情報共有とは？コツを知る前の基礎知識

ここでは、情報共有について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報共有とは

情報共有とは、各メンバーが持っている知識や情報を互いに伝達し、活用していくことです。共有する情報は、業務進行に関わりのあるスキルや手法、競合他社の状況、法律や運用に関わる最新情報など、多岐にわたります。

情報共有を円滑に行うことで、組織全体の生産性が高まり、目標達成に向けて従業員同士が協力し合う効果が期待できます。

情報共有の4要素

情報共有には、以下の4つの要素があります。

1つずつ見ていきましょう。

収集

情報共有は、情報の収集から始まります。収集段階では、企業内外から関連するデータや知識を、広範囲にわたって集めることが重要です。例えば、社内の報告書・メール・議事録・外部の研究資料など、さまざまな情報源から必要な情報を集めていきます。

集めた情報は、以降のプロセスでの分析や共有のための資料となります。

整理

収集した情報を効率的に活用するためには、整理が欠かせません。個々の情報をテーマや重要度、時系列などの基準に沿って分類していきます。整理することで、情報を管理しやすくなり、必要なときに迅速に活用できます。

整理は情報を体系的に理解し、共有しやすくするための重要なステップです。

共有

情報を整理した後は、チームや組織内の関係者と共有していきます。情報共有を迅速かつ円滑に行うため、適切なコミュニケーションツールやプラットフォームを使用しましょう。

情報共有していくことで、従業員間のコミュニケーションが活発化し、迅速な意思決定が可能になります。

活用

情報共有の最終的な目的は、活用することです。活用とは、情報をもとに具体的な行動を起こし、目標達成に貢献することを意味します。情報共有の各段階が円滑に進んでいれば、情報共有が成功していると判断できます。

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情報共有を効率化するためのコツ

ここでは、情報共有を効率化するためのコツについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報をデジタル化する

情報共有を効率化するためのコツの1つ目は、情報をデジタル化することです。

紙の書類や口頭での伝達だけを行っていると、情報が分散し、必要なときに活用できなくなる恐れがあります。そこで、情報をデジタルに変換し、蓄積しておくことで検索が可能になり、業務の効率化が見込めます。

例えば、会議で多量の紙の資料を使用している場合は、資料をPDF形式でオンラインフォルダにアップロードし、PCやタブレットなどで事前に閲覧できると便利に使えます。また、資料をクラウドサービスに保存して外出先からもアクセス可能にすることで、場所や時間に縛られずに情報を確認できるため、迅速な意思決定に役立ちます。

情報を一元化する

情報共有を効率化するためのコツの2つ目は、情報を一元化することです。

重要なデータや情報を1ヶ所に集め、閲覧可能にするシステムの整備を行っていきましょう。社内のさまざまな情報を分散させずに集約することで、必要な情報を探しやすくなり、管理も容易になります。

情報の一元化は、情報検索にかかる労力や時間を削減することにもつながります。

情報共有ツールを使う

情報共有を効率化するためのコツの3つ目は、情報共有ツールを使うことです。

情報共有ツールの使用により、文書やスケジュールの共有が容易になるだけでなく、情報の集中管理も促せます。例えば、これまでメールで送信していた資料をオンラインで共有することで、情報の整理やアクセスが容易になり、組織全体で活用しやすくなります。また、スケジュール管理ツールで従業員のスケジュールを一元管理すれば、業務の割り当てや人員配置も容易に行えるでしょう。

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情報共有の仕組みを作るコツ

ここでは、情報共有の仕組みを作るコツについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的を決める

情報共有の仕組みを作るコツの1つ目は、目的を決めることです。

企業によって抱える課題と目的は異なるため、現状を把握して課題を解決する方法を明確にしていきます。例えば、属人化を解消する、問題解決の対応スピードを向上させるなど、課題解決の目的を定めましょう。

担当者を決める

情報共有の仕組みを作るコツの2つ目は、担当者を決めることです。中心となる担当者を1名選出することで、運用ルールの平準化が図れます。

特に、企業内に複数の部署がある場合、部署ごとに個別に情報共有を進めていくと、理解に齟齬が生じるなどして、組織全体での情報共有がスムーズに進まないケースがあります。そこで、営業・総務など各部署ごとに1人ずつ担当者を選出して、情報共有の重要性や目標を共有しながら、部署間での連携を図っていくことが大切です。

情報共有できる環境を整える

情報共有の仕組みを作るコツの3つ目は、情報共有できる環境を整えることです。

例えば、全従業員がアクセスできるシステムやアプリを活用し、入力するだけで情報共有ができる流れを確立すると良いでしょう。クラウドツールを利用して、複数人で作業しても情報が自動更新されるような仕組みを取り入れるのもおすすめです。

