プロジェクト管理には、目標の設定・スケジュールの策定・リソースの配分・リスクの管理・コミュニケーションの確立などの機能が含まれます。
プロジェクト管理を実施することにより、時間やコストの節約・品質の向上・リスクの最小化などの利点を得ることができるため、プロジェクト管理は円滑なプロジェクトの実施には欠かせない重要な手段だといえます。
一方で、プロジェクト管理業務は高度な専門領域になっており、初心者には手を出しづらい状況があります。
そこで今回は、プロジェクト管理の概要や基本的手法をはじめ、プロジェクト管理を始めるときの7つのステップや、3つの注意点を丁寧に解説します。
【目次】
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プロジェクト管理の基本とは
ここでは、プロジェクト管理の基本としてまずは主な目的から解説します。
- 進捗状況の見える化
- 業務の標準化
- トラブル回避の効率化
1つずつ見ていきましょう。
進捗状況の見える化
プロジェクト管理の基本目的の1つ目は、進捗状況の見える化です。
時間が経つにつれて複雑化していくプロジェクトでは自分たちのプロジェクトが計画のどのフェーズまで進んでいるのかが見えづらくなっていきます。
そこで、徹底したプロジェクト管理を介して進捗状況を見える化することにより、プロジェクトの進行状況をリアルタイムで捕捉し、遅延や問題があった場合にも早期に対応することで、利益を最大化することができます。
進捗状況の見える化は、スケジュールはもちろん、コスト消化率や成果物の品質などの要因を定期的にチェックすることで実現されます。
関連記事：プロジェクト管理における進捗管理とは？必要な理由や課題になる点などをまとめて解説
業務の標準化
プロジェクト管理の基本目的の2つ目は、業務の標準化です。
中長期にわたるプロジェクトにおいては異動や退職など様々な理由によりメンバーが入れ替わる可能性があります。
プロジェクト管理を通じて、作業手順や品質管理手順・コミュニケーションルールなどを定め、作業の一貫性を確保していれば、属人的なプロジェクト遂行を回避し、メンバーの交代によるトラブルを予防できるメリットがあります。
業務の標準化は、プロジェクトの品質向上やリスクの軽減、プロジェクトメンバーのトレーニングにも役立つでしょう。
関連記事：業務標準化とは？進め方やメリット・デメリットとともに解説
トラブル回避の効率化
プロジェクト管理の基本目的の3つ目は、トラブル回避の効率化です。
プロジェクトには、スケジュール遅延や予算超過など、様々な問題が発生する可能性があります。プロジェクトを適切に管理できていれば、これらの問題を事前に予測し回避策を取れます。
プロジェクト管理の一環としてリスク管理表を作成し、問題の特定・分析・回避策の検討・対策の実施などの一連の流れを行えば、プロジェクトの品質向上や進捗状況の改善・プロジェクトチームのメンバーのストレス軽減も期待できます。
関連記事：プロジェクト管理ではリスク管理表が重要！作成のステップをわかりやすく解説
プロジェクト管理の基本的手法
ここでは、プロジェクト管理の基本的な手法として、以下の5点を解説します。
- CCPM
- P2M
- WBS
- PERT
- PPM
1つずつ見ていきましょう。
CCPM
プロジェクト管理の基本的な手法の1つ目は、CCPMです。CCPM（Critical Chain Project Management）は、プロジェクトのリソースの制約に着目し、スケジュールの最適化を図る手法です。
CCPMでは、リソースを集中的に活用することで、スケジュールをできるだけ短縮することを目指します。また、タスクの終了期限にあえてバッファを設けることで、タスクの進捗状況に余裕を持たせスケジュールの遅延を防止します。
P2M
プロジェクト管理の基本的な手法の2つ目は、P2Mです。P2M（Project ＆ Program Management）は、複数のプロジェクトを一元管理する手法です。
P2Mでは、プロジェクトの優先順位を決定し、リソース配分や予算配分などを最適化することで、ポートフォリオ全体の最適化を目指します。
