業務効率化ツールとは

業務効率化ツールは、テクノロジーを活用して作業の効率化を支援するツールです。一言で業務効率化ツールといっても、データを蓄積・分析して改善策を講じる、手間のかかる作業を自動化する、コミュニケーションの促進を図るなど、多様な種類があります。目的にあった業務効率化ツールを導入することで、コストやミスを減らし、生産性の向上や業務時間の削減が見込めます。

業務効率化ツールを導入すべき理由

ここでは、業務効率化ツールを導入すべき理由について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

人的ミスを削減できる

業務効率化ツールを導入すべき理由の1つ目は、人的ミスを削減できることです。多くの人は、毎回同じ品質で作業を行うことが難しく、日常の体調変動などもミスに影響を与えます。特に、繰り返し行う単純な作業におけるミスは、本人が気づきにくい性質のものです。

そこで、単純作業をツールに委ねることで、創造的な仕事により集中でき、ミスを減らす効果が期待できます。

生産性の向上が見込める

業務効率化ツールを導入すべき理由の2つ目は、生産性の向上が見込めることです。ITツールによって作業の自動化や効率化を図ることで、人件費や作業時間の削減が可能になります。特に、企業が長時間労働の問題を抱えている場合、業務の時間を短縮することで残業費を削減でき、従業員は仕事とプライベートのバランスを良好に保てるようになります。

結果的に、従業員一人一人の生産性が向上し、企業の利益にも良い影響を与える可能性があります。

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人材不足の解消につながる

業務効率化ツールを導入すべき理由の3つ目は、人材不足の解消につながることです。目的にあったツールを活用することで、以前は2時間かかっていた作業が30分で済むようになるなど、作業時間を大きく短縮できます。そのため、少人数で必要な業務を賄えるようになり、結果として人材不足の問題解消が見込めます。

業務効率化ツールの種類

ここでは、業務効率化ツールの種類について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとは、Web会議システムやビジネスチャットツールのように、オンライン上でコミュニケーションを取るためのツールです。どこにいても、いつでも情報を共有でき、意思疎通を図れます。業務に必要な情報や知識を迅速に得られるため、仕事の効率化につながります。

特に、リモートワークを行っている場合や、遠隔地にいるチームメンバーとプロジェクトを進めるときには、コミュニケーションツールの導入が大きな効果を発揮します。

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タスク管理ツール

タスク管理ツールとは、タスクやプロジェクトの進行状況を把握し、チーム内で情報を共有するためのツールです。業務の優先順位を明確に設定し、より効率的に作業を進めることができます。また、チームメンバー間での進捗状況の共有が容易になるため、互いにサポートしやすくなり、作業効率の向上が期待できます。

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オンラインストレージツール

オンラインストレージツールは、データやファイルをインターネット上に保存し、どこからでもアクセスして閲覧や編集ができるようになるツールです。外出先からでも作業を行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。また、自動でバックアップが取れるため、データ損失のリスクを軽減でき、万が一データを失ったときでも復旧が見込めます。

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ナレッジ共有ツール

ナレッジ共有ツールとは、業務遂行に必要な知識・経験・技術などを社内でアクセスしやすい形で共有するツールです。効率的な作業方法を組織全体で共有でき、業務の効率化や生産性の向上が図れます。また、新人教育の効率化にも、ナレッジ共有ツールは有効です。

過去の事例や解決策がナレッジ共有ツール内に蓄積されていれば、新入社員はナレッジ共有ツールの情報で学習ができ、自己解決が図れます。さらに、ナレッジ共有ツールを通じて、経験豊富な先輩社員から新入社員が直接アドバイスを受けるなど、コミュニケーションの場としても利用可能です。

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業務効率化ツールの選び方

ここでは、業務効率化ツールの選び方について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的にあった機能はあるか

業務効率化ツールの選び方の1つ目は、目的にあった機能はあるかという点です。ツールは多機能になるほど操作が複雑になり、逆に業務の効率を下げ、ストレスを感じる可能性があります。

例えば、勤怠管理で経費精算の機能もほしい場合は、どちらの機能も搭載されているツールを選ぶべきです。しかし、単に勤怠の打刻だけが目的であれば、打刻機能に特化したシンプルなツールの方が向いています。業務効率化ツールは、実務に必要な機能が備わっているかを基準に選ぶことが重要です。

操作性はよいか

業務効率化ツールの選び方の2つ目は、操作性はよいかという点です。操作を覚えるのに時間がかかるような使いにくいシステムでは、業務の効率化どころか効率を下げてしまう恐れがあります。また、ツールは従業員に活用されなければ意味がなく、導入費や労力が無駄になる可能性があります。

多くのツールには無料トライアル期間が設けられているため、実際に使ってみて、従業員が容易に使いこなせるか、継続して使用可能かを事前に確認しましょう。

セキュリティ対策はされているか

業務効率化ツールの選び方の3つ目は、セキュリティ対策はされているかという点です。 特に、クラウド型のプロジェクト管理ツールを選ぶときには、情報セキュリティ対策がしっかりしているツールを選ぶことが重要です。

インターネットを介してアクセスするクラウドサービスは、サイバー攻撃などのリスクにさらされやすいためです。データの暗号化や多要素認証をはじめとした、アクセス管理や不正アクセス防止策が整っているか、サービスの公式ホームページや資料請求で、事前に調べましょう。