規模が小さな企業であれば、Googleスプレッドシートを使用するだけでも、業務効率化につながります。情報の入力作業は時間がかかることも多いため、使いやすいツールを選ぶことで従業員の負担が減り、情報共有の習慣が根付きやすくなるでしょう。

運用ルールを策定する

情報共有の仕組みを作るコツの4つ目は、運用ルールを策定することです。

情報の共有方法・ファイル名の統一ルール・共有する情報のカテゴリー分け・情報の更新頻度や管理責任者など、共有する情報を活用するためのルールを定めておくことが重要です。

例えば、ファイル名の命名ルールを定めることで、情報の検索性が向上し、アクセスしやすくなります。ルールに沿って情報を管理していくことで、見落としや重複を防ぐ効果も期待できます。

目的やルールを従業員に周知する

情報共有の仕組みを作るコツの5つ目は、目的やルールを従業員に周知することです。

従業員が情報共有の目的やルールを理解していないと、有効な情報共有が行えません。そのため、情報共有の重要性やルールを従業員に伝えることが大切です。従業員全員がアクセスできる場所に、運用ルールをまとめたマニュアルなどを保存し、閲覧・確認を促しましょう。

繰り返し情報共有を促す

情報共有の仕組みを作るコツの6つ目は、繰り返し情報共有を促すことです。

情報共有の運用ルール策定後も、定期的に効果を検証しましょう。実際に使用してみて規則が実務に適していない場合は、修正していきます。

繰り返し情報共有を促すことで、組織内でのコミュニケーションが活発化し、従業員がより積極的に情報共有しようとする文化が根付くでしょう。

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情報共有に効果的なツールの選び方のコツ

ここでは、情報共有に効果的なツールの選び方のコツについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的にあった機能はあるか

情報共有に効果的なツールの選び方のコツの1つ目は、目的にあった機能はあるかという点です。

情報共有ツールには、それぞれ異なる特徴があるため、自社の課題や目的を把握し、求める機能を備えたシステムを選ぶことが大切です。よくある目的とツールを、下表にまとめました。

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従業員が問題なく操作できるか

情報共有に効果的なツールの選び方のコツの2つ目は、従業員が問題なく操作できるかという点です。

高機能なツールを導入しても、従業員が使いこなせなければ活用できません。使用する前にインターフェースを確認し、従業員が効率良く操作できるかを検討することが大切です。情報共有ツールの多くは、体験版や無料プランがあるため、実際に試用して使い勝手を確かめましょう。

セキュリティ性は高いか

情報共有に効果的なツールの選び方のコツの3つ目は、セキュリティ性は高いかという点です。

多くの場合、情報共有ツールに保存する情報には、顧客データをはじめ、企業にとって重要なデータが含まれます。セキュリティ措置が不十分で情報漏えいが起こった場合、顧客の信用を損ねるだけでなく、競合他社に独自の技術や知識が流出し、企業に損害を与えるリスクがあります。ログイン情報の安全性、多要素認証の有無など、セキュリティ機能を導入前に入念にチェックしましょう。

サポート体制は整っているか

情報共有に効果的なツールの選び方のコツの4つ目は、サポート体制は整っているかという点です。

万が一、トラブルが発生した場合や使用方法に疑問が生じた場合、迅速かつ的確なサポートが得られるツールを選ぶことをおすすめします。ベンダーが、電話・メール・チャットなど複数のサポートチャネルを提供しているか、サポートの対応時間や対応速度は適切かを事前に確認しておきましょう。また、定期的にメンテナンスやアップデートが行われているかも、長期的な使用を見据えたときに重要です。

価格は適正か

情報共有に効果的なツールの選び方のコツの5つ目は、価格は適正かという点です。

情報共有ツールの多くは、ユーザー1人当たりの月額料金で提供されています。無償提供されるプランなどもありますが、利用人数や使用できる機能に限りがあるため、導入前に使用予定のユーザー数や必要機能を明確にして、費用を見積もっておくことが大切です。 また、導入時の設定やカスタマーサポートを利用する都度、追加料金が発生する場合もあるため、事前に料金設定を確認しておきましょう。

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まとめ

今回は、情報共有の効率化や仕組みを作るコツと、ツールの選び方を解説しました。情報共有を効率化するためには、明確な仕組みの構築と適切なツールを選ぶことが不可欠です。情報共有を円滑に行うことは、組織の一体感を高め、業務効率化や生産性の向上につながります。本記事で解説したコツを押さえて、効果的な情報共有を行いましょう。