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リモートワークにおけるプロジェクト管理の課題

リモートワークでプロジェクト管理をするときの課題として、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

生産性が低下する

リモートワークにおけるプロジェクト管理の課題の1つ目は、生産性が低下することです。

リモートワークは職場と自宅の環境が異なるため、集中力やモチベーションが低下してしまうことも少なくありません。また、プライベートと仕事の区別がつきにくくなることで、労働時間が増加し、疲れがたまりやすくなる傾向があります。

また、リモートワークではWeb会議システムやチャットツール・クラウドストレージ・VPNなど、仕事に必要な環境を準備する必要がありますが、中にはITツールに慣れていない人も少なくありません。

オフィスとは異なり機器の故障などトラブルが発生すると、仕事が進まないということもあるでしょう。自宅の仕事環境が影響して、生産性が低下してしまう可能性があります。

コミュニケーションが不足する

リモートワークにおけるプロジェクト管理の課題の2つ目は、コミュニケーションが不足することです。

リモートワークでは、オフィス内での対面コミュニケーションが難しくなるため、メールやチャットなどのツールを使った非同期コミュニケーションが主な手段です。

そのため、オフィスワークよりもミスコミュニケーションが起きる可能性は高く、プロジェクトの進行に影響を与えてしまうことがあります。

また、チャットツールでは即座にコミュニケーションが取れず、情報伝達に時間がかかってしまうことも少なくありません。

オンライン上でのコミュニケーションだと、表情やジェスチャーなどの非言語情報が不足するため、相手の気持ちや状況を正確に理解しにくくなることも関係しているのでしょう。

また、従業員同士が物理的に離れているため、チームメンバーとのつながりを維持する必要があります。ストレスや孤立感が増加するケースもあるため、メンタルヘルスの支援が必要となることも理解しておきましょう。

プロジェクトの状況把握が難しい

リモートワークにおけるプロジェクト管理の課題の3つ目は、プロジェクトの状況把握が難しいことです。

職場勤務の場合、マネージャーやチームメンバー同士が直接コミュニケーションをとることで、プロジェクトの進捗状況・問題点・課題の把握が、比較的容易に行えます。

しかし、リモートワークではオンラインツールを通じてコミュニケーションをすることで、情報の共有不足が起こりがちで、プロジェクトの状況把握が難しくなることも少なくありません。

また、リモートワークに慣れていない従業員は、情報共有がうまくできないこともあります。

プロジェクトの状況把握がうまくいかないと、マネージャーやチームメンバー同士の意思疎通がうまくいかず、スケジュールの遅延や品質の低下、コストの増加などの問題が生じる恐れがあります。

関連記事：テレワークはメリットない？企業・従業員の視点からデメリットも含めて徹底解説！

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リモートワークでプロジェクト管理を成功させる3つのコツ

リモートワークでプロジェクト管理を成功させるコツとして、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

セルフマネジメントのための体制を作る

リモートワークでプロジェクト管理を成功させるコツの1つ目は、セルフマネジメントのための体制を作ることです。

リモートワークでは、対面のオフィスで行われているような定期的なチェックや監督が行われにくいため、自己管理が欠かせません。そのため、チームメンバーが自己管理のスキルを持ち、自己責任で業務を進めることが重要です。

