情報整理をツールで行うメリット

情報整理ツールは、多種多様かつ大量の情報を整理し、必要なシーンですぐに見つけられるよう整理しておくツールです。

これを使うことで、情報の探しやすさが向上し、業務効率のアップにもつながるしょう。

ここでは、情報整理をツールで行うメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報検索がしやすい

情報整理をツールで行うメリットの1つ目は、情報検索がしやすいことです。 情報整理ツールを使うと、大量の情報を効率的に管理できます。

必要な情報もすぐに探し出せるので、業務に情報を効果的に活用できるでしょう。同じ情報が重複してしまい、探し出すのに苦労している方にこそ、情報整理ツールがおすすめです。

情報共有を促進できる

情報整理をツールで行うメリットの2つ目は、情報共有を促進できることです。 情報整理ツールでは、従業員全員が同じプラットフォームで情報にアクセスできるため、情報共有がスムーズに行えます。

これにより、社内の情報共有が活発になり、組織全体の知識レベル向上も期待できるでしょう。

関連記事：情報共有を活性化させるメリットは？具体的な手順とポイントも解説

業務効率化を実現できる

情報整理をツールで行うメリットの3つ目は、業務効率化を実現できることです。 情報整理ツールを使うことで、情報を探す時間や情報共有にかかる時間を大幅に削減できます。

これにより業務効率化を実現でき、人件費削減や生産性向上にも寄与するでしょう。

関連記事：仕事効率化に役立つアイデア16選！実行する手順や事例も解説

情報を深く理解できる

情報整理をツールで行うメリットの4つ目は、情報を深く理解できることです。 情報整理ツールで情報を整理・共有する過程で、自分の考えも整理できます。

そのため、今までより深く情報を理解できます。ツール上で情報のアウトプットを行うことで、より一層情報への理解が深まるでしょう。

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情報整理ツールの種類

ここでは、情報整理ツールの種類について、以下の6点を解説します

1つずつ見ていきましょう。

情報共有ツール

情報整理ツールの種類の1つ目は、情報共有ツールです。

情報共有ツールを使えば、テキストベースの情報を一元管理できます。キーワード検索で必要な情報にすぐアクセスできるため、業務マニュアルや議事録などを共有したい場合におすすめです。

フォルダ分けやアクセス権限の設定機能があると、一層便利です。

関連記事：【2025年版】プロジェクトの情報共有に役立つツール14選

文書管理ツール

情報整理ツールの種類の2つ目は、文書管理ツールです。 文書管理ツールを使えば、PDFやExcelなど様々な種類のファイルをまとめて管理できます。

オンラインストレージとも呼ばれ、大容量のデータを保存できますが、文書以外にも、画像や動画、アプリケーションなどの管理も可能です。

関連記事：クラウド文書管理ツールおすすめ12選！比較ポイントとデメリットも解説

ビジネスチャット

情報整理ツールの種類の3つ目は、ビジネスチャットです。 チャットツールを使うことで、リアルタイムで手軽にコミュニケーションを取れます。

グループチャットもでき、リモートワークでも活用可能です。ただし、手軽なコミュニケーションには向いていますが、過去の会話を探したい場合には検索に手間がかかることもあります。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

タスク管理ツール

情報整理ツールの種類の4つ目は、タスク管理ツールです。 タスク管理ツールは、業務の進捗状況を管理します。

チームメンバーにタスクの割り当てや、タスクとそれに必要な資料を紐付けができます。チームで利用する場合は、チーム向け機能があるか確認しましょう。

関連記事：テレワークに便利なタスク管理ツール16選を紹介！導入がおすすめな理由・導入効果・選び方も解説

社内Wiki

情報整理ツールの種類の5つ目は社内Wikiです。 社内Wikiツールは「社内版Wikipedia」と言え、従業員のノウハウを蓄積・共有できるWikiツールです。

検索機能が充実していれば、一層情報を探す手間を減らせます。

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

IT資産管理ツール

情報整理ツールの種類の6つ目は、IT資産管理ツールです。

IT資産管理ツールとは、パソコン、スマートデバイス、プリンタなどのハードウェア、 OS、ミドルウェア、アプリケーションなどのソフトウェア、クラウドサービス、通信回線などのライセンスや利用アカウントといったさまざまなIT関連の資産を管理するツールです。

ハードウェアやソフトウェアの適切な更新時期を決定し、ライセンス適正数を把握してライセンス数超過を防止し、コスト削減を実現します。

社内にあるクライアントコンピュータの操作ログ、サーバのアクセスログなどを取得して内部監査に利用したり、許可されていない社外デバイスをネットワークに接続した際に検知、遮断したりといったセキュリティ機能が統合されているサービスもあります。

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情報整理ツールおすすめ5選（無料あり）

ここでは、おすすめの情報整理ツールについて、以下の5点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社がリリースしているオールインワンのコミュニケーションツールです。 ビジネスチャット・プロジェクト管理・ファイル共有など、ビジネスの情報整理に役立つ機能が豊富に存在しています。チャット、タスクなどで行われるすべてのコミュニケーションを、プロジェクトごとに構造化して管理することができます。UIも見やすく直感的な操作ができるため、ITリテラシーに自信がなくても使いこなせるでしょう。

