営業にビジネスチャットを活用するメリット

はじめに営業にビジネスチャットを活用するメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

迅速なやりとりが可能

営業にビジネスチャットを活用するメリットの1つ目は、迅速なやりとりが可能であることです。

ビジネスチャットでは、迅速なやりとりを行える環境を作り出せます。メールでの「報連相」の必要がないと判断した些細な情報であっても、重大なトラブルに発展する恐れがあるため、情報共有を気軽に行える環境の整備が重要なのです。ビジネスチャットは、メールに比べて簡単にメッセージを送れるため、活発な情報共有が期待できます。そのため顧客の都合に合わせたフレキシブルな対応が可能といえます。

いつでもどこでもWeb会議が可能

営業にビジネスチャットを活用するメリットの2つ目は、いつでもどこでもWeb会議が可能であることです。

ビジネスチャットには、チャット機能だけでなく、Web会議機能を搭載している場合が少なくありません。そのため、インターネット環境があれば社外にいても、顧客が必要とするタイミングに合わせて対応が可能です。

必要なやりとりの一元化が可能

営業にビジネスチャットを活用するメリットの3つ目は、必要なやりとりの一元化が可能であることです。

ビジネスチャットでは、チャット・通話・Web会議・ファイル共有機能が搭載されており、顧客とのやりとりをビジネスチャットツール1つで管理できます。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

営業にビジネスチャットを活用するデメリット

営業にビジネスチャットを活用することでさまざまなメリットを生み出す一方で、デメリットも生じます。

ここでは、営業にビジネスチャットを活用するデメリットを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

業務時間外でも連絡が入る

営業にビジネスチャットを活用するデメリットの1つ目は、業務時間外でも連絡が入ることです。

ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションを取ることが可能なため、業務時間外であっても顧客から連絡が入ることがあります。迅速なやりとりを意識しすぎることで、やりとりを続けてしまう懸念があります。ビジネスチャットを運用するときに、業務時間外の利用を禁止するなどルールを設けておくと良いでしょう。また、顧客にもあらかじめその旨を伝えておくことがおすすめです。

誤発信・誤送信してしまう

営業にビジネスチャットを活用するデメリットの2つ目は、誤発信・誤送信してしまうことです。

ビジネスチャットで多数の顧客とやりとりをしていると、誤って顧客に関係のない他社の情報を発信・送信してしまうことが考えられます。ビジネスチャットでは、間違えて送信してもすぐに送信を取り消すことができます。しかし、顧客がチャットを確認してしまったり、ファイルをダウンロードしたあとだったりすると、セキュリティインシデントにつながります。

セキュリティに不安がある

営業にビジネスチャットを活用するデメリットの3つ目は、セキュリティに不安があることです。

ビジネスチャットでは、クラウド上で他社のデータと一緒に管理されるため、情報漏えい・不正アクセスなどの不安があります。ビジネスチャットを提供する企業によって、セキュリティ基準も異なるため、自社と顧客の企業のセキュリティ基準に合うビジネスチャットを選定する必要があります。

関連記事：ビジネスチャットで情報共有するメリット・デメリット・ポイントを解説！

営業にビジネスチャットを取り入れるときのポイント

営業にビジネスチャットを取り入れるときは、メリット・デメリットを理解したうえでポイントを押さえることが重要です。

ここでは、営業にビジネスチャットを取り入れるときのポイントを、以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

誰でも簡単に活用できるか

営業にビジネスチャットを取り入れるときのポイントの1つ目は、誰でも簡単に活用できるかです。

若年層の多くの従業員は日常生活でもチャットを活用していますが、高年層になると使い慣れていないことも考えられます。そのため、誰でも直感的に操作が可能なビジネスチャットを選ぶと良いでしょう。自社だけでなく自社の顧客の年齢層も考慮して導入を決めることをおすすめします。

活用のルールが定められているか

営業にビジネスチャットを取り入れるときのポイントの2つ目は、活用のルールが定められているかです。

ビジネスチャットを運用する前にルールを設定する必要があります。たとえば、簡潔なやりとりのためにあいさつ文は使わない、決定事項は会話が流れて見落とす可能性があるのでメールで伝える、休みの日は触らない、などがあります。自社に必要なルールを策定しましょう。

強固なセキュリティで情報が守れるか

営業にビジネスチャットを取り入れるときのポイントの3つ目は、強固なセキュリティで情報が守れるかです。

ビジネスチャットで顧客とのやりとりを行う場合、自社だけでなく顧客の情報を守れるツールを検討する必要があります。ビジネスチャットのセキュリティは、ツールによって基準が異なります。強固なセキュリティを特徴の1つにしているツールもあるため、選ぶときはセキュリティの詳細を確認しましょう。

関連記事：ビジネスチャットの運用で抑えておくべき5つのルールとは？

営業で効率的な活用が期待できるおすすめビジネスチャット10選

ここでは、営業で効率的な活用が期待できるおすすめビジネスチャット10選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。顧客用に無料で外部IDを発行できるため、社内外問わず迅速な情報共有が可能です。タスクごとにチャットルームが配置されているので、情報を見ながらチャットできます。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. チャット・Web会議・ファイル共有などデータの一元管理が可能
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Chatwork

Chatworkは、中小企業向けのビジネスチャットツールです。チャット機能だけでなく通話・Web会議・ファイル共有が可能です。メッセージの受信を音で知らせてくれるため、顧客からの大事な連絡の見落としを防ぐことができます。また、プランは無料を合わせて3プランあり、有料プランは1人500円から利用可能で1ヶ月無料で試すことができます。

