プロジェクトの情報共有にはツールの活用がおすすめ

ここでは、プロジェクトの情報共有に有用なツールの種類を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

社内Wiki

プロジェクトの情報共有に有用なツールの種類の1つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは社内版Wikipediaと形容できるツールで、従業員の業務知識や技術知識・ビジネススキルを組織全体で共有する目的で利用されます。情報の書き込みや蓄積・編集・検索・閲覧が可能で、従業員は知りたい情報や確認したいことを個々で検索し、見つけ出すことが容易です。このように、社内Wikiを活用することで、ナレッジ共有が円滑になり業務効率が向上するでしょう。

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社内SNS

プロジェクトの情報共有に有用なツールの種類の2つ目は、社内SNSです。

社内SNS（Social Networking Service）とは、LINEやFacebook、X（Twitter）などのようなビジネス用のコミュニケーションツールです。社内SNSを利用することで、ビジネスシーンでも部署・役職を越えた情報共有を早く手軽に実施することが可能となります。また、社内コミュニケーションの活性化や相互理解を深める手段としても有効で、従業員の帰属意識向上を目的に使ってもよいでしょう。

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スケジューラー

プロジェクトの情報共有に有用なツールの種類の3つ目は、スケジューラーです。

実際の業務では複数のタスクが同時期に重なることは珍しくないため、それらのタスクについて優先度を設定してプロジェクト管理を行うことが重要です。スケジューラーは、スケジュール管理の効率化を実現する仕組みで、予定やタスクの洗い出し・整理と期限設定などを実行できます。スケジューラーを活用し、タスクの見える化や重複予定の自動調整ができれば、優先順位付けもやりやすくなり、結果的に業務効率が向上するでしょう。

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社内ポータル

プロジェクトの情報共有に有用なツールの種類の4つ目は、社内ポータルです。

社内ポータルサイトは、従業員のみアクセス可能なサイトであり、従業員にとって情報の入口として機能します。サイトは社外には公開されないため、安全性が保たれていることが特徴です。また、情報共有だけでなく、ストレージやスケジュール管理・ワークフロー機能などが備わっているものも多く、その点でも業務効率向上に寄与します。

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プロジェクトの情報共有ツールを用いるメリット

ここでは、プロジェクトの情報共有ツールを用いるメリットを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

進捗管理の容易さ

プロジェクトの情報共有ツールを用いるメリットの1つ目は、進捗管理の容易さです。

ツールの導入により、進捗状況を即時に反映させることが可能となり、問題が発生した場合でも迅速に対応できます。また、作業工数やコスト、スケジュールなどの一括管理ができ、同時進行中の複数プロジェクトも横断的に把握できるメリットもあります。

さらに、スケジュールやプロジェクト管理状況がシステム上で可視化され、プロジェクトチーム内で共有できます。これにより、作業の優先度がわかりやすくなるため、ミスの防止にもつながるでしょう。

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情報共有がリアルタイムで可能

プロジェクトの情報共有ツールを用いるメリットの2つ目は、情報共有がリアルタイムで可能であることです。

情報共有ツールを活用すれば、チャット機能やコメント機能により、効率的な情報共有が可能になります。一方、Excelなどで情報共有を行う場合は、メールやサーバを経由して最新ファイルを共有しなければならないため、タイムラグが生じることがあるかもしれません。情報共有にタイムラグが生じると、変更対応やトラブル対応が遅れる可能性があるでしょう。

また、共同編集が困難で情報更新に時間を要することから、作業進度や納期遵守に影響を及ぼすリスクも否定できません。

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効率的な管理作業

プロジェクトの情報共有ツールを用いるメリットの3つ目は、効率的な管理作業です。

ツールを用いることで、一元管理により効率的な管理作業が実現できます。プロジェクトマネジャーにとっては、システム上で情報が集約されるため、報告書を参照する工数が削減できることがメリットです。また、Wikiや掲示板機能を有するツールであれば、プロジェクトルールやノウハウの共有、引継ぎも迅速に行えます。

