情報共有にスピードが求められる今おすすめなのは「ビジネスチャット」

IT化・DX推進が広がり、今のビジネスに欠かせないものの1つが「スピード」になっています。IT化・DX推進を取り入れることで、タイムロスを削減でき業務効率の向上が期待できます。

たとえば、情報共有の手段としてメールを活用している場合を考えてみましょう。1つのメールを作成するにあたって5分かかる場合、5分×20日＝100分＝1時間40分を使うことになります。

メールの作成では「ビジネス上のあいさつ文に失礼はないか」「上司に対する言葉遣いは間違っていないか」など、本題には関係ないところに気を配ってしまいます。そのため、必要のないところに費やす時間が増える傾向があるのです。

しかし、ビジネスチャットを導入することで簡潔なやりとりができ、メールを作成する5分で話の結論を導き出すことも可能です。

ビジネスチャットには、チャット機能の他、通話機能・Web会議機能・ファイル共有機能が搭載されています。そのため、情報共有に求められるスピードに対して、状況に応じた柔軟な対応が可能なのです。

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ビジネスチャットで情報共有するメリット

スピードと柔軟性を備えたビジネスチャットを活用することで、ビジネスにさまざまな効果が期待できます。ここでは、ビジネスチャットで情報共有するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

やりとりがスムーズ

ビジネスチャットで情報共有をするメリットの1つ目は、やりとりがスムーズであることです。

ビジネスチャットは、簡潔なやりとりを実現してくれるツールです。メールの文頭によくある「お疲れ様です」をはじめ、メールの末尾によくある「お忙しいところ恐縮ですが何卒宜しくお願い致します」など、必要以上に丁寧なビジネス文を省いたコミュニケーションが可能です。

最低限のマナーを守れば、誰にでも簡単に連絡でき、スムーズに話を完結させることができます。

情報の一元管理が可能

ビジネスチャットで情報共有するメリットの2つ目は、情報の一元管理が可能であることです。

ビジネスチャットでは、チャットへの書き込みによるコミュニケーションだけではなく、タスク・スケジュール・ファイルの共有も可能です。

また、通話・Web会議機能もあるため、ビジネスチャットがあれば、情報を1ヶ所に集約できます。

スピード感のあるビジネス展開が可能

ビジネスチャットで情報共有するメリットの3つ目は、スピード感のあるビジネス展開が可能であることです。

ビジネスチャットはさまざまな機能が搭載されているため、状況に応じた柔軟なコミュニケーション方法で情報共有が可能です。

チャット機能では気軽に連絡ができ、会話を進めながらファイル共有も可能です。

Web会議機能を活用すれば、従業員同士が1ヶ所に集まることなく打ち合わせができます。

相手にコミュニケーションを投げかければ、すぐにやりとりができるため、スピード感のあるビジネス展開が期待できます。

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ビジネスチャットで情報共有するデメリット

ビジネスチャットで情報共有する場合、メリットがあると同時にデメリットもあります。ここでは、ビジネスチャットで情報共有するデメリットを、以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

誤送信・誤発信

ビジネスチャットで情報共有するデメリットの1つ目は、誤送信・誤発信です。

ビジネスチャットは簡単に情報共有ができるため、ファイル共有なども気軽に行う傾向があります。

ビジネスチャットでは、さまざまなグループに入ることも多く、似たようなメンバーがいくつもいると、誤ってファイルの送信をしたり、情報発信をしたりすることが懸念されます。人的ミスが原因の情報漏えいの1つの例といえるでしょう。

不要なコミュニケーションの発生

ビジネスチャットで情報共有するデメリットの2つ目は、不要なコミュニケーションの発生です。

ビジネスチャットのコミュニケーションでは、堅い表現を控えるため、話の進め方もフランクになる傾向があります。お互いに気心が知れてくると増えてくるのが雑談です。

コミュニケーション活性化や新たなアイデアの創出などに雑談が役に立つ例もありますが、必要以上の雑談は業務効率を下げてしまう懸念があります。

使いこなせない従業員が出てくる可能性

ビジネスチャットで情報共有するデメリットの3つ目は、使いこなせない従業員が出てくる可能性があることです。

ビジネスチャットでの情報共有は、便利ですが、スピード感を持って使いこなせるのは若年層で、高齢層の従業員は使いこなすまでに時間がかかる場合があります。

ビジネスチャットで部下から上司に情報共有しても、使いこなせていない上司の場合どのように対応して良いのかわからず、返信されていないままになることも考えられます。

その結果、直接確認をしなければならないという余分な工数の発生も出てくるでしょう。

ビジネスチャットは、誰でも使いこなせるようなツールが少なくありません。中でも直感的な操作が可能なツールもあるため、年齢層を問わず使いこなせるツールを選定しましょう。

セキュリティ不安

ビジネスチャットで情報共有するデメリットの4つ目は、セキュリティ不安です。

ビジネスチャットには、自社にサーバーを設置して管理する「オンプレミス型」とクラウド上でデータを管理する「クラウド型」があります。

クラウド型の場合、他社とデータの保存場所を共有することになるため、情報漏えい・不正アクセスなどの心配があります。

セキュリティ基準は、ビジネスチャットを提供する会社によって変わります。自社の基準に適したツールを検討しましょう。

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ビジネスチャットで情報共有するときは「ルールを作る」ことがポイント

ビジネスチャットでの情報共有は、便利で多くのメリットがあります。そのメリットを最大に活かすためには、活用にあたってルールを設定することがおすすめです。

ビジネスチャットは便利なあまり、業務時間外であっても気軽に連絡をしてしまうことがあります。また、やりとりが長くなるうちに、雑談が増えて業務効率を下げることにつながる懸念もあります。

このような課題に対しては、導入前にルールを設定すると良いでしょう。たとえば、「業務時間外にはチャットツールを使用しない」「雑談をする場合は雑談専用のルームで行う」などがあります。

社内コミュニケーション活性化のためにも、ビジネスチャットは、おすすめのツールです。しかし、度を超えて利用をしてしまうと、結果として生産性を下げることにもつながります。

ルールを設定することで、誰もが気持ち良く活用できる環境を作りましょう。

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まとめ

今回は、ビジネスチャットでの情報共有がおすすめな理由・メリット・デメリット・ポイントを解説しました。ビジネスチャットでの情報共有は、メール・電話に比べて手軽なうえに情報共有の速度が速まります。

やりとりの中にかしこまった表現を使わないため、伝えたい情報を簡潔に共有できます。

また、チャット機能だけではなく、通話・Web会議機能・ファイル共有も搭載されていることが多いため、今置かれている状況に適した方法での情報共有が可能です。

ビジネスチャットでの情報共有は、社内だけでなく社外の顧客とのやりとりにまで活用されるシーンが増える可能性が高いです。

自社だけでなく、顧客に対してもスピード感のある対応でビジネスを展開していきましょう。

ビジネスチャットを営業で活用し効率化するためには「ビジネスチャットで営業を効率化！おすすめツール10選を紹介」の記事をぜひ参考にしてみてください。