進捗管理にエクセルが役立つ！見やすい管理表の作り方も解説

進捗管理をエクセルで行うメリット

進捗管理は、プロジェクトやタスクの進行状況を正確に把握し、計画通り遂行するために欠かせません。

適切に進捗管理を行えば、スケジュール遅延やトラブルを早期発見できることで迅速に対策を実施でき、プロジェクトの成功や効率的な業務運営につなげられます。

進捗管理には様々なツールを活用できますが、代表的な表計算ソフトであるエクセルもその1つです。

ここでは、進捗管理をエクセルで行うメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有が容易

進捗管理をエクセルで行うメリットの1つ目は、情報共有が容易であることです。

エクセルは多くのPCに標準でインストールされており、ネットワーク経由で社内各所からエクセルの進捗管理表にアクセス可能にすることもできます。

社内PCを閲覧できる環境であれば、場所や部署を問わず容易に情報共有を行えます。専用端末や専用ソフトが不要で、容易に活用できる点は大きなメリットです。

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手軽に進捗を確認

進捗管理をエクセルで行うメリットの2つ目は、手軽に進捗を確認できることです。

エクセルの進捗管理表を活用することで、手軽に進捗を確認でき、プロジェクトの遅延やトラブルを素早く把握できます。これにより、速やかに対処すべきポイントや必要なリソースも洗い出せるでしょう。

プロジェクトの進捗は最初の計画通り行かないこともよくありますが、手軽に進捗を確認できれば、トラブルがあっても速やかにスケジュール変更などの対応を実行できます。

関連記事：プロジェクト管理における進捗管理とは？必要な理由や課題になる点などをまとめて解説

作業分担が容易

進捗管理をエクセルで行うメリットの3つ目は、作業分担が容易であることです。

エクセルの進捗管理表を活用すれば、各業務の責任者や進行状況を容易に明確化できます。これにより的確に作業分担を行えば、業務配分の公正性を保ち、チーム内の不満を抑えやすいでしょう。

関連記事：平準化とは？標準化との違いや業務で実施するポイントをわかりやすく解説

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テンプレートが豊富

進捗管理をエクセルで行うメリットの4つ目は、テンプレートが豊富であることです。

エクセルはすでに一般的なソフトウェアで、進捗管理に役立つテンプレートも豊富に用意されています。

Microsoft社のホームページ上だけでなく、他の民間企業などでもホームページ上で多数テンプレートが公開されているため、自社の業務に最適なテンプレートを探してみましょう。これにより、進捗管理表のフォーマットを容易に整備できます。

関連記事：プロジェクト管理はエクセルを使って無料でできる！おすすめテンプレートサイト3選も紹介

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進捗管理をエクセルで行うときの注意点

ここでは、進捗管理をエクセルで行うときの注意点について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

編集が必要

進捗管理をエクセルで行うときの注意点の1つ目は、編集が必要であることです。

エクセルで進捗管理表を一から作成するためには、一定の時間が必要です。

テンプレートを活用する場合でも、自社の要件に応じてチューニングが必要になるでしょう。ある程度スキルがないと便利な関数も使いこなせないかもしれません。

また、エクセルは高い自由度と操作性を持つ反面、入力ミスをチェックする機能が不足しており、人的ミスが生じやすい点に注意が必要です。

リアルタイムな活用には不適

進捗管理をエクセルで行うときの注意点の2つ目は、リアルタイムな活用には不適であることです。

プロジェクトが全て想定通り進まないことはよくあることで、進捗管理表の変更・更新を即座に行うことが欠かせません。

しかし、複数メンバーが同時にエクセルのファイルを更新可能にすると、各メンバーが更新状況を把握しきれずデータ破損などのトラブルにつながるリスクがあります。

一方で、一部のメンバーにだけ更新権限を与えると、そのメンバーが不在の間、ファイル更新が遅れます。

モバイル端末での活用には不適

進捗管理をエクセルで行うときの注意点の3つ目は、モバイル端末での活用には不適であることです。

モバイル端末でエクセルファイルを表示させること自体は可能ですが、文字のサイズが縮小されることや、画面に収まりきらないことで、視認性が低下します。

また、スクロール操作も不便であるため、更新・編集作業にも不適です。誤操作のリスクも高まるため、モバイル端末を活用することが多い場合には、エクセルを使うべきか慎重に検討しましょう。

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エクセルによる進捗管理表の作り方

進捗管理に関する重要な概念として、WBS（Work Breakdown Structure）とガントチャートがあります。

WBSとは、プロジェクトを細かなタスクに分解し、階層構造で整理する手法です。各タスクの依存関係や優先順位を明確化できます。

一方ガントチャートは、縦軸にタスク、横軸に時間を配置した進捗管理図です。WBSで分解したタスクの進行状況を、一目で把握できます。

関連記事：WBSとガントチャートの違いを解説！活用メリットと作成に役立つツールを紹介

ここでは、エクセルによる進捗管理表の作り方として、以下の3点からガントチャートの作り方を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの洗い出し

