ビジネスチャットと電話はビジネスシーンでどう使い分ける？メリット・デメリットより整理
ビジネスチャットは手軽に文字情報でやり取りできる上、資料の送付も容易です。
一方、以前からある電話もいまだにビジネスシーンで活用されています。
ビジネスチャットとともに、それぞれの特性に適したシーンで活用すれば、情報共有を効率化できるでしょう。
そこで今回は、ビジネスチャットと電話それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、両者の使い分け方を解説します。
【目次】
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ビジネスチャットと電話 それぞれのメリット
ここでは、ビジネスチャットと電話それぞれののメリットについて解説します。
- ビジネスチャット
- 電話
1つずつ見ていきましょう。
ビジネスチャット
1つ目は、ビジネスチャットのメリットです。
ビジネスチャットは、独自IDを使って社内外の人とリアルタイムでコミュニケーションができるツールです。既読管理機能があるツールが多く、グループチャットで複数人での情報共有に役立ちます。
プロジェクトや部署単位での連携だけでなく顧客とのやり取りにも活用でき、仕事のコミュニケーション円滑化に有用です。
関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説
ここでは、そのメリットについて以下の3つを解説します。
- 情報共有の効率化
- 複数人でのやり取り
- タスク管理にも有用
1つずつ見ていきましょう。
情報共有の効率化
ビジネスチャットのメリットの1つ目は、情報共有の効率化です。
ビジネスチャットはメールよりもリアルタイムでのやり取りに強みがあり、テンポよくスピーディに情報共有できます。
また、形式的な挨拶文が不要で対面会話のように簡潔に要件を伝えられるため、メッセージ作成時間を短縮できるでしょう。
情報共有の心理的ハードルが下がることで、従業員間のコミュニケーションが活性化できる点もメリットです。
関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説
複数人でのやり取り
ビジネスチャットのメリットの2つ目は、複数人でのやり取りに便利なことです。
ビジネスチャットを使えば、複数人同時並行でやり取りできます。
グループチャット機能を使えば、送信したメッセージやファイルをメンバー全員に直接共有できるため、部署やチーム内の情報共有が容易になるでしょう。
場所を問わず資料交換や会議ができる上、一度の投稿で全メンバーへ連絡でき、伝達漏れを防げる点もメリットです。
関連記事：ビジネスチャットの3つのメリットとは？デメリットと活用ポイントも解説
タスク管理にも有用
ビジネスチャットのメリットの3つ目は、タスク管理にも有用なことです。
タスク管理機能があるビジネスチャットを活用すると、「誰が」「いつまでに」「何をするか」が一目でわかり、タスク進捗状況をチーム内で手軽に共有できます。
この機能は、作業の重複や放置を防ぐためにも有効です。
ホワイトボードやExcelによる管理よりもスムーズにメンバー全員の進捗を確認でき、二重対応や抜け漏れを防げるでしょう。
関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説
電話
2つ目は、電話のメリットです。ここでは、以下の2つを解説します。
- 速やかなレスポンスが可能
- 臨機応変な対応が可能
1つずつ見ていきましょう。
速やかなレスポンスが可能
電話のメリットの1つ目は、速やかなレスポンスが可能なことです。
電話は、リアルタイムでコミュニケーションを取れ、すぐに対応してもらえます。
一方、ビジネスチャットやメールは、相手の都合の良い時間に返信されるため、必要な情報を得るまでに時間がかかることもあるでしょう。
急ぎの用件や即座に返答が必要な場合は電話がベターです。
関連記事：ビジネスチャットとメールの違いは？使い分けのポイントやメリット・デメリットも解説
臨機応変な対応が可能
電話のメリットの2つ目は、臨機応変な対応が可能なことです。
相手の状況に応じてアプローチを柔軟に変えたい場合、電話がより適しています。相手の声や反応から、相手の関心度や温度感を感じ取れるからです。
相手の理解度を確認しながらニーズをヒアリングできる上、声やトーンから感情や意図を読み取ることも可能です。
