ビジネスチャットとメールの違い

はじめに、ビジネスチャットとメールの違いを解説します。

ビジネスチャットは、若い世代を中心にプライベートでの連絡手段として定着しています。簡単にスピード感がある双方向のコミュニケーションが可能なため、ムダのない効率的なやり取りが期待できます。

一方でメールは、ビジネスの連絡手段として年齢層を問わず定着しています。かしこまった形式を必要とする相手や、長文で丁寧な説明が必要な場合に好まれる方法といえます。

双方向のコミュニケーションはどちらでも可能ですが、ビジネスチャットとメールでは、それぞれの良さを活かした使い方があります。そのため、利用シーンによって使い分けをすることがおすすめといえます。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

ビジネスチャット・メールのメリット

ここでは、ビジネスチャット・メールのメリットをそれぞれ解説します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットのメリットは、以下の3点です。

1つずつ見ていきましょう。

スピーディーなやりとりができる

ビジネスチャットのメリットの1つ目は、スピーディーなやりとりができることです。

ビジネスチャットツールの大きな特徴として「リアルタイムでのコミュニケーションが可能」という点が挙げられます。

ビジネスチャットでのやりとりには、メールの文頭によくある「お世話になります。〇〇の△△です」といったあいさつ文を必要としません。また短文で簡潔な表現でのやりとりになるため、メッセージの作成のための時間も必要としないのです。

そのためメールに比べて、よりスピーディーな連絡・情報共有が可能です。

カジュアルな会話で完結できる

ビジネスチャットのメリットの2つ目は、カジュアルな会話で完結できることです。

ビジネスチャットでは、かしこまった表現を必要とせず、すぐに本題に入ってやりとりをすることができます。

伝えたいことを丁寧な文体に変換しようと文章を考える時間も省いて、カジュアルな会話のまま迅速なコミュニケーションでき、欲しい回答をスムーズに得ることができます。

会話に必要なテキスト以外の情報の送受信ができる

ビジネスチャットのメリットの3つ目は、会話に必要なテキスト以外の情報の送受信ができることです。

ビジネスチャットでは、会話を進める中で必要となる画像・ファイル・URLの送受信が可能です。

会話の途中で、確認して欲しい画像やファイル、参考資料になるようなURLを送ることで、会話の内容を補完しながら話を進めることができます。

また、誤送信した画像やファイルは削除することもでき、情報漏えいのセキュリティリスクを抑制できます。

関連記事：ビジネスチャットの3つのメリットとは？デメリットと活用ポイントも解説

メール

メールのメリットは、以下の2点です。

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスでの連絡方法として定着している

メールのメリットの1つ目は、ビジネスでの連絡方法として定着していることです。

多くの企業では、長年ビジネスの連絡手段としてメールを活用しています。そのため年齢層を問わず活用が定着しており、使うことに抵抗を感じない従業員も多いといえます。

特に目上の相手などは、かしこまった表現を使うことが礼儀ともされているため、その点においてもメールでのやりとりは重宝されているといえます。

相手の時間を拘束しない

メールのメリットの2つ目は、相手の時間を拘束しないことです。

メールは「双方向のコミュニケーション」ではありますが、基本的に相手が都合の良いタイミングに読んで返信をする、という使い方が少なくありません。

そのため、メールで伝える場合「ご都合のよろしいときにご確認・ご返信ください」というような暗黙のメッセージも含まれているといえます。

緊急性がなく回答を急がない場合、また、一方的に伝えたいだけの内容の場合はメールがおすすめともいえます。

ビジネスチャット・メールのデメリット

ここでは、ビジネスチャット・メールのデメリットを解説します。

ビジネスチャット

ビジネスチャットのデメリットは、以下の2点です。

1つずつ見ていきましょう。

通知が気になってしまう

ビジネスチャットのデメリットの1つ目は、通知が気になってしまうことです。

ビジネスチャットでは、メッセージが届くと「通知バッジ」が点灯したり、音によって知らせてくれたりします。

普段から業務を進める上でコミュニケーションが多く発生する従業員や、複数のプロジェクトに参加しているメンバーは、連絡も多くなるため通知が増えてしまう問題が起こります。

