エクセルをタスク管理に活用！メリットやポイントなどをまとめて解説

エクセルをタスク管理に活用するメリット

タスク管理とは、業務を細かい単位に分割し、優先順位や締切を明確にして効率的に進める手法です。

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作業の重複や漏れを防ぎ、タスクの平準化や全体の生産性向上につながります。

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また、チーム内で情報共有やコミュニケーションを促進することで、協力体制の強化も期待できるでしょう。

▼タスク管理に役立つエクセルの機能（一例）

ここでは、エクセルをタスク管理に活用するメリットについて、以下の5点を解説します。

導入事例が豊富

エクセルをタスク管理に活用するメリットの1つ目は、導入事例が豊富なことです。

多くの企業で、MicrosoftのOfficeが導入されていますが、エクセルはOfficeに含まれており、エクセルを用いたタスク管理の事例も数多く見られます。

そのため、自社でも導入事例を参考にしながらスムーズにタスク管理に活用できる可能性が高いでしょう。

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多くの方に馴染み深いツール

エクセルをタスク管理に活用するメリットの2つ目は、多くの方に馴染み深いツールであることです。

エクセルは代表的な表計算ソフトであり、エクセルの操作方法に慣れている方は多いでしょう。

また、直感的な操作が可能な使いやすいソフトのため、特別な研修や新しいスキルの習得がなくとも、無理なくスムーズにタスク管理の導入・運用を始められるでしょう。

追加費用が不要

エクセルをタスク管理に活用するメリットの3つ目は、追加費用が不要であることです。

エクセルにはタスク管理に役立つ基本機能が標準で備わっており、新たなアプリの購入やサブスクリプション契約は必要ありません。

エクセルを用いていないケースでも、Microsoft OfficeやMicrosoft 365の導入が済んでいれば、エクセルの利用が可能です。

豊富なテンプレート

エクセルをタスク管理に活用するメリットの4つ目は、豊富なテンプレートです。

Microsoft社以外にも、さまざまな企業や個人がタスク管理に役立つエクセルテンプレートを公開しています。

ガントチャート・ToDoリスト・スケジュール管理などのフォーマットを一から作成すると時間がかかりますが、テンプレートを活用すれば労力と時間を大幅に省けます。

カスタマイズ性の高さ

エクセルをタスク管理に活用するメリットの5つ目は、カスタマイズ性の高さです。

エクセルは、条件付き書式・プルダウン・関数・マクロなどを使って幅広くフォーマットをアレンジできます。

タスクやプロジェクトの内容ごとにフォーマットを自由にカスタマイズできるため、同じテンプレートでも目的や作業状況に合わせて管理表を自在にアレンジ可能です。

操作自体も簡単で、管理項目の追加や関数の変更、フォーマットの調整なども容易です。

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
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エクセルでタスク管理を行う方法

ここでは、エクセルでタスク管理を行う方法について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

WBS

エクセルでタスク管理を行う方法の1つ目は、WBSです。

WBS（Work Breakdown Structure：作業分割構成図）を作成することで、タスクの洗い出しと細分化を実施できます。タスクの洗い出しには明確なゴール設定が必要です。

関連記事：プロジェクト管理で覚えておきたい手法WBS！作り方やおすすめツール6選も紹介

まずはゴールまでの作業を細分化しましょう。その場合、できる限りタスクを細分化し、抜け漏れを防ぐことが重要です。

▼WBSで把握したい項目（例）

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ガントチャート

エクセルでタスク管理を行う方法の2つ目は、ガントチャートです。

ガントチャートは、WBSで細分化したタスクと担当者を縦軸に、日時を横軸にそれぞれ記入した横棒グラフです。これによりタスクの流れが可視化され、スケジュールを容易に把握できます。

また、作業順序の適切さやマイルストーンに間に合うか否かなど、タスクの状況を逐次確認できる点もメリットです。

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エクセルでタスク管理を行うときの注意点

ここでは、エクセルでタスク管理を行うときの注意点について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

デフォルトでは同時編集は不可能

エクセルでタスク管理を行うときの注意点の1つ目は、デフォルトでは同時編集は不可能であることです。

デフォルト状態のエクセルでは、複数人が同時にデータを編集することは不可能で、他のメンバーが編集している場合は、読み取り専用でしかファイルを開けません。

そのため、共同作業による効率化ができず、データの更新が遅れる恐れがあります。ただし、Microsoft 365のエクセルやGoogle Drive上にエクセルファイルを保存すれば対応可能です。