ビビジネスチャットと電話 それぞれのデメリット
ここでは、ビジネスチャットと電話それぞれのデメリットについて解説します。
- ビジネスチャット
- 電話
1つずつ見ていきましょう。
ビジネスチャット
1つ目は、ビジネスチャットのデメリットです。ここでは、以下の3つを解説します。
- 情報が流れがち
- 工数が増加するリスク
- 通知などで業務を中断させるリスク
1つずつ見ていきましょう。
情報が流れがち
ビジネスチャットのデメリットの1つ目は、情報が流れがちであることです。
チャットでやり取りを重ねるほど過去のメッセージが見づらくなり、必要な情報を探すため遡る手間が生じます。
また複数の話題が同時に進行すると、やり取りが混ざることや返信が抜け漏れることもあるでしょう。
このような問題を解決するため、最近では「ノート」単位で話題を分類できるシンプルな情報共有ツールが活用されるケースも増えてきました。
また、事前にチャットの情報を整理するコツを学んでおくと良いでしょう。
▼ビジネスチャットで古い情報でもすぐに見つけられる整理のコツについては、以下の記事を参考にしてみてください。
→社内チャットで情報が見つからない？整理のコツを紹介
関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説
工数が増加するリスク
ビジネスチャットのデメリットの2つ目は、工数が増加するリスクです。
ビジネスチャットは簡単にコミュニケーションができる分、業務に無関係な会話に脱線しやすい点には注意しなければなりません。
また、業務時間外や休日にチャットが送られると、仕事とプライベートの境界が曖昧になるため、従業員のストレスを増大させる要因にもなるでしょう。
さらに、導入したツールが複雑な場合は研修などの教育コストが発生する点も注意点です。
関連記事：ビジネスチャットで情報共有するメリット・デメリット・ポイントを解説！
通知などで業務を中断させるリスク
ビジネスチャットのデメリットの3つ目は、通知などで業務を中断させるリスクです。
ビジネスチャットの通知音やポップアップが頻発すると、それが原因で従業員の集中力が削がれることもあるでしょう。
また、ビジネスチャットはリアルタイムに情報確認ができる分、メールより素早い返信を期待される場合が多く、通知に気を取られて業務に集中できなくなることも考えられます。
これを防ぐには、既読機能がないツールや通知頻度・通知先を設定できるツールの活用がおすすめです。
関連記事：ビジネスチャットにおけるコミュニケーションのポイントは？注目の背景や活用するメリット・デメリットも解説
電話
2つ目は、電話のデメリットです。ここでは、以下の2つを解説します。
- 相手の時間を奪いかねない
- 証拠として残しづらい
1つずつ見ていきましょう。
相手の時間を奪いかねない
電話のデメリットの1つ目は、相手の時間を奪いかねないことです。
相手が忙しいとなかなか電話がつながらないだけでなく、相手にとって都合が悪いタイミングに電話をかけてしまうこともあるでしょう。
また、必要な内容でも、電話が長いと相手の時間を奪ってストレスの原因になりかねません。事前に話す内容とポイント、質問したい内容を整理し、効率的かつ明確に伝えられるよう準備する必要があります。
証拠として残しづらい
電話のデメリットの2つ目は、証拠として残しづらいことです。
電話は録音しない限り発言の客観的エビデンスが残らないため、「言った・言わない」の議論になりかねません。
契約など重要な内容は、日付や時刻が残るメールやチャットなどで証拠を残しておくと確実です。これにより、発言内容に伴うトラブルが発生した場合も、対処が容易になります。
関連記事：メールの効率化で社内連絡をスムーズに！ビジネスチャットとの併用もおすすめ
ビジネスチャットと電話の使い分け方
ここでは、ビジネスチャットと電話の使い分け方について解説します。
- ビジネスチャットがおすすめのシーン
- 電話がおすすめのシーン
1つずつ見ていきましょう。
ビジネスチャットがおすすめのシーン
1つ目は、ビジネスチャットがおすすめのシーンです。ここでは、以下の2つを解説します。
- 効率的に情報共有したい
- やり取りの履歴を残したい
1つずつ見ていきましょう。
効率的に情報共有したい
ビジネスチャットがおすすめのシーンの1つ目は、効率的に情報共有したいシーンです。
電話は、自分や相手の時間や行動を拘束する側面がありますが、ビジネスチャットであれば任意のタイミングで内容確認ができるため作業の中断を避けられます。