そうなると通知がくるたびに、優先してビジネスチャットを開いて返信をしてしまう、というような非効率的な運用になる懸念があります。

また、既読機能が搭載されたチャットの場合、早く既読にしなければならないという焦りや未読スルーのストレスが生産性を低下される可能性もあり、注意が必要です。

雑談が増える

ビジネスチャットのデメリットの2つ目は、雑談が増えることです。

ビジネスチャットでは気軽に連絡ができるうえに、かしこまった表現を省くことができるため、従業員同士やチームの円滑なコミュニケーションが活性化します。

一方で、雑談が増える傾向にあります。親しい間柄の従業員であれば、グチなどを言い合うこともあるでしょう。しかし雑談をすべて禁止にすればコミュニケーションに歯止めがかかってしまう懸念があります。

適度な雑談を含めたコミュニケーションが取れるよう、企業側でのマナーやグループチャットの作成基準も含めた基本ルールの策定が求められるのです。

関連記事：ビジネスチャットで情報共有するメリット・デメリット・ポイントを解説！

メール

メールのデメリットは、以下の2点です。

1つずつ見ていきましょう。

やりとりにスピードを求めにくい

メールのデメリットの1つ目は、やりとりにスピードを求めにくいことです。

メールでは、伝える側が伝えたい内容を一方的に伝えることになります。そのため、相手からの返信を促しにくく、やりとりの完結までに時間がかかる傾向があります。

メールにおいてできる限り早めに返信をもらいたい場合、件名やメール内に希望する返信期限を記載しておく必要があります。特に目上の人に対しては、スピード感のある対応を求めにくい傾向があります。

一歩踏み込んだコミュニケーションにつながりにくい

メールのデメリットの2つ目は、一歩踏み込んだコミュニケーションにつながりにくいことです。

メールの文面は、ビジネス上のあいさつ文にはじまり、文書の構成もフォーマルな形式になりやすいことから、相手の懐に入るような踏み込んだコミュニケーションが難しくなります。

そのため、相手とより深い関係性を目指す場合、メールだけではなく、電話をしたりアポイントを取って直接対面で話したりとアナログなやり取りを併用する傾向があります。

ビジネスチャット・メールを使い分けるためのポイント

ビジネスチャット・メールには、それぞれのメリット・デメリットがあります。そのため「使い分け」をすることで、それぞれの良さが活かせるともいえます。

ここでは、ビジネスチャット・メールを使い分けるためのポイントを、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内・社外で使い分ける

ビジネスチャット・メールを使い分けるためのポイントの1つ目は、社内・社外で使い分けることです。

多くの企業で採用されている使い分けとして、社内のやりとりはビジネスチャットで行い、社外とのやりとりはメールで行うという方法があります。

この場合、社内で十分に話し合われた内容を、社外関係者には「お知らせ」「報告」というような一方的に記録として通達するような連絡になる傾向があります。

ビジネスチャットはまだ、ビジネスに浸透し始めて間もないため、取引先によっては使うことに抵抗を示す場合もあることから、ビジネスチャットとメールを社内・社外で使い分けることがおすすめといえます。

関連記事：社内向けチャットのルール7選と避けるべきNG行為を徹底解説

重要度で使い分ける

ビジネスチャット・メールを使い分けるためのポイントの2つ目は、重要度で使い分けることです。

ビジネスチャットの注意点の1つに「会話が流れてしまう」ということがあります。ビジネスチャットでは、複数人で短文での会話が繰り返し行われるため、重要度が高い指示などが流れてしまうことも少なくありません。

そのためビジネスチャットは、決定事項を知らせる場として活用するのは難しいといえます。

ビジネスチャット・メールの使い分けのルールとしては、打ち合わせはビジネスチャットで行い、履歴としてエビデンスを残す必要がある決定事項はメールに内容をまとめて関係者に送信するという方法をおすすめします。

関連記事：ビジネスチャットで実現する業務効率化とは？導入時に押さえたいポイントも解説

まとめ

今回は、ビジネスチャットとメールの違い・それぞれのメリット・デメリット・使い分けのポイントを解説しました。

ビジネスチャットは若い世代に定着して活用されている一方で、メールは、世代を問わず日常的にビジネスに用いられています。

スピード感という点ではビジネスチャット、丁寧で確実な連絡という点ではメールが上回るため、それぞれのメリット・デメリットを理解したうえで、適切な使い分けをしてきましょう。