サポート体制はあるか

業務効率化ツールの選び方の4つ目は、サポート体制はあるかという点です。導入時や運用開始後にベンダーからサポートを受けられるツールを選択することで、余計な手間をかけずにツールを活用できるようになります。操作に困った場合でも、サポートが受けられれば、社内で時間を割いて対応する必要がなく、作業の効率化が図れます。

サポート内容を比較するときには、無償で提供されるサポートの範囲や、有償で利用可能なサービス内容なども確認しましょう。

業務効率化ツールのおすすめ7選

ここでは、おすすめの業務効率化ツールについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・Web会議など複数の機能を1つに統合したオールインワンの業務効率化ツールです。場所を選ばずに意思疎通や情報共有ができるため、リモートワークや外出が多い方とも、迅速にコミュニケーションを取ることができます。誰もが簡単に使いこなせる直感的なインターフェースが特徴です。30日間の無料トライアル期間を設けているため、試用して使い勝手を確かめることもできます。

CrewWorks（クルーワークス）の特長

1. オールインワンで情報を一元管理
2. 直感的で使いやすいユーザーインターフェース
3. ツールの一元化で効率的なコミュニケーションを実現

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Backlog

Backlogはタスク漏れやスケジュール遅延を防ぎ、現場の状況の見える化を支援するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。分かりやすいユーザーインターフェースで操作性がよく、業務改善に貢献します。タスクや進捗の管理がシンプルに行え、チーム内のコミュニケーションを活性化します。

Backlogの特長

1. タスク管理が簡単で直感的に行える
2. 業務の見える化で進捗を把握できる
3. メンバーが増えても料金は変わらない

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Slack

Slackは、チームコミュニケーションとコラボレーションを目的としたビジネスチャットツールです。チャンネルごとにチームメンバーを追加し、チャットでやりとりするだけでなく画像・ドキュメントなどさまざまなファイルの共有も容易に行えます。AIを活用した会話の要約も可能で、作業の効率化を図ります。ツール内では検索機能も活用できるため、過去のメッセージから必要な情報を探し出すことも可能です。

Slackの特長

1. AIによる定型作業の自動化
2. 柔軟なコミュニケーション手段
3. チームに必要な情報を1か所に集約

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp

Trello

Trelloは、シンプルな操作性で多機能が備えられているプロジェクト管理ツールです。ボード・リスト・カードと呼ばれるプロジェクトに必要な要素を視覚的に整理でき、進捗状況を一目で把握できます。小規模から大規模まで、多様な規模のプロジェクトにも柔軟に対応可能です。ツール内でワークフローを構築すれば、作業や確認漏れを防ぐこともできます。

Trelloの特長

1. 直感的な操作で誰でも簡単に使用可能
2. カスタマイズと自動化で効率アップ
3. チームとタスクの進捗を一目で把握

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Asana

Asanaは、タスクを見える化し、部門を超えたコミュニケーションとコラボレーションを促すプロジェクト管理ツールです。どのチームメンバーでもタスク・プロジェクト・チームメンバー間の関連性が見える化できるため、プロジェクトの全体像を把握しやすいという特徴があります。リアルタイムで進捗を確認できるため、不要な進捗報告を避けられるのも魅力です。

Asanaの特長

1. かんばんボード方式のタスク管理で仕事と目標の見える化
2. リアルタイムに進捗を追跡可能でチーム全体の負担を軽減
3. 仕事の流れが一目で分かる効率的なプロジェクト管理

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Notion

Notionは、AIを駆使してドキュメント作成・ナレッジの整理・プロジェクト管理を1つのプラットフォームで実現する業務効率化ツールです。カレンダー表示機能を使えば、複数メンバーの予定を一目で閲覧できるため、個々にスケジュールを確認する必要はありません。タスクの可視化や情報の一元化が行えるため、複雑なプロジェクトの管理をこなしたい場合にも向いています。

Notionの特長

1. ドキュメント・タスクなど多様な情報を一元化
2. 複雑なプロジェクトもタスク管理機能でスムーズに管理
3. カスタマイズができる直感的操作のUI

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp

Box

Boxは、場所やデバイスを選ばずに情報の共有が行えるクラウド型のファイル共有ツールです。ファイルを安全に保存・共有・管理するための機能を豊富に備えているため、リモートワークが多いチームにも向いています。ファイルアクセス制御やセキュリティポリシーの設定など、セキュリティ対策も充実しています。GmailやMicrosoft Teamsなど、1,500以上のアプリと連携できるのも魅力です。

Boxの特長

1. 高度なセキュリティでファイルを保護
2. マルチデバイス対応で効率的な共同作業をサポート
3. 業務プロセスの自動化とAI活用で生産性アップ

詳細はこちら: https://www.box.com/ja-jp/home

業務効率化に成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、業務効率化ツールのおすすめ7選・選び方・種類を解説しました。業務効率化ツールは、人的ミスの削減や生産性の向上に役立ちます。

業務効率化ツールには、コミュニケーションツール・タスク管理ツール・オンラインストレージツール・ナレッジ共有ツールなどさまざまなツールがあるため、目的にあった機能のあるツールを選ぶことが大切です。本記事を参考に、自社にあったツールを導入してみてください。