複雑なプロジェクトの管理には不向き

エクセルでタスク管理を行うときの注意点の2つ目は、複雑なプロジェクトの管理には不向きであることです。

エクセルでタスク管理をするには、プロジェクトごとにファイルを作成する必要があります。その分、プロジェクト数が増えるとファイル管理が煩雑になります。

また、エクセルの機能を使いすぎるとファイルが重くなり、動作が遅れることもあるでしょう。

さらに、エクセルでは複雑なガントチャートの作成・管理は困難なため、ガントチャートをタスク管理に使いたい場合にも注意が必要です。

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フォーマットの統一が困難

エクセルでタスク管理を行うときの注意点の3つ目は、フォーマットの統一が困難なことです。

エクセルは柔軟にカスタマイズしやすい分、担当者やチームごとにフォーマットにばらつきが生じやすい側面もあります。

フォーマットや運用ルールが統一されていないと、入力ミスが発生しやすい上、進捗状況の把握が困難になりかねません。

モバイル表示には不向き

エクセルでタスク管理を行うときの注意点の4つ目は、モバイル表示には不向きであることです。

基本的に、エクセルはパソコン向けに設計されており、モバイル表示には向いていません。スマホなどモバイル画面で拡大表示すると、フォントやボタンも小さくなり、操作しにくいでしょう。

また、条件付き書式などタスク管理に有効な機能の中には、アプリ版のエクセルでは有料プランでしか使えないものもあります。

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エクセルでタスク管理を行うポイント

ここでは、エクセルでタスク管理を行うポイントについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目標の明確化

エクセルでタスク管理を行うポイントの1つ目は、目標の明確化です。

エクセルでタスク管理を始める前には、達成したい目標やゴールを明確に設定しましょう。これにより、エクセルシートの設計や必要なデータの種類、追跡すべき指標が明確化できるため、効率的な業務管理が実現できます。

目標の明確化には、まず業務プロセス全体の流れや主要なステップを理解することが欠かせません。プロセス全体を把握することで、エクセルシートに必要な項目や構成を適切に計画できます。

関連記事：プロジェクト管理の目標とは？設定が重要な理由・進め方と成功のポイントを解説

業務の洗い出し

エクセルでタスク管理を行うポイントの2つ目は、業務の洗い出しです。

まずはプロジェクトや業務の全体像を理解しましょう。それには、業務の進行方法・主要ステップ・関連タスク・社内外の関係者・リソースを把握することが重要です。

これを徹底することで、リソースの割り当てやタスクの進捗管理が可能になります。また、担当者を明確化することで、責任の所在と伝達経路も整理できるでしょう。

優先順位の決定

エクセルでタスク管理を行うポイントの3つ目は、優先順位の決定です。

タスクの優先順位を決めるためには、まずプロジェクト全体のゴールとタスクごとの締切を踏まえて、目標や期限を明確化することが欠かせません。

そこから、各タスクの重要性と緊急性を考慮し、優先順位を決定しましょう。 エクセルでは、色分け・アイコン・条件付き書式などの機能を使用することで、タスクの重要度を直感的に把握できます。

関連記事：仕事の優先順位がつけられない！優先順位付けの流れや仕事を進めるポイントについて解説

定期的な更新

エクセルでタスク管理を行うポイントの4つ目は、定期的な更新です。

タスクの進捗状況が常に最新であれば、チーム全体の作業進捗状況を正確に把握できます。更新作業を習慣づけるために、チーム内で更新ルールを決めて徹底しましょう。

個人とチームなど複数の管理表を更新する場合は、更新漏れにも注意しなければなりません。

必要な機能のみ活用

エクセルでタスク管理を行うポイントの5つ目は、必要な機能のみ活用することです。

エクセルのタスク管理表に機能を追加しすぎると、かえってマイナス面が生じかねません。

関連記事：タスク管理表を徹底解説！メリット・運用の注意点・作成方法も詳しく紹介！

▼機能を追加しすぎると発生しうるマイナス面（例）

あくまでもシンプルで使いやすい設計を心がけることで、継続的かつ効果的にタスク管理を続けられます。高度な機能が必要な場合は、エクセル以外の管理ツールを検討しましょう。

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
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まとめ

今回は、エクセルでタスク管理を行うメリットや注意点などに加えて、エクセルでタスク管理を行うポイントも解説しました。 タスク管理はエクセルでも可能です。

エクセルを使えば追加費用が不要で柔軟にカスタマイズできるなどさまざまなメリットがあります。ただし、デフォルトではエクセルの同時編集は不可能な点などに注意しましょう。

エクセルでタスク管理を行う場合、目標の明確化や定期的な更新などが欠かせません。

また、必要な機能のみ活用することで、機能を追加しすぎて動作が遅くなるなどのリスクを回避できます。

エクセルでのタスク管理の注意点やデメリットを解消するためには、専用のタスク管理ツールの導入が効果的です。

チーム全体で進捗や担当を一元管理でき、履歴も自動で残せるため、業務効率が飛躍的に向上します。

エクセルと同様に無料で使えるタスク管理ツールを「【2025年版】無料のタスク管理ツールおすすめ個人・仕事向け計15選を徹底比較！」の記事で紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。