プロジェクト管理に欠かせないコミュニケーションとは

プロジェクト管理におけるコミュニケーション管理とは、メンバー間や利害関係者など、プロジェクト全体で情報共有や意思疎通を図るために、必要不可欠なプロセスのことです。

プロジェクトマネージャーを中心に、プロジェクトの決定事項・進捗状況・問題点やリスク・決定事項などを適切なタイミングで的確に伝えることで、プロジェクト完遂に必要な成果物・品質・納期・コストの観点での達成にもつながるでしょう。

プロジェクトメンバーが互いに情報を共有・協力してプロジェクト目標を達成するために、プロジェクトマネージャーが適切にコミュニケーションを図ることが大切です。さらに、ステークホルダーとなる利害関係者などの重要な関係者に対しても、定期的に話すことで、プロジェクトの目的・方向性・進捗状況・現在発生しているリスクや問題点などを、的確に共有し、大きな問題発生を防ぐことも可能でしょう。

プロジェクトマネージャーは、メンバーやステークホルダーに対して、情報の共有や意思疎通を確保するためのコミュニケーションプランを策定していきます。コミュニケーションプランでは、コミュニケーションの仕方・頻度・担当者などを決めていきます。プロジェクトの進捗状況に合わせて、コミュニケーションの取り方を変えていくことも大切です。

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プロジェクト管理におけるコミュニケーションの目的

プロジェクト管理において、コミュニケーション管理は重要な役割を果たします。その主な目的は、プロジェクトにおけるコミュニケーションの失敗を防ぎ、プロジェクトチーム全体が目標に向かって協力し、一致した方向性を持ってプロジェクト成功へと導くことです。

プロジェクトでは、コミュニケーションを意識しないと、言った言わないなどの認識齟齬が生じたり、コミュニケーションが不足したりすることで、必要な情報を提供できずにプロジェクト遅延が発生する可能性もあります。コミュニケーションの失敗は、プロジェクトチームが目標を誤解し、間違った方向性で作業を進める原因にもなります。

コミュニケーション管理をしっかりとおこなえば早期段階で失敗の要因を特定して、プロジェクトの成功率を高められるでしょう。

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プロジェクト管理におけるコミュニケーションの進め方

プロジェクト管理におけるコミュニケーションの進め方について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

コミュニケーションマネジメントの計画

進め方の1つ目は、コミュニケーションマネジメントの計画です。

ステークホルダーからの要望・コミュニケーションを図るツール・責任の所在・コミュニケーションの難易度などを明文化した、コミュニケーション計画書を作成していきます。コミュニケーションマネジメント計画では、プロジェクトの目的や目標を明確に定義することが重要です。目的や目標が明確であれば、チーム全員が同じ方向性で作業を進め、コミュニケーションの失敗予防にもつながります。

また、メール・チャット・オンライン会議・報告書など、プロジェクトの性質に合わせて、コミュニケーションの手段や方法についても決定していきます。

コミュニケーションのマネジメント

進め方の2つ目は、コミュニケーションのマネジメントです。

コミュニケーション計画書に従って、プロジェクトマネージャーがマネジメントしていきます。具体的には、メンバーやステークホルダーに対して、計画書で定めた会議の開催・ヒアリングなどを行い、プロジェクト遂行に欠かせない情報収集をしていきます。プロジェクトキックオフや定例会では、会議が進むように資料を事前配布したり、会議後は議事録・課題管理表などを作成したりして、認識齟齬が発生しないように決定事項・課題を共有していきます。

プロジェクトマネージャーはコミュニケーションの管理方法が適切であったか効果を評価し、必要に応じて改善策を講じます。

コミュニケーションの監視

進め方の3つ目は、コミュニケーションの監視です。

計画書通りに適切なコミュニケーションが行われているのかを確認・評価していきます。 コミュニケーションを監視することで、プロジェクトメンバー間の情報共有がスムーズに進んでいるかを確認でき、問題点の早期発見・解決につながります。また、ステークホルダーや上司など外部に対しても、プロジェクトへの関与度合いや支援内容の把握も可能です。

また、コミュニケーションの進捗が、プロジェクトの進捗・成果物に影響を与える可能性があるか、問題点の特定もできるでしょう。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの進捗状況や問題点などを共有するための定例会などで、計画書通りのコミュニケーションがされているかを確認していきます。

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プロジェクト管理のコミュニケーションを成功につなげるポイント

プロジェクト管理のコミュニケーションを成功につなげるポイントについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

戦略の策定

1つ目のポイントは、戦略の策定です。

プロジェクトの成功には、ステークホルダーとの効果的なコミュニケーションが重要です。プロジェクトマネージャーはコミュニケーションを成功させるために、ステークホルダーからの期待・要求を理解して、彼らとのコミュニケーションに適した戦略を策定する必要があります。ステークホルダーが効果的なコミュニケーションと感じるためのポイントは以下の通りです。

ほかにも、プロジェクトマネージャーは、技術用語や業界用語を使いがちのため、ステークホルダーが理解しやすい言葉で伝えるよう意識することも重要です。

プロジェクト伝達事項を構成

2つ目のポイントは、プロジェクト伝達事項の構成です。

プロジェクト管理でコミュニケーションを成功させるためには、ステークホルダーに伝達すべき情報を、適切に構成することが重要です。プロジェクトの進捗状況・成果物・課題管理など、ステークホルダーが知っておく必要がある情報を把握し、それをどのように伝達するかをあらかじめ決定していきましょう。

ステークホルダーに対して、適切な情報を提供することで、プロジェクトの進捗状況や成果物についての理解を深め、課題管理にも取り組みやすくなります。また、ステークホルダーがプロジェクトに対して十分な理解を持つことができ、プロジェクトチームとのコミュニケーションも円滑になり、プロジェクトを成功へと導きます。

事実を正しく記録

3つ目のポイントは、事実を正しく記録することです。

プロジェクトでなんらかの重要な事実があったとき、その旨を書く・音声などで記録に残すことが重要です。記録に残しておかないと、後々「言った」「言わない」など相手との認識齟齬発生の要因ともなります。事実に関しては、キックオフや会議の議事録に残して管理することが一般的でしょう。記録するときは、誰がみても何が書いてあるかすぐにわかるよう、わかりやすく短文でまとめるべきです。

内容によっては議事録ではなく、課題管理表・QA管理表に記載することで、誰もがいつでも見られるように整えておくことも重要です。

ツール活用

4つ目のポイントは、ツール活用です。

適切なコミュニケーションツールを利用すれば、プロジェクトメンバー間の情報共有やコミュニケーションの円滑化が図られ、プロジェクトの成功につながります。たとえばプロジェクト管理で役立てるコミュニケーションツールとして、以下があります。

コミュニケーションを効果的に実践できる、コミュニケーションツールをしっかりと活用していきましょう。

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プロジェクト管理でコミュニケーションの誤解を減らす5C

プロジェクト管理の参考書ともいわれるPMBOKでは、コミュニケーションにおける誤解を減らす具体的な方策として、以下5Cという考え方を定義しています。

上記5つの要素をメンバー全員が実践することで、コミュニケーションの誤解を減らし、スムーズなプロジェクト遂行ができるでしょう。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理におけるコミュニケーションについて、進め方、成功ポイントを解説しました。プロジェクトでは、コミュニケーションを管理していかないと認識齟齬が発生し、間違った方向に進む可能性が高いです。

成功に導くためには円滑なコミュニケーションが欠かせないため、課題管理表やQA管理表などにコミュニケーション記録をしっかり残すなど、適切なコミュニケーション管理を進めましょう。