タスク管理の共有はなぜ必要？

ここでは、タスク管理の共有が必要な理由を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの期限を守るため

タスク管理の共有が必要な理由の1つ目は、タスクの期限を守るためです。

個人のタスク管理では面倒なタスクを後回しにしがちですが、チームでタスク管理を共有することで、責任感をもってタスクを行う意識付けができるでしょう。また、タスクの進捗遅れがある場合は、いち早くフォローできるようになるはずです。さらに、タスクごとの重要度も可視化しておけば、重要度の高いタスクから先に取り組むこともできるようになるでしょう。

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各タスクの進捗状況を見える化するため

タスク管理の共有が必要な理由の2つ目は、各タスクの進捗状況を見える化するためです。

個人だけでタスク管理を行うと、他のメンバーのタスク進捗状況を把握できません。これでは、タスクの進捗遅れやタスク漏れがあっても、他のメンバーが気づかないためフォローができないでしょう。これを防ぐためにも、各タスクの進捗状況を見える化することが有効なのです。

また、タスクの進捗状況を見える化することで、タスクのどこで時間がかかっているか分析でき、より一層の業務効率化を図れるでしょう。

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業務分担を行うため

タスク管理の共有が必要な理由の3つ目は、業務分担を行うためです。

個人だけでタスク管理を行っていると、誰がどのような業務をどれだけ有しているかわからないものです。そのため、メンバー同士で業務量の偏りが生じかねない上、上司もタスクの割り振りが困難になっても仕方ありません。

一方、タスク管理を共有できていれば、各メンバーが受け持っているタスクが明確になるため、メンバーの力量や余裕を考慮して、最適な業務分担ができるようになるでしょう。

タスクに遅れが生じている場合にチームでフォローできるため

タスク管理の共有が必要な理由の4つ目は、タスクに遅れが生じている場合にチームでフォローできるためです。

メンバー同士が各タスク内容・進捗状況を把握していれば、タスクの遅れをいち早く察知できるでしょう。これにより、遅れているタスクについてはフォローを速やかに行えるため、業務進捗の遅れを最低限にできるのです。

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タスク管理の共有が不十分だと発生する問題

ここでは、タスク管理の共有が不十分だと発生する問題を以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の属人化が発生する

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の1つ目は、情報の属人化が発生することです。

特定のメンバーしかできないタスクがあると、そのメンバーが病気や退職などで不在になった場合、タスクの進捗や品質に支障が生じても無理はありません。これにより、プロジェクト全体に影響が出ることもあるでしょう。この点が、タスク管理を共有することで情報の属人化を防ぐ重要性です。

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トラブルやリスクの発見が遅れる

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の2つ目は、トラブルやリスクの発見が遅れることです。

タスク管理を共有できていないと、担当者以外のメンバーがそのタスクの内容を把握できなくても無理がありません。しかしそれでは、タスクでトラブル・リスクが生じた場合、担当者以外がそれに気付きにくくなります。すると、他メンバーが速やかにフォローに入ることや、有効な解決策を提示することが困難です。

よって、トラブルやリスクに伴う被害がより大きなものになりかねません。

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ノウハウを蓄積しにくくなる

タスク管理の共有が不十分だと発生する問題の3つ目は、ノウハウを蓄積しにくくなることです。

業務を高品質かつ効率的に遂行するためのノウハウは、企業にとって財産になりえます。しかし、そのようなノウハウも共有されなければ企業内で十分に活用されないでしょう。タスク管理の共有が不十分だと、このようにノウハウの蓄積にも支障が生じかねません。

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タスク管理の共有に用いるアプリの選び方

ここでは、タスク管理の共有に用いるアプリの選び方を以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

使える機能

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の必要性の1つ目は、使える機能です。

国内外問わず、今や多くの企業がタスク管理の共有に活用できるアプリを提供しています。それらのアプリで使える機能は、ガントチャートやカンバンなど千差万別です。導入に先んじて、導入目的を満足するにはどのような機能が必要か明らかにしておきましょう。そこから、必要な機能をすべて満たしたアプリを選択します。

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料金

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の必要性の2つ目は、料金です。

アプリにより、基本料金や月々の料金プランはさまざまです。また、使用人数や利用可能な機能により、料金プランが変わってくることも珍しくありません。さらに、無料トライアルを使えるアプリも数多く存在します。これらの要素を考慮し、さまざまな角度で料金面も考慮して、アプリを選びましょう。

操作性

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の必要性の3つ目は、操作性です。

アプリの操作性も、選ぶときには十分考慮しましょう。例えば、ITリテラシーが高くない従業員が多い企業では、高機能でも操作が複雑なアプリでは使いこなせない従業員が多いでしょう。反対に、ITリテラシーが高く若いメンバーが多い場合は、UIが古臭いアプリではかえって操作しづらいと感じるかもしれません。

できればデモや無料トライアルを活用し、実際にそのアプリを活用するメンバーに対し、アプリを試しに使ってもらって操作性について意見を求めることがおすすめです。

連携可能なサービス

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の4つ目は、連携可能なサービスです。

すでに導入しているアプリと連携可能なサービスを活用すれば、一層便利にそのサービスを使いこなせる可能性が高いでしょう。例えば、既存のカレンダーアプリと連携可能なアプリを活用すれば、設定によりカレンダーにタスク管理アプリの内容が自動で同期できます。

