プロジェクト管理でスケジュール管理が必要な理由

プロジェクト管理は、事前計画に基づきプロジェクトを完遂すべく、各種リソースをコントロールするものです。プロジェクト管理で管理すべき項目は多数存在しますが、期限や進捗などのスケジュール管理は、特に欠かせないと言えるでしょう。ここでは、プロジェクト管理でスケジュール管理が必要な理由を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

予算内で納期に間に合わせるため

プロジェクト管理でスケジュール管理が必要な理由の1つ目は、予算内で納期に間に合わせるためです。

プロジェクトの成果がどれほど優れていても、予算や納期に間に合わなければ意味がありません。プロジェクト管理を行う理由の1つには、このように予算や納期に間に合うようプロジェクトの全体像を組み立てることにあります。

万が一、今のままでは予算や納期に間に合わない可能性が出てきた場合には、タスクの再編成など速やかな対策を立案できることも、プロジェクト管理の意義です。

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収益を最大化させるため

プロジェクト管理でスケジュール管理が必要な理由の2つ目は、収益を最大化させるためです。

同じ報酬のプロジェクトでより多くの収益をあげるには、求められる品質の成果物を納品することは前提で、期間や予算になるべく余裕をもたせて実行する必要があります。それには、プロジェクト管理で必要なリソースを精査し、効率よくプロジェクトを実行していくことがポイントです。これにより、プロジェクトの収益を最大化できるでしょう。

トラブルを未然に回避するため

プロジェクト管理でスケジュール管理が必要な理由の3つ目は、トラブルを未然に回避するためです。

プロジェクトでは、納期遅れや予算オーバー、さらには求められる品質に満たない成果物の納品など、トラブルが発生する可能性はゼロにはできないものです。しかし、これらのトラブルが発生すると、企業の金銭的損失に加えて信頼低下にもつながりかねません。

そこで、プロジェクト管理でそのようなトラブルが起きないようあらかじめ対策を講じることで、トラブルを未然に回避できるでしょう。また、万が一トラブルが発生する予兆が見えても、適切にプロジェクト管理ができていれば、それにいち早く対処できるはずです。

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プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順

ここでは、プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクトのゴール設定・共有を行う

プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順の1つ目は、プロジェクトのゴール設定・共有を行うことです。

まずは、プロジェクトのゴールを明確に設定しましょう。併せて、プロジェクトの関係者にもそのゴールを共有する必要があります。そのときには、ゴールを5W1Hがわかるよう明確に提示することがポイントです。

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必要なタスクを洗い出す

プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順の2つ目は、必要なタスクを洗い出すことです。

必要と思われるタスクは全て洗い出し、実行しやすいよう細分化を行いましょう。タスクの抜け漏れがあると、スケジュール変更が必要になり、結果的に大きな遅延にもつながりかねません。また、タスクが大雑把だと着手しにくくなるので、細分化も忘れず行いましょう。

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タスクの優先順位を決定する

プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順の3つ目は、タスクの優先順位を決定することです。

タスク同士には、多かれ少なかれ優先順位があるものです。例えば、タスクAとタスクBの両方が完了していないとタスクCを開始できない場合、タスクCよりタスクA・Bを優先させなければなりません。タスク同士の関係性も考慮し、適切に優先順位を決定しましょう。

各タスクの期日を設定して書き出す

プロジェクト管理でスケジュールを管理する手順の4つ目は、各タスクの期日を設定して書き出すことです。

各タスクの所要時間を踏まえて、明確な根拠を基にタスクごとの期日を決定しましょう。そのときには、多少の遅延が発生しても対応できるよう、やや余裕をもった期日設定を行うことが基本です。そして、スケジュール表にタスクを記入し、プロジェクト管理を行います。

プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイント

ここでは、プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイントを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

チーム内でスケジュールや進捗状況を共有する

プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイントの1つ目は、チーム内でスケジュールや進捗状況を共有することです。

スケジュールをチームで共有することで、各メンバーが自分の責任範囲やタスクの締め切りを明確にでき、アイデアも出しやすくなります。また、プロジェクトの進捗状況も共有することで、どこの段階で遅れが生じているか明確になるでしょう。これにより、タスクの入れ替えや増員などバックアップ策を立案しやすくなります。

さらに、プロジェクトの進行に必要な資料やデータにメンバー全員がアクセスできるようにしておきましょう。

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スケジュール変更が必要な事象にはすぐに対応する

プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイントの2つ目は、スケジュール変更が必要な事象にはすぐに対応することです。

プロジェクトが進行する過程で、当初想定していなかった事象が発生することは決して珍しくありません。ときには、スケジュールに影響を及ぼす事象が発生することもあるでしょう。その場合、締め切りに間に合うようスケジュール変更を即座に行い、スケジュール表にも反映させましょう。

また、現状ではスケジュールに間に合いそうになければ、どの程度延長が必要になるかなど、速やかに関係者と調整を行わなければなりません。

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テンプレートのスケジュール表を活用する

プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイントの3つ目は、テンプレートのスケジュール表を活用することです。