さらに、外部システムとの連携が可能なツールを選べば、様々な情報が1つのツールで共有できるため、業務効率化やコミュニケーションコスト削減につながるでしょう。

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プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイント

ここでは、プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントを以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

クラウド型・インストール型

プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントの1つ目は、クラウド型・オンプレミス型です。

プロジェクト管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型であれば、情報のやり取りが容易でツールの互換性も高く、アプリケーションの変更は不要です。ただ、インターネット環境が必須です。一方オンプレミス型は、アプリケーション利用が自己管理で、インターネット回線の影響を受けず、社内セキュリティに応じた柔軟なカスタマイズにも向いています。ただ、コストは高くなりがちです。

使える機能

プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントの2つ目は、使える機能です。

ツールを選択するときには、まず何ができるのかを確認し、プロジェクトの要点を明確にしましょう。タスク管理や情報共有に強みがあるツールが多いものの、それぞれの特性や利点は異なります。

例えば、単一のツールでプロジェクト管理とコミュニケーションを容易に実行したい場合、情報共有機能を重要視しましょう。一方、多くのタスクがあり、作業の可視化やステータス管理を直感的に行いたい場合、タスク管理機能に着目することが基本です。さらに、大規模プロジェクト全体の把握やタスクの関連性を把握したい場合、工数管理機能が求められます。大切なことは、目的に応じ必要な機能に焦点を当て、適切な管理ツールを導入することです。

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コスト

プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントの3つ目は、コストです。

ツールの中には、機能制限のある無料版と全機能利用可能な有料版で提供されているものも珍しくありません。その場合、同時接続可能人数によって、プランが異なることがあります。よって、プロジェクトの規模を確認し、場合によっては無料プランの組み合わせで対応することも検討してみましょう。また、オプションがあると、追加料金が発生することもあるため、併せて確認したいところです。

対応言語

プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントの4つ目は、対応言語です。

インターネットの進化により、海外製のアプリでも翻訳機能を活用して、日本語で利用することもできるでしょう。ただ、ニュアンスや言葉の遣い方を考慮すると、日本語対応のアプリや日本人が作成したアプリの利用がおすすめです。たとえ英語のアプリが評判がよくても、母国語が日本語の方は英語で正確に理解することができない場面も出てくるかもしれません。頻繁に使うツールだからこそ、ストレスフリーな環境を整えましょう。

インターフェイスの見やすさ・使いやすさ

プロジェクトの情報共有に活用するツールの比較ポイントの5つ目は、インターフェースの見やすさ・使いやすさです。

インターフェースは、ツールの使用シーンに応じて選びましょう。例えば、ITエンジニアと連携が多いプロジェクトでは、自由度が高いタスク管理ツールがおすすめです。また、リモートワークが多い場合、リアルタイムなスケジュール反映があるメッセージ機能付きツールがあると便利です。さらに、共同プロジェクトでは、決定事項が確認しやすい仕組みがあるツールを選ぶとよいでしょう。

プロジェクトの情報共有におすすめのツール14選

ここでは、プロジェクトの情報共有におすすめのツールを以下の14点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する簡単操作可能なオールインワンツールです。ビジネスチャットやWeb会議などのツールを使えるため、プロジェクトの情報共有にも役立ちます。多機能ツールなので、情報の一元管理を行うためにもおすすめです。直感的な操作で使えるため、ITリテラシーに自信がなくても十分に役立つでしょう。

CrewWorksの特長

1. 有益なお役立ちコラム
2. ホームページから無料で資料ダウンロード
3. 30日間の無料トライアルが可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Trello

Trelloは、アトラシアン社が提供する、シンプルかつ柔軟で強力なプロジェクト管理ツールです。ボードやリスト、カードでタスクを可視化できるため、プロジェクト管理にも活用できるでしょう。既存のプレイブックを効果的に活用すれば、ゼロからワークフローを構築するよりも効率的にプロジェクト管理に使えます。タイムラインやカレンダーを用いることで、プロジェクトの進捗管理にも有効です。

