プロジェクト管理における標準化とは

プロジェクト管理における標準化とは、マニュアルやルールを整備し、メンバーの誰が作業を行っても一定の品質を保てるよう、作業工程や手順を統一することを指します。

標準化されていないプロジェクトでは、品質のばらつきや効率化の低下などのリスクが生じる恐れがあります。また、マニュアルやルールといった標準がない状態では、ミスや手違いが起こりやすく、改善したくともどう改善すればよいかわからないといった状況に陥ることも少なくありません。成果物の品質を保ち、生産性を向上させるために、標準化は欠かせない重要な要素です。

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プロジェクト管理における標準化の目的

プロジェクト管理で標準化を目指すのはなぜでしょうか。ここでは、プロジェクト管理における標準化の目的について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

品質を安定化させる

プロジェクト管理における標準化の目的の1つ目は、品質を安定させることです。

マニュアルやルールを活用することで、プロジェクトメンバーが一貫した方法でタスクを実行でき、品質のバラツキを抑えることができます。プロジェクト全体の品質が向上すると、顧客が求める要件を満たすことができ、顧客満足度の向上に寄与するでしょう。

また、品質が安定すると、タスクの未完了やコスト超過などのリスクが低減できます。成果物の一定した品質を保つために、プロジェクトの標準化は重要です。

生産性を向上させる

プロジェクト管理における標準化の目的の2つ目は、生産性を向上させることです。

標準化することで、プロジェクトメンバーは明確なガイドラインやマニュアルに従い、効率的かつ迅速にタスクを実行できるようになります。メンバーの個々の作業がスムーズに進行できれば、プロジェクト全体の生産性が向上します。

また、マニュアルの策定などによる標準化は、新しいプロジェクトメンバーが加わったときやメンバーの変更があった場合にも効果的です。

属人化を防ぐ

プロジェクト管理における標準化の目的の3つ目は、属人化を防ぐことです。特定の個人やグループが独自の方法で作業を行っていると、業務に関する知識やノウハウが独占され、他のメンバーに共有されないというケースが往々にしてあります。

また、タスクが属人化してしまうと、トラブルの発生時に作業の遅延が発生することも珍しくありません。標準化することで、どのプロジェクトメンバーでも共通のプロセスや手法に従ってタスクが行えるため、プロジェクト全体の透明性が向上します。

標準化によりチーム間のコミュニケーションが円滑になれば、知識や情報の伝達が効果的に行われ、チーム全体で効率よく業務を進行できるようになります。また、標準化により、属人化に起因するリスクや問題が低減されるでしょう。

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プロジェクト管理で標準化させる4つの項目

プロジェクト管理を進めるにあたって、どの項目を標準化すべきなのでしょうか。プロジェクト管理で標準化させる項目について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ドキュメント標準

プロジェクト管理で標準化させる項目の1つ目は、ドキュメント標準です。プロジェクトに関連する文書の形式・構造・スタイル・および管理方法を決めましょう。

ドキュメント標準を決定することで、プロジェクトメンバーが容易に情報を見つけやすくなります。業務に必要なドキュメントが、どこに格納してあるかが明確になることで、誤解や情報の取りこぼしを最小限に抑えられるでしょう。また、ドキュメントの標準化は、プロジェクトの進捗状況が把握しやすくなり、顧客や取引先に進捗状況を伝達するときにも役立ちます。

開発標準

プロジェクト管理で標準化させる項目の2つ目は、開発標準です。主に必要とされるのはソフトウェア開発業ですが、製造業や建築業でも活用されることがあります。

特に、大規模なシステム開発プロジェクトでは、複数の開発者やチームが関わるため、多様な技術やツールが使用されます。そこで、開発プロセスの統一や品質の確保をするために、標準化が必要です。開発標準を定めておくことで、一定のルールや手順に従って開発を進めることが可能になり、品質の向上や開発効率の向上が期待できるでしょう。