そのため、作業が中断して集中力が阻害されるリスクを軽減できるでしょう。
また、ビジネスチャットはグループ内で一度に情報共有できるため、同じ情報を多数のメンバーに共有したい場合にもおすすめです。
関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～
関連記事：ビジネスチャットの事例7選を紹介！自社の導入検討に役立てよう
やり取りの履歴を残したい
ビジネスチャットがおすすめのシーンの2つ目は、やり取りの履歴を残したいシーンです。
ビジネスチャットは相手とのやり取りが文字情報として残るため、「言った言わない」で揉めるトラブルを防止できます。
文字・画像・動画など多種多様かつ大量のデータをやり取りでき、かつ過去の履歴を遡るだけでこれまでの経緯を把握できるでしょう。
但し、後から経緯を把握しようとしても情報が探せなくなってしまうことがあります。事前にチャットの情報を整理するコツを学んでおくと良いでしょう。
▼ビジネスチャットで古い情報でもすぐに見つけられる整理のコツについては、以下の記事を参考にしてみてください。
→社内チャットで情報が見つからない？整理のコツを紹介
関連記事：ビジネスチャットの運用で押さえておくべき5つのルールとは？
関連記事：無料で使えるビジネスチャットサービス8選！選び方も解説
電話がおすすめのシーン
2つ目は、電話がおすすめのシーンです。ここでは、以下の2つを解説します。
- 速やかかつ確実に対応したい
- 細かなニュアンスまで伝えたい
1つずつ見ていきましょう。
速やかかつ確実に対応したい
電話がおすすめのシーンの1つ目は、速やかかつ確実に対応したいシーンです。
速やかかつ確実な対応を求める場合は、素早く相手とコンタクトを取ることが欠かせません。その場合、即時に相手と情報を共有できる電話が適しています。
緊急対応が必要なトラブル発生時に相手が電話に出なくても、不在着信が残れば気づき次第すぐかけ直してくれる確率が高まります。
デジタルツールに不慣れな方との連絡においても、使い慣れた電話が有効です。
細かなニュアンスまで伝えたい
電話がおすすめのシーンの2つ目は、細かなニュアンスまで伝えたいシーンです。
電話は、声の雰囲気から相手の心情が伝わりやすい点が特徴です。そのため、文字では伝わりにくい細かなニュアンスも伝えたい場合には電話が適しています。
たとえば、ミスやトラブルに対するお詫びを文字だけで伝えると「気持ちがこもっていない」と受け止められる可能性もあります。
文字でのやり取りよりも電話の方が感情を適切に伝えられるでしょう。
電話機能を搭載したビジネスチャットツール「CrewWorks」
CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・プロジェクト管理・Web会議などをシームレスに組み合わせ、業務のスムーズな進行をサポートするツールです。
通常のチャットツールでは、情報が分散し、どこでどのような話をしたのかを探すのに時間がかかることも少なくありません。CrewWorksでは、プロジェクトやタスクごとにチャットが自動で紐づくため、すぐに必要な情報へアクセスできます。
また、スマホアプリのチャット画面から1クリックですぐに電話を行うことができます。通常の電話はもちろん、ビデオ通話機能によりWeb会議を行うことも可能です。
CrewWorksでは、無料で最大50ユーザーまで使えるフリープランを提供しています。ぜひご活用ください。
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まとめ
今回は、ビジネスチャットと電話のメリット・デメリットを踏まえ、両者の使い分け方を解説しました。
ビジネスチャットは複数人でのやり取りが効率的な上、タスク管理にも使えます。反面、情報が流れがちな点と公私混同に陥りがちな点などには注意が必要です。
効率的にやり取りしたい場合ややり取りの証拠を残したい場合にはビジネスチャットがおすすめといえます。
一方で、電話は速やかかつ臨機応変なレスポンスが可能な点が強みです。ただ、相手の時間を奪う上に、証拠として残りづらい点には注意しなければなりません。
速やかに回答を得たい場合や、文字だけでは伝えづらい細かなニュアンスまで相手に伝えたい場合におすすめです。
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