Trelloの特長

1. 世界中200万以上のチームで導入実績
2. Google、Microsoft、Apple、Slackのアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Redmine

Redmineは、ファーエンドテクノロジー株式会社が提供するオープンソースのプロジェクト管理ツールです。プロジェクトの進捗管理やタスク管理に、便利に活用できます。やるべき作業を「チケット」として登録・管理することで、プロジェクトの全体像を可視化しましょう。ガントチャートやカレンダーに加え、Wikiなどの機能も使えるため、プロジェクトに必要な情報を記録することにも使えます。業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる点も、メリットと言えるでしょう。

Redmineの特長

1. 興味があればコミュニティにも参加
2. デモサイトで使い勝手を試せる
3. 無料で利用可能

詳細はこちら: https://redmine.jp/

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。プロジェクトの期日や担当者などを明確に示すことで、プロジェクトやスケジュールの遅延を防げます。また、直感的に理解できるUIなので、ITリテラシーが高くない従業員がいても安心です。スペース課金であり、利用人数は料金に影響しないため、関係するメンバーが多い場合には、特におすすめと言えるでしょう。

Backlogの特長

1. 有料契約件数13,000件以上の利用実績
2. ホームページ上のチャットボットで気軽に質問
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Wrike

Wrikeは、Wrike社が提供する作業管理ソフトウェアです。ダッシュボードを自由自在にカスタマイズして、自社のプロジェクトにとって最適なソフトウェアを作り上げましょう。ユーザー認証やアクセス制御などのセキュリティ体制も万全なので、機密情報も安心して情報共有できます。400以上のアプリと連携もできるため、すでに導入しているアプリと連携して、より便利に使うこともおすすめです。

Wrikeの特長

1. 世界中で2万社以上の組織で利用実績
2. 無料プランあり
3. 14日間の無料トライアル

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Notion

Notionは、Notion Labs社が提供するワークスペースです。カレンダーやWikiなど、プロジェクトの情報共有に役立つ機能を多数有しています。多機能でツールを集約することで、ツールの管理に要する負担も大幅に軽減できるでしょう。Notionに関するコミュニティも世界中に多数存在しており、グループが150個以上、メンバーは100万人以上に上ります。興味があれば参加してみましょう。

Notionの特長

1. 7カ国語対応
2. Google、Appleのアカウントでもログイン可能
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。容易にタスクをカンバン方式で整理でき、ドラックアンドドロップの簡単な操作でプロジェクトに関する情報共有ができます。ガントチャートや予実管理で、業務の進捗状況も一目で把握できることも、プロジェクト管理には便利です。導入事例やお役立ち情報も多数ホームページで紹介されていますので、興味があれば参照しましょう。

Jootoの特長

1. 利用ユーザー数40万人以上
2. Google、Facebookのアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する情報ストックツールです。シンプルな情報ツールで、ITリテラシーに自信がなくとも簡単に情報をストックして、情報共有に役立てられるでしょう。メッセージのやり取りやタスク管理にも使えるため、プロジェクトの情報共有にも便利です。社外メンバーとの連携も無料で可能なので、複数の企業間で進めるプロジェクトにも活用できます。

Stockの特長

1. Zoomで無料導入相談ができる
2. AndroidやPC、iPad用などのアプリあり
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

monday.com

monday.comは、monday.com社が提供するオールインワン業務管理ツールです。ニーズに応じてワークフローを柔軟にカスタマイズできるため、チーム連携を促進して、業務効率化を実現できるでしょう。また、組織全体でコラボレーションを加速させれば、他メンバーの進捗状況も一目で把握できるため、安心感を得られます。疑問点があれば、24時間サポートを受け付けている上、平均応答時間2時間と速やかな対応が期待できることもメリットです。

monday.comの特長

1. 世界中の18万6,000以上、国内の500以上の企業で利用実績あり
2. Android・iOSのアプリ
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://monday.com/lang/ja