マネジメント標準

プロジェクト管理で標準化させる項目の3つ目は、マネジメント標準です。マネジメント標準では、プロジェクトの管理方法に関するルールや手順を定めていきます。品質管理・コスト管理・納期管理を中心に、リスク管理やコミュニケーション管理などについても標準を定めていくことが大切です。

プロジェクトの成果物が品質基準を満たしているかを確認するルール、プロジェクトの予算とコストを計画し、管理するための手順を定めています。マネジメント標準を定めることで、プロジェクト進行中に問題が発生したときも察知しやすくなるため、コスト超過などのリスクが低減できるでしょう。

運用標準

プロジェクト管理で標準化させる項目の4つ目は、運用標準です。運用標準は、プロジェクトが稼働した後に、保守しやすくするための標準のことを指します。

運用標準には、障害や問題が発生した際に、効率的に対処・解決するための手順や方法などがあります。運用標準は、プロジェクト完了後の継続的な運用や保守の効率を向上させ、システムやサービスの信頼性と安全性を確保するために重要です。

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プロジェクト管理で標準を策定する際のコツ

プロジェクト管理で標準を定めるときには、どのような点に注意すべきなのでしょうか。ここでは、プロジェクト管理で標準を策定する際のコツについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

標準化の目的を事前に共有する

プロジェクト管理で標準を策定する際のコツの1つ目は、標準化の目的を事前に共有することです。プロジェクトチームに関わるメンバー全員が標準化の目的を把握している状態を目指しましょう。

目的を共有することで、プロジェクトメンバーは標準に従う意義を理解するため、定めたルールやマニュアルが遵守されやすくなります。

また、標準化の目的を共有しておくと、実行しているメンバーが積極的に提案やフィードバックを行う可能性もあります。メンバーが標準化に積極的になることで、運用されやすい標準へと改善でき、プロジェクト全体の品質と効率性が向上するでしょう。

業務特性にあった標準を作成する

プロジェクト管理で標準を策定する際のコツの2つ目は、業務特性にあった標準を作成することです。プロジェクトの内容、業種やチームの技術や経験に応じた標準を定めましょう。

業務特性にあった標準を定めることで、プロジェクトメンバーは標準を遵守しやすくなり、効果的に運用していくことができます。実務に即した標準を作成するために、メンバー・取引先・顧客など、プロジェクトに関わる人たちと綿密にコミュニケーションを取り、フィードバックを受けながら改善していくことが重要です。

標準の使用範囲を定める

プロジェクト管理で標準を策定する際のコツの3つ目は、標準の使用範囲を定めることです。部署内もしくは社内全体の標準か、進捗中のプロジェクトにのみ使用する標準なのかなど、標準の使用範囲により、マニュアルなどの標準に定める内容が大きく異なってきます。

また、標準の適用範囲を明確にすることで、プロジェクトメンバーが、標準をどのような状況で適用すべきかが理解しやすくなるでしょう。

実施後に分析・改善する

プロジェクト管理で標準を策定する際のコツの4つ目は実施後に分析・改善することです。標準を導入した後には、定期的にその効果や実践状況を分析し、必要に応じて改善していきましょう。計画・実行・評価・改善のPDCAを回していくことが大切です。

マニュアルやルールの評価を行うときには、標準化を目指す本来の目的を意識し、どの状態であれば成果と言えるのかを、明確にしておくことをおすすめします。改善しながら運用していくことで、プロジェクトの目標達成に向けて必要な情報を標準に盛り込み、不必要なものは削除しながら、最適化していくことが可能です。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理における標準化の基本概要・目的・管理項目・策定の5つのコツを解説しました。

プロジェクト管理で標準化を図ると、品質の安定化や生産性の向上、属人化の防止といった効果が期待できます。また、標準化のために作成したマニュアルやルールは、運用しながら改善していくことも大切です。

本記事を参考に、ポイントを踏まえた標準化を実践し、プロジェクトの品質と効率性を向上させましょう。