CrewWorksの特長

1. オンラインデモ・無料相談を開催
2. iOS・Androidアプリあり
3. 最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Evernote

Evernoteは、Evernote社が提供する多機能メモアプリです。 文字データだけでなく画像や動画、PDFファイルなどさまざまな形式のデータを、情報として保存できます。他のアプリと連携すれば、さらに多くの情報を整理できるでしょう。作成したノートは容易に他者と共有できるため、整理したデータを複数メンバーで共有したい場合にも便利です。

Evernoteの特長

1. 写真やスキャンデータから文字認識
2. 便利なテンプレートが豊富
3. Freeプランあり

詳細はこちら: https://evernote.com/ja-jp

Notion

Notionは、Notion社が提供するドキュメント作成ツールです。 社内Wikiやカレンダーなど、情報整理に役立つ機能が豊富に存在します。テンプレートは2万パターン以上あるので、デザインに自信がなくても情報を読みやすくアウトプットできるでしょう。リアルタイム編集やコメント機能を使えるため、リモートで複数のメンバーを巻き込んで情報整理したい方にもおすすめです。

Notionの特長

1. Notion AIで情報検索や文書作成などを効率化
2. Google・Appleのアカウントでもログイン可能
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja

Slack

Slackは、Slack Technologies社が提供する代表的なビジネスチャットツールです。 特定のテーマや部署ごとにチャンネル分けを行うことで、チャットでの会話を整理できるため、情報整理をしやすくなります。また、チャットツールでありながらタスク管理やメッセージ機能など、ビジネスに必要な情報を記載できる機能も豊富なので、幅広く使いこなしましょう。

Slackの特長

1. Slackbotで情報をリマインド
2. Slack AIで情報整理を加速
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Stock

Stockは、株式会社Stockの情報管理ツールです。 シンプルでわかりやすい情報ストックツールで、長く保存しておきたい情報を簡単に整理して保存できます。自動プレビュー機能を活用すれば、必要な資料をすぐに見つけ出せるでしょう。閲覧のみの権限付与や社外メンバーとの連携も可能で、全てのデータが暗号化されるため、機密性が高い情報についてもあらゆる関係者に共有できます。

Stockの特長

1. さまざまな外部ツールと連携可能
2. iOS・Androidアプリあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

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情報整理ツールの選び方

ここでは、情報整理ツールの選び方について、以下の5点を解説します

1つずつ見ていきましょう。

利用目的

情報整理ツールの選び方の1つ目は、利用目的です。 情報整理ツールを導入する目的が定まれば、必要な機能が絞り込まれ、最適なツールを選べるでしょう。

反対に、目的があいまいな状態でツールを選んでしまうと、せっかく導入しても十分な効果を発揮できないかもしれません。

費用感

情報整理ツールの選び方の2つ目は、費用感です。 情報整理ツールには様々なプランがあり、費用もプランによって変わります。

利用人数やストレージ容量などを考慮し、自社にとって最適なプランを選びましょう。高機能なツールは費用が高くなりがちですが、自社で必要のない機能が多ければかえって使いにくいかもしれません。

管理のしやすさ

情報整理ツールの選び方の3つ目は、管理のしやすさです。 情報は、見やすく管理しやすい状態で整理しておく必要があります。

そのためには、フォルダ分けやタグ付けなどの機能で情報を整理整頓できるか確認しましょう。

できれば製品デモや無料トライアルなどで実際にツールを触ってみて、自分がどのように情報を整理したいかイメージしながら選ぶことがおすすめです。

検索機能

情報整理ツールの選び方の4つ目は、検索機能です。 情報整理ツールの検索機能が充実していれば、必要な情報にすばやくアクセスして、業務に役立てられるでしょう。

ファイル名だけでなく、ファイル形式を問わず本文の内容まで検索できれば、より効率的に情報を探せます。また、あいまいな情報でも精度よく検索できるか確認しておきましょう。

使い心地

情報整理ツールの選び方の5つ目は、使い心地です。 情報整理ツールは、全従業員が使いやすいものであれば理想です。

ITリテラシーに自信がない、もしくは忙しい従業員でも簡単に使えるよう、直感的に操作できるツールがよいでしょう。操作が複雑だと、ツール自体が利用されなくなる恐れがあります。

まとめ

今回は、情報整理ツールを用いるメリットや選び方に加え、おすすめの情報整理ツール5選を紹介しました。

情報整理ツールを活用することで、社内の情報を簡単に検索して業務に活用できるため、業務効率化にもつながるでしょう。

情報整理ツールには、文書管理ツール・ビジネスチャット・社内Wikiなどさまざまな種類があり、さまざまなベンダーが製品をリリースしています。

利用目的や費用感などを考慮して、自社にとって最適な情報整理ツールを選びましょう。

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