Jira Software

Jira Softwareは、ATLASSIAN社が提供するソフトウェア開発ツールです。プロジェクトに関するあらゆる情報を一元管理することで、プロジェクト管理が容易になるでしょう。情報の整理も、テンプレートを活用すれば余計な労力は必要ありません。カスタマイズも容易なので、チームにとって最適なものにしていきましょう。連携できる外部ツールも多いので、既存の外部ツールと連携できれば、より便利に使いこなせます。

Jira Softwareの特長

1. 1人から35,000人まであらゆる規模で活用可能
2. 頼りになるアトラシアンパートナー
3. FREEプランあり

詳細はこちら: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

クラウドログ

クラウドログは、株式会社クラウドワークスが提供する工数管理サービスです。GoogleカレンダーやOutlook上、さらにはスマホでの入力も可能であるため、手軽に工数を入力できるでしょう。また、工数データを自動集計できる上、勤怠管理ツールと連携すれば、工数と勤怠を簡単に比較できるため、勤怠管理にも有用です。導入事例も多数紹介されているので、自社の課題解決に役立つか調べてみましょう。

クラウドログの特長

1. 累計750社以上の利用実績
2. 工数管理に役立つ無料テンプレートがダウンロード可能
3. 1週間無料トライアル

詳細はこちら: https://www.crowdlog.jp/

Bitrix24

Bitrix24は、Bitrix24社が提供するオンラインワークスペースです。チャットやWebメール、社内連絡掲示板など、プロジェクトの情報共有に役立つ機能を多数有しています。他のシステムからのデータ移行も容易なので、すでに他ツールを導入しているもののツールの乗り換えを考えている場合にも安心です。クラウドでもオンプレミスでも提供しているため、自社のニーズに応じてよりよい形式を選択しましょう。

Bitrix24の特長

1. AndroidやiOSのアプリも利用可能
2. GoogleやXなどのアカウントでもログイン可能
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.bitrix24.jp/

Chatwork

Chatworkは、Chatwork株式会社が提供する国産ビジネスチャットツールです。シンプルで使いやすく、非IT企業や中小企業向けにもおすすめできるツールと言えるでしょう。第三者機関によるセキュリティ監査など、セキュリティ体制も万全であるため、社内の機密情報を扱う場合にも安心です。また、連携できる外部サービスも多いので、すでに導入済みの外部サービスと連携すれば一層便利に使えます。

Chatworkの特長

1. お役立ちコラムも参考になる
2. AndroidやiOSのアプリを利用可能
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

TeamHack

TeamHackは、株式会社カタリストシステムが提供するタスク管理ツールです。1つのツールにタスク管理に役立つ機能が多数装備されており、これ1つでタスク管理を完結させられます。タスクごとにチャットが付いているため、作業の振り返りが容易になるでしょう。また、各タスクの時間計測や工程の達成度表示もできるため、タスク進捗の見える化にも重宝したいツールです。

TeamHackの特長

1. まずはホームページ上のご利用ガイドを参照
2. 活用事例も参考になる
3. 無料のお試しプランあり

詳細はこちら: https://teamhack.io/

まとめ

今回は、プロジェクトの情報共有に役立つツールの種類やメリットなどを解説するとともに、プロジェクトの情報共有に役立つツールを14選紹介しました。プロジェクトの情報共有には、社内Wikiやスケジュラーなどのツールが有効で、これらを用いることで進捗管理を容易にして、リアルタイムの情報共有も実現できるでしょう。

また、そのようなツールは、今や多くのベンダーから提供されています。比較するときには、使える機能やインターフェイス、さらには対応言語などを参照してみましょう。まずは今回紹介した14点から、自社プロジェクトで用いる情報共有ツールを選んでみるとよいかもしれません。