エクセルによる進捗管理表の作り方の1つ目は、タスクの洗い出しです。

進捗管理表を作成する前に、まずはプロジェクト全体のタスクを体系的に整理しましょう。

大きなタスクから始めて、それを達成するために必要なサブタスクを階層構造で整理して、タスクの洗い出しを進めます。

例えばシステム開発であれば、以下のタスクを洗い出せるでしょう。そのときには、各工程の作業日数を算出することも欠かせません。

▼システム開発に関係するタスク（一例）

関連記事：仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選

納期と担当者の設定

エクセルによる進捗管理表の作り方の2つ目は、納期と担当者の設定です。

洗い出したタスクに対し、完了期限と担当者を割り当てましょう。上記のシステム開発であれば、例えば以下のとおり割り当てを行います。

▼システム開発の割り当て（一例）（2025/9/1開発開始、2025/11/30納期）

 完了期限は、具体的な日数で設定しましょう。また、担当者を決めることで、責任の所在を明確化できます。

進捗計画の記入

エクセルによる進捗管理表の作り方の3つ目は、進捗計画の記入です。

まずは、エクセルシートの左上にプロジェクト名を記載します。そのときには、プロジェクト名は太文字で目立たせておくことがおすすめです。

次に、横軸に時間、縦軸にタスク名・担当者・タスクごとの締め切りをそれぞれ記載しておくことで、各工程がより明確になるでしょう。

最後に、進捗計画と実績の欄を各タスクに用意することで、実績を塗りつぶせば進捗状況を一目で把握できます。

そのようにして作成した進捗管理表が、以下のキャプチャで示した表です。計画を黒で、実績を赤でそれぞれ塗りつぶしています。

進捗管理表の作成例

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進捗管理にエクセルを活用するポイント

ここでは、進捗管理にエクセルを活用するポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

こまめな更新

進捗管理にエクセルを活用するポイントの1つ目は、こまめな更新です。

進捗状況をこまめに更新し、情報を最新の状態に保ちましょう。更新作業の遅れや情報の反映漏れがあると、進捗管理表の効果は思うように得られません。

1日1回必ず更新するなどルールを設けることで、組織内で常に最新の進捗状況を共有でき、タスクの確認漏れや属人化を防げます。

計画と実績のズレを定期的にチェック

進捗管理にエクセルを活用するポイントの2つ目は、計画と実績のズレを定期的にチェックすることです。

定期的に進捗状況をチェックすることで、遅延やトラブルの早期発見・解決を実現できます。計画と実績にズレが生じてきた場合には、両者を比較して原因究明に努めましょう。

また、計画自体に問題がなかったか、あるいはどのようなトラブルが背景にあるか検証することで、ボトルネックの発見と業務改善につながります。

関連記事：プロジェクトの進捗をEVMで管理！基本的指標やメリットを解説

情報共有の仕組みを整備

進捗管理にエクセルを活用するポイントの3つ目は、情報共有の仕組みを整備することです。

進捗管理表は、チーム全員がいつでもアクセスできるよう環境を整備しましょう。これにより、各担当者の稼働状況を把握しやすく、必要に応じタスク割り振りを見直せます。

そのときには、エクセルの共有機能やクラウドでのファイル共有が有効です。

関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説

シンプルなフォーマット

進捗管理にエクセルを活用するポイントの4つ目は、シンプルなフォーマットです。

複雑なフォーマットは、編集に手間がかかる上に入力ミスや確認漏れが増えかねません。記載項目やプルダウンの選択肢は絞り込み、使用する色も2〜3色程度に留めましょう。

これにより管理効率が向上し、運用が容易になります。

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進捗管理に使えるエクセル以外の手段

ここでは、進捗管理に使えるエクセル以外の手段について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ホワイトボード・ノート

進捗管理に使えるエクセル以外の手段の1つ目は、ホワイトボード・ノートです。

小さなチームであれば、ホワイトボードで進捗管理を行ってもよいでしょう。未実行・進行中・完了などの項目でタスクを分類し、付箋などで進捗状況を可視化できます。

シンプルでわかりやすく簡単に始められます。ただし、リアルタイムの情報を反映させにくい点や、テレワークや外出を行っているメンバーに情報共有しにくい点には注意が必要です。

個人であれば紙やノートで進捗管理を行ってもよいでしょう。

関連記事：ホワイトボードでの業務管理が簡単に！おすすめツール5選とメリット・デメリット

タスク管理・プロジェクト管理ツール

進捗管理に使えるエクセル以外の手段の2つ目は、タスク管理・プロジェクト管理ツールです。

タスク管理・プロジェクト管理ツールでも、進捗管理・スケジュール管理・情報共有を促進できます。デバイスにインストールして利用するオンプレミス型と、インターネット経由でサービスを利用するクラウド型に大別されます。

様々なツールがリリースされていますが、値段や使える機能などを考慮して、自社に最適なツールを選択しましょう。

その1つとしておすすめしたいのが、オールインワンツールであるCrewWorks（クルーワークス）です。

タスク管理では、タスクの更新履歴や関係するファイルなどを一目で確認できるため、進捗管理に役立ちます。

プロジェクト管理では、ガントチャートやパフォーマンス分析が可能なので、進捗状況の見える化に便利です。進捗状況の共有についても、チャットやWeb会議、さらにはファイル共有ですぐにできます。

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関連記事：【2025年版】無料のタスク管理ツールおすすめ個人・仕事向け計15選を徹底比較！

まとめ

今回は、進捗管理にエクセルを用いるメリットや活用ポイントなどに加えて、進捗管理表の作り方を解説しました。

進捗管理をエクセルで行うことで、手軽に進捗を確認できます。ただし、モバイル端末での活用には不適である点などには注意しなければなりません。

エクセルで進捗管理表を作るときは、タスクの洗い出しから進捗計画の記入まで順番に行いましょう。 進捗管理にエクセルを用いるには、こまめな更新やシンプルなフォーマットの活用などがポイントです。

エクセルの利用が不適と考えられる場面では、ホワイトボードやタスク管理・プロジェクト管理ツールなどの利用も検討しましょう。

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