また、P2Mでは、ポートフォリオ内のプロジェクトの関係性やリスクを考慮し、ポートフォリオの戦略的な管理を行います。
WBS
プロジェクト管理の基本的な手法の3つ目は、WBSです。WBS（Work Breakdown Structure）は、プロジェクトの作業内容を分解して階層的に表現したもので、プロジェクト管理の代表的な手法の1つです。
WBSでは、プロジェクト全体を小さな作業単位に分解し、プロジェクトの全体像を把握しながら進捗管理を行います。
PERT
プロジェクト管理の基本的な手法の4つ目は、PERTです。PERT（Program Evaluation and Review Technique）は、プロジェクトのスケジュール管理に用いられる手法の1つで、ネットワーク分析の手法の1つです。
PERTでは、各タスクの予想所要時間やリスク、依存関係を考慮して、プロジェクト全体のスケジュールを算出します。タスク同士を矢印で結びつけ相互の関係性を視覚的にも理解しやすいよう図式化することが特徴です。
PPM
プロジェクト管理の基本的な手法の5つ目は、PPMです。PPM（Project Portfolio Management）は、P2Mと同様に複数のプロジェクトを一元管理する手法です。
PPMでは、P2Mと異なり、ポートフォリオの管理に加えて、プロジェクトの実行や進捗管理・投資や人的リソースの状況など、俯瞰的にプロジェクトライフサイクル全体を管理することが目的となります。
PPMは、プロジェクト管理に必要な機能を一元化することで、プロジェクトの効率性を高め、リソースの最適化を実現し目標達成を目指します。
関連記事：プロジェクト管理の極意を総まとめ！基本概念から成功のコツまで解説
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プロジェクト管理を始める7つの基本ステップ
ここでは、プロジェクト管理を始める基本ステップとして、以下の7点を解説します。
- 目的の確認
- 成果物の定義
- 工程の洗い出し
- メンバーの招集
- スケジュールの設定
- プロジェクトの共有
- プロジェクト管理の評価
1つずつ見ていきましょう。
目的の確認
プロジェクト管理の基本ステップの1つ目は、目的の確認です。
プロジェクト管理を始める前に、プロジェクトそのものの目的や目標を明確にすることが必要です。
プロジェクトは中長期にわたり様々な人の考えに触れながら構築されていくため、目的が曖昧な場合には著しく軸がぶれていく可能性があります。プロジェクト管理の開始前までには目的・目標を確固たるものにし、それを達成するために必要な成果物やタスクを明らかにしましょう。
成果物の定義
プロジェクト管理の基本ステップの2つ目は、成果物の定義です。
プロジェクトの目的を達成するために必要な成果物をしっかりと定義することで、必要な作業やタスクを特定できます。成果物を明確にし、チーム全員がその成果物の在り方を理解していることが重要です。
工程の洗い出し
プロジェクト管理の基本ステップの3つ目は、工程の洗い出しです。
成果物が定義できたら、そこに到達するまでの工程を洗い出せます。プロジェクトの全体像を把握し、大きなタスクを細かく分けていくことで正確な工数見積もりを行うことができ、より具体的で鮮明なプロジェクト達成イメージを持つことが可能になります。
関連記事：プロジェクト管理に重要な工程管理の効果・ポイントを徹底解説！
メンバーの招集
プロジェクト管理の基本ステップの4つ目は、メンバーの招集です。
工程の洗い出しを終えたのちに、どのような専門的な知識やスキルを持つメンバーが必要かが見えてくるでしょう。
最適なプロジェクトチームを構成するために、必要なメンバーを招集し、専門的な知見のもと改めて工程を洗い出し調整することで、その精度を一層高めることができるでしょう。
他方、プロジェクトチームの構成員は基礎スキルがあることも大切ですが、プロジェクトの目的や目標を共有し、チームとして協力してプロジェクトを進められるメンバーであることが重要です。
スケジュールの設定
プロジェクト管理の基本ステップの5つ目は、スケジュールの設定です。
タスクの洗い出しが済んだ時点で必要な日数などを按分し、納期から逆算してプロジェクトのスケジュールを設定できます。
