に行うことができ、権限設定により編集可能なメンバーの制限も可能です。

タスクの共有機能は、プロジェクト管理や部署をまたぐ業務において特に効果的です。チームメンバーの業務状況を一目で把握できるため、リソースの適切な配分や業務の再調整がスムーズに行えます。

また、タスク間の依存関係も視覚的に管理できるため、全体の進行状況を見ながら効率化を図ることも可能です。チームの連携が深まり、業務の抜け漏れや遅延のリスクも減らす効果も期待できるでしょう。

関連記事：チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
　タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？

タスク管理とコミュニケーションを一元管理できるツール「CrewWorks」

Outlookは、メールやスケジュールと連携したタスク管理が可能なため、個人の業務を整理するには非常に便利なツールです。ただし、チーム全体でタスクの進捗や役割を共有したい場合には、よりプロジェクト単位で管理できるツールの導入も検討したいところです。

そこでおすすめなのが、タスク管理とコミュニケーションを一元化できるツール「CrewWorks（クルーワークス）」です。チャットやファイル共有、プロジェクト管理などを1つのプラットフォームで行えるため、チームの連携力と生産性を高めたい企業に最適です。

CrewWorksの特長

1. プロジェクトとタスクの一元管理による、進捗の見える化と抜け漏れ防止
2. リアルタイムチャットとファイル共有による、迅速な意思決定と情報共有
3. 直感的で使いやすいインターフェースによる、スムーズな導入と業務効率化

詳細はこちら: https://crewworks.net/

まとめ

今回は、Outlookを使ったタスク管理について、基本操作からメリット、効果的なコツまで詳しく解説しました。

Outlookでのタスク管理は、メールとの連携や進捗の可視化、コスト面でのメリットがあり、多くの企業にとって実用的なツールです。タスク管理を成功させるコツは、シンプルな運用を心がけ、継続していくことです。

ぜひ本記事を参考に、Outlookを活用したタスク管理を導入し、業務効率の向上を図ってみてください。

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
　タスク管理の履歴を一元管理し、ナレッジとして活用したい方は、こちらをご覧ください。
　ナレッジ活用における課題と最大限にナレッジ活用するためのツールの選び方とは？