スケジュール表を一から作成すると手間がかかるため、類似業務が今後も発生すると見込まれる場合は、スケジュール表のテンプレートを作っておきましょう。これにより、今後類似業務が発生したとき速やかにスケジュール表を作成できます。

また、インターネット上にExcelなどのスケジュール表テンプレートも多く存在するので、それらも必要であれば活用しましょう。

ツールを効果的に活用する

プロジェクト管理でスケジュールを管理するポイントの4つ目は、ツールを効果的に活用することです。

現在様々なプロジェクト管理ツールが提供されており、その多くでスケジュール管理もできます。また、ツールを活用すれば離れたメンバー間でもオンライン上でスケジュールの共有が容易です。よって、ツールを効果的に活用することで、より効率的にプロジェクトのスケジュールを管理できるでしょう。

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プロジェクト管理でスケジュールを可視化するために役立つツール6選

ここでは、プロジェクト管理でスケジュールを可視化するために役立つツールを以下の6点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する、簡単操作のオールインワンツールです。Crewworksを使うことで、かんばんやガントチャートでスケジュールを可視化できます。また、チャット・タスク管理・Web会議などさまざまな機能を使え、プロジェクトに関する情報を容易にまとめられることもメリットです。さらに、横断検索を行うことで、必要となった情報にすぐアクセスできることも見逃せません。

CrewWorksの特長

1. 導入前にオンラインデモ・無料相談ができる
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Excel

Excelは、Micorsoft社提供の表計算ソフトです。多くのユーザーにとって馴染み深い表計算ソフトですが、プロジェクトのスケジュール管理にも役立ちます。すでに多くのユーザーが使った経験があるため、ITリテラシーに自信がなくてもすぐに使えるようになる可能性が高いでしょう。スケジュールテンプレートもWeb上で多数公開されているので、必要であれば活用してみましょう。

Excelの特長

1. Android・iOSのアプリあり
2. SNSアカウントあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMES提供のカンバン方式タスク・プロジェクト管理ツールです。ガントチャートやドラック＆ドロップ機能などを活用し、容易にプロジェクトのスケジュールを可視化できます。また、プロジェクトを横断してタスク確認ができるため、複数のプロジェクトを管理したい場合にもおすすめです。機能をさらに増強したい場合は、APIやプラグインも活用しましょう。

Jootoの特長

1. Android・iOSアプリあり
2. 有料プラン導入企業約1,800社
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェア提供のプロジェクト管理ツールです。ガントチャートやカンバンなどを活用することで、容易にスケジュールやプロジェクトの進捗状況を可視化できます。また、稼働時間を容易に見積もり・記録できるため、業務効率化に課題を感じている企業にもおすすめです。拡張機能のカスタマイズにも柔軟に対応できるので、自社ならではの機能が必要な場合は相談してみましょう。

Lychee Redmineの特長

1. 導入企業7,000社突破
2. デモサイトあり
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

Wrike

Wrikeは、Wrike社が提供する作業管理ソフトウェアです。シームレスにプロジェクト管理が可能で、ドラック＆ドロップで容易にガントチャートを作成・編集できます。進捗管理を共有し、担当者も明示できるため報連相の手間に課題を感じている方にもおすすめです。プロジェクトのスケジュール管理に役立つテンプレートや、APIやアプリで連携できるツールも多数存在するので、ぜひ使いこなしましょう。

Wrikeの特長

1. 有料のアドオン機能あり
2. 無料プランあり
3. 有料プランにも2週間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Asana

Asanaは、Asana社が提供するプロジェクト管理ツールです。世界200カ国以上・15万社以上が有料プランを利用しているツールで、容易にプロジェクトのスケジュールを可視化・共有できます。これにより、多くのチームで業務効率化や業務時間削減に貢献してきました。イベントやセミナー、さらにはホワイトペーパーなどのコンテンツも豊富なので、プロジェクト管理やAsanaの使い方について理解を深めたい方は活用しましょう。

Asanaの特長

1. 連携可能なツール300以上
2. 無料プランあり
3. 有料プランにも30日間無料トライアルあり

詳細はこちら: https://asana.com/ja

プロジェクト管理でスケジュールの可視化が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス紹介資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、プロジェクト管理でスケジュールの管理を行う必要性と手順に加え、役立つツールを紹介しました。プロジェクト管理でスケジュールを管理することで、納期に間に合わせられる上に収益増大やトラブル回避の効果も期待できます。

プロジェクトで必要なタスクを抜け漏れなく書き出し、優先順位をつけてからスケジュールを組むことで、効率的にスケジュール管理ができるでしょう。 プロジェクト管理でスケジュールの管理に役立つツールは、多数存在します。導入目的を満たすことは前提で、その上料金やサポート体制などを考慮して選びましょう。

おすすめのプロジェクト管理でスケジュールを可視化するために役立つツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する、簡単操作のオールインワンツールです。Crewworksを使うことで、かんばんやガントチャートでスケジュールを可視化できます。また、チャット・タスク管理・Web会議などさまざまな機能を使え、プロジェクトに関する情報を容易にまとめられることもメリットです。さらに、横断検索を行うことで、必要となった情報にすぐアクセスできることも見逃せません。

CrewWorksの特長

1. 導入前にオンラインデモ・無料相談ができる
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

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