Chatworkの特長

1. 導入企業は、376,000社を突破している
2. 国内利用者No1を誇っている
3. 無料で利用できるプランが用意されている

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Talknote

Talknoteは、リアルタイムの情報共有・データの蓄積・組織運営の改善など、従業員が企業において最大限に力を発揮できる環境をサポートするツールです。「ノート」機能では、伝えたい情報の共有が必要なメンバーごとのノートを作成することで、効率的な情報共有を可能にします。また、タスク管理が可能で、内容・期限・担当者を設定するだけで簡単に今やるべきことが管理できます。顧客からの信頼を得るために必要な機能が揃っているといえます。

Talknoteの特長

1. 導入企業は、1,100社を超えている
2. さまざまな業界で活用されている
3. 無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://talknote.com/

LINE WORKS

LINE WORKSは、LINEと唯一連携が可能なビジネスチャットです。多くのビジネスパーソンがプライベートで活用しているため馴染みのある画面で操作も簡単です。1,000種類以上あるスタンプでは、ビジネスチャットで課題になりやすい「相手の感情がわかりにくい」という点をクリアにすることが可能です。顧客との連絡においても、直感的な操作が可能なため、導入への抵抗を軽減できます。

LINE WORKSの特長

1. 1人あたり1ヶ月450円から利用可能
2. 大企業・非営利団体をはじめさまざまな業界で活用されている
3. 機能に制限はあるが100人まで無料で利用できる

詳細はこちら: https://line.worksmobile.com/jp/

Slack

Slackは、チームワーク・個人のタスクのどちらも1つのプラットフォームで管理できるツールです。「チャンネル」機能を使って必要なメンバーをチャンネルに集め、情報共有を行えます。また、蓄積された会話やファイルはアーカイブとして管理できます。そのため整理されてすっきりした状態で、業務に取り組むことが可能です。顧客ごとにチャンネルを立てれば、情報が混ざってしまうことを避けられます。

Slackの特長

1. 大手企業において活用されている
2. Googleのアカウントでログインが可能
3. 機能に制限はあるが無期限で無料できるプランがある

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

direct

directは、現場の声を聞き続けることでフィールドワークに最適化された、現場の力を最大化する国産ビジネスチャットシステムです。チャット機能をはじめ通話など連絡手段として柔軟に使い分けられる機能が搭載されており、さらにファイル共有・アンケート機能など「誰でも・すぐに」使いこなすことができます。また、柔軟な設定が可能なセキュリティ・管理機能がそろっています。建設現場を顧客とする企業にはおすすめです。

directの特長

1. 現場に特化された使い勝手になっている
2. 強固なセキュリティが搭載されている
3. 最大10名まで無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://direct4b.com/ja/

Microsft Teams

Microsft Teamsは、Microsoft社が提供するリモートワークコラボレーションツールです。チャット機能をはじめ、通話・Web会議機能、ファイル共有機能が搭載されています。Outlookと連携されているため、Outlookから会議設定を送ることが可能です。Wiki機能も搭載されているため、ナレッジの蓄積もできます。多くの企業でMicrosoft 365が活用されていることから、顧客とのやりとりにおいても抵抗が少ないといえます。

Microsft Teamsの特長

1. Microsoft 365を利用していれば無料で使える
2. 3種類の有料プランは430円から利用可能
3. 機能に制限はあるが無料で利用できるプランがある

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Workplace from Meta

Workplace from Metaは、ビジネス向けコラボレーションソフトウェアです。ビデオ通話・ライブ動画などのコラボレーションツールを使って、共同作業ができます。「グループ」機能を活用してチーム・全社でのコミュニケーションが可能です。また、重要な最新情報を必要なメンバーに届けたり、コメント・投稿へのリアクションを通じてフィードバックを受け取ったりできます。全社において顧客情報を共有するために役立つツールといえます。

Workplace from Metaの特長

1. 無制限で簡単にグループを作ることができる
2. 導入までに最短で5週間必要
3. 30日間無料でのトライアルが可能

詳細はこちら: https://ja-jp.workplace.com/

InCircle

InCircleは、警察の仕事で培ったノウハウを導入した、セキュアなビジネスチャットです。シンプルで使いやすく高度なセキュリティで顧客の情報を安全に管理できます。国産のビジネスチャットのため、日本企業向けに最適化されており、簡単・安全な対話で営業をスムーズに進めるためのサポートをしてくれます。

InCircleの特長

1. 「既読」機能で相手がメッセージを開封したかがわかる
2. 1対1の「トーク」機能に加えて数人の「トークルーム」機能を搭載している
3. フル機能を20ユーザーまで無料で利用できる

詳細はこちら: https://ksj.co.jp/incircle/

WowTalk

WowTalkは、従業員間でチャット・無料通話・社内SNSなどの機能を持った企業内チャットツールです。日々の業務の効率化をはじめ、災害時の統制まで幅広く利用シーンを網羅しています。セキュリティ対策も万全の社内情報共有のツールとしてさまざまな場面での活用を可能にします。

WowTalkの特長

1. 利用企業が10,000社を突破している
2. 日・中・英 3カ国語に対応している
3. 1人あたり1ヶ月300円から利用可能

詳細はこちら: https://www.wowtalk.jp/

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

まとめ

今回は、ビジネスチャットを営業で活用するメリット・デメリット・取り入れるときのポイントを解説し、おすすめツール10選を紹介しました。ビジネスチャットは、営業で活用することで顧客とのコミュニケーションがスムーズになるコラボレーションツールです。一方で業務時間外の連絡・誤送信・セキュリティ不安などのデメリットもあるため、対策が必要です。

営業で活用する場合はとくに、相手の企業での活用が可能かどうかを確認する必要があります。クリアすべき検討課題の1つにセキュリティは大きく影響するため、高度なセキュリティが期待できるツールを選びましょう。