これにより、カレンダー上でタスクをすぐに確認できる上、タスクに変更があってもいち早く確認できるでしょう。

サポート体制の充実度

タスク管理の共有に用いるアプリの選び方の5つ目は、サポート体制の充実度です。

新規ツールであれば、使い方を調べてもわからないことがあっても、無理はありません。そのとき、電話やチャットなどのサポート体制が充実していれば、すぐに疑問点を解決して業務への支障を最低限にできるでしょう。特に、海外製のサービスであれば、日本語でのサポートに対応しているか確認しておくことがおすすめです。

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タスク管理の共有におすすめのアプリ7選

ここでは、タスク管理の共有におすすめのアプリを以下の7点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）はオールインワンツールで、テクノ・マインド株式会社が提供しています。Web会議やビジネスチャットなどの機能に加え、タスクの可視化によりタスク管理の共有も実現できます。タスクの進捗状況を一覧表示できる上、タスクに関するチャットのやりとりやファイルもすぐに確認できるので、メンバーへの相談・引き継ぎもスムーズです。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. シンプルな画面構成で直感的な操作が可能
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェアが提供するタスク管理ツールです。7,000社以上の企業に導入されており、カンバンやガントチャートなどでタスク状況を簡単に共有できます。これにより、チームのタスク管理が容易に行えます。メールサポートや定期バージョンアップなどサポート機能も充実しているため、簡単かつ便利に使えるタスク管理ツールとして重宝するでしょう。

Lychee Redmineの特長

1. セミナーイベントあり
2. デモサイトあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する情報ストックツールです。ITリテラシーに自信がなくても簡単に使えるUIで社内情報を手軽に保存することに強みがあり、タスク管理の共有にも便利に使えます。iOS・Androidアプリもあるため、外出先でモバイル端末からタスク管理を行いたい場合にもおすすめです。また、閲覧権限の設定やデータバックアップなど、タスク管理に必要な情報の保護にも強みがあります。

Stockの特長

1. ホームページに導入事例多数
2. ホームページから「3分でわかる資料ダウンロード」可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードの社内Wikiです。タイムラインやタグなど、タスク管理に役立つ機能も豊富に有しています。また、検索機能や掲示板などの情報共有機能も豊富なので、タスク管理に必要な情報の共有を促進したい場合にも便利です。連携できるツールの種類も豊富なので、すでにカレンダーツールやチャットツールなどを導入している場合は、連携させて一層便利にタスク管理を共有しましょう。

NotePMの特長

1. 登録企業12,000社突破
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellのチャットツールです。中小企業を対象に強みをもつチャットツールですが、タスク管理やファイル共有に関する機能もあるため、タスク管理の共有にも使えます。シンプルで使いやすく、ITリテラシーに自信がない非IT企業の中小企業でも、すぐに使える可能性が高いでしょう。iOSやAndroidアプリもあるので、外出先でモバイル端末から閲覧したい方も安心です。

Chatworkの特長

1. お役立ちブログあり
2. 無料プランあり
3. 有料プランには1ヶ月の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Microsoft Outlook

Microsoft Outlookは、Microsoft社提供のメールツールです。メールツールですが、予定表も作成できるため、タスク管理の共有にも活用できます。必要なファイルに簡単にアクセスできるよう設定できるため、タスクに必要なファイルも容易に共有可能です。ホームページ上には、便利なヒントとテクニックも紹介されているので、よりMicrosoft Outlookを使いこなしたい方は活用してみましょう。

Microsoft Outlookの特長

1. 複数アカウントを集約管理
2. デスクトップ・モバイル・Webで利用可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/outlook/email-and-calendar-software-microsoft-outlook

Todoist

Todoistは、Doist社が提供するクラウド型タスク管理アプリです。簡単な操作でタスクを作成・共有できるので、チームでのタスク管理にもおすすめできます。自動でタスクが整理されるため、優先度の高いタスクから効率的に取り掛かれるでしょう。また、カスタムテンプレートやタスクラベルを用いれば、類似のタスクを効率的に整理でき、一層の業務効率化につながるはずです。

Todoistの特長

1. 4200 万人以上の利用実績
2. iOS・Andoridのアプリあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

タスク管理が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス紹介資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、タスク管理を共有する必要性に加え、タスク管理の共有におすすめのツールと選び方を解説しました。タスク管理を共有することで、タスクの期限や進捗状況が明確になる上に、業務分担も明確になるためチーム全体でタスクを進めやすくなります。また、情報の属人化やトラブルを防ぐためにも、タスク管理の共有は欠かせません。

タスク管理の共有に役立つツールは、多数存在します。導入目的を明らかにした上で、操作性や連携可能なツールなどを考慮して選びましょう。

おすすめのタスク管理ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）はオールインワンツールで、テクノ・マインド株式会社が提供しています。Web会議やビジネスチャットなどの機能に加え、タスクの可視化によりタスク管理の共有も実現できます。タスクの進捗状況を一覧表示できる上、タスクに関するチャットのやりとりやファイルもすぐに確認できるので、メンバーへの相談・引き継ぎもスムーズです。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. シンプルな画面構成で直感的な操作が可能
2. お役立ちコラムが充実
3. 30日間の無料トライアルあり

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