スケジュールが見えてきたら、ガントチャートを用いることで簡単にプロジェクトの全体像を把握することが容易になるでしょう。スケジュールは、プロジェクトの進捗状況を把握するための重要な指標となります。
関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介
プロジェクトの共有
プロジェクト管理の基本ステップの6つ目は、プロジェクトの共有です。
プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの目的や目標・スケジュール・成果物などをチームメンバーと確実に共有しましょう。共有のレベルを上げておくことで、チーム全員が同じ方向を向き、協力して効率的にプロジェクトを進めることができます。
ここまで完了したあとは、プロジェクト管理のもと、実際にプロジェクトに着手していきましょう。
プロジェクト管理の評価
プロジェクト管理の基本ステップの7つ目は、プロジェクト管理の評価です。
プロジェクトの遂行中から完了時にかけて定期的にプロジェクトの進捗状況や問題点を整理し評価しましょう。プロジェクト管理の評価を行うことで利点や課題を明確にでき、遂行中のプロジェクトや次のプロジェクトの改善に効果的に活かすことができます。
関連記事：プロジェクト管理の極意を総まとめ！概念から成功のコツまで解説
プロジェクト管理の基本的な3つの注意点
ここでは、プロジェクト管理の基本的な注意点として、以下の3点を解説します。
- プロジェクト目的を浸透させる
- 内外のコミュニケーションを密に行う
- 決裁フローを明確にしておく
1つずつ見ていきましょう。
プロジェクト目的を浸透させる
プロジェクト管理の基本的な注意点の1つ目は、プロジェクト目的を浸透させるという点です。
プロジェクトチーム全員がプロジェクトの目的や目標を共有し、理解することは非常に重要です。目的を明確にすることで、チーム全体が同じ方向を向いて協力し、プロジェクトを達成できます。
この点が甘いと、プロジェクトの後半にかけて成果物に欠陥が出たり、チームの連携に齟齬が生じたりしてしまう恐れがあります。
内外のコミュニケーションを密に行う
プロジェクト管理の基本的な注意点の2つ目は、内外のコミュニケーションを密に行うという点です。
プロジェクトの進捗状況や問題点を共有し、チーム全員が同じ目標に向かって協力することは重要ですが、それと同じくらいにチーム外からの理解も重要です。
特に、スポンサーやステークホルダーとのコミュニケーションを丁寧に行い、認識にずれが起こらないようにしておきましょう。
関連記事：プロジェクト管理のコミュニケーションを徹底解説！進め方・成功ポイント・5Cについても詳しく紹介
決裁フローを明確にしておく
プロジェクト管理の基本的な注意点の3つ目は、決裁フローを明確にしておくという点です。
決裁フローが明確であれば、チーム全員が同じルールでプロジェクトを進めることができます。仮にトラブルが発生した場合においても、プロジェクトに関する決定が正確かつ迅速に行われ、プロジェクト遂行への影響を最小限にとどめることができます。
大きなプロジェクトほど、担当者が複数の部門にまたがっていたり、場合によっては自社以外の複数の企業が関わっている場合もあります。そのときに、決裁フローが不明瞭だとトラブルのもとになるので、よく注意しておきましょう。
関連記事：プロジェクト管理が失敗してしまうのはなぜ？6つの原因と改善方法を徹底解説
まとめ
今回は、プロジェクト管理の概要や基本的手法をはじめ、プロジェクト管理を始めるときの7つのステップや、3つの注意点を解説しました。
昨今のビジネスシーンにおいて、プロジェクト管理の実施はもはや常識になりつつあります。とはいえ、まだまだ専門的領域でもあるこのスキルは手が出しづらいと思われている場合も少なくありません。
プロジェクト管理を学び始めた方々にとって、この記事は大いに役立つはずです。初めてプロジェクト管理に携わることになったという方や、将来のためにプロジェクト管理を学んでみたいという方は、ぜひ参考にしてみてください。
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