リモートワークでは、タスクの整理や優先順位付けが非常に重要だと言えます。タスク管理ツールを導入し、自分自身で効率的にタスク管理を行える体制を作りましょう。

自己管理の第一歩として、自分自身に明確なゴールを設定し、進捗状況を定期的にチェックすることが必要です。また、進捗管理ツールを導入するのも有効です。

ビジネスチャットツールを活用する

リモートワークでプロジェクト管理を成功させるコツの2つ目は、ビジネスチャットツールを活用することです。

ビジネスチャットツールを活用すれば、リモートワークで問題視されがちな従業員間のコミュニケーション不足を補うことできます。

ビジネスチャットツールはチャット内容が記録されるため、後で見返すことも可能です。チャット記録を確認し、不明確な点を確認して自己解決ができることもあるでしょう。

また、ビジネスチャットツール上でプロジェクトに関する情報やファイルを共有すれば、チームメンバーが必要な情報にアクセスしやすくなり、業務効率化が図れます。

ビジネスチャットツールの導入は、プロジェクト管理において、コミュニケーションの不足を補い、プロジェクトの進捗管理や情報共有を効率化するために有効です。

関連記事：プロジェクト管理においてチャットが必要な理由とは？メリット・デメリット・ツールの選び方まで詳しく解説！

プロジェクト管理ツールを導入する

リモートワークでプロジェクト管理を成功させるコツの3つ目は、プロジェクト管理ツールを導入することです。

プロジェクト管理ツールを活用すると、プロジェクト管理に必要な情報を一元的に管理できます。例えば、スケジュールの管理やタスクの割り当て、進捗状況の可視化などが可能です。

チームメンバーがプロジェクト全体の進捗状況を確認し、個々のタスクやスケジュールなどの情報を共有することもできます。タスクの優先順位の設定も行えるため、チームメンバーが優先的に取り組むべきタスクを把握しやすくなるでしょう。

関連記事：プロジェクト管理ツールの導入メリット・注意点・ステップを徹底解説

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リモートワークにおすすめのプロジェクト管理ツール8選

プロジェクト管理ツールにはさまざまな種類があり、どれを選べばよいか迷ってしまうという人もいるでしょう。ここでは、リモートワークにおすすめのプロジェクト管理ツール8選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、プロジェクト管理、タスク管理、ビジネスチャット、Web会議などを備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。プロジェクトについての活動履歴や情報がすべてひとまとめに整理されるので、効率よくプロジェクトを管理できます。また、シンプルな画面で直感的な操作ができるため、ITリテラシーに自信のない企業でも無理なく導入することができます。

CrewWorksの特長

1. プロジェクト・タスク・ファイル等には備え付けのチャットルームがあり、１画面で効率よく作業ができる
2. タスク管理機能で作業進捗の見える化が可能
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Trello

Trelloは、カードと呼ばれるタスクの管理単位を使って、進捗状況を可視化できるプロジェクト管理ツールです。カードでタスクの状態・担当者・期日などが確認できるため、進捗状況の可視化ができ、メンバー全員に共有も行えます。シンプルで直感的なインターフェースで、ITツールに不慣れな人でも比較的、容易に扱えるでしょう。

Trelloの特長

1. 四半期ごとのカレンダーでスケジュール管理ができる
2. シンプルで直感的なインターフェースで操作性が良い
3. 14日間のトライアルでプレミアムプランを試せる

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Backlog

Backlogは、ガントチャート形式でプロジェクトの進捗を可視化できるプロジェクト管理ツールです。タスクが書かれたカードで、プロジェクトの進行状況を簡単に共有できるため、問題や課題の早期発見につなげられます。また、従業員間以外にも取引先とも同スペースで作業が行えるため、プロジェクトの進捗状況やファイルの共有がスムーズに行えるでしょう。

Backlogの特長

1. プロジェクトメンバーとの情報共有が容易に行える
2. さまざまなビジネスチャットツールと連携できる
3. 30日間の無料期間があり、選択したプランの機能が試せる

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Jooto

Jootoは、日本の企業、株式会社PR TIMESが運営するプロジェクト管理ツールです。ドラッグ&ドロップ方式で直感的に操作でき、扱いやすいのが特徴です。進捗状況を一目で把握できるグラフやチャートが作成でき、プロジェクトの全体把握に役立ちます。タスク内にコメントや絵文字を送れる機能があるため、コミュニケーションが不足しがちなリモートワークにおいて重宝するツールとなるでしょう。

Jootoの特長

1. ビジネスチャットツールやGoogleカレンダーと連携できる
2. プロジェクトとファイルを紐づけられるため、ファイルの紛失防止に役立つ
3. 恒久無料プランあり！31日間の無料トライアルもあり

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Asana

Asanaは、タスク管理からプロジェクト管理まで、幅広い用途に対応したプロジェクト管理ツールです。カレンダー・ステータス管理、チーム内でのコラボレーションなど、プロジェクト管理に必要な機能が豊富に備わっています。タスクに優先順位や期限を設定し、担当者を割り当てられるため、抜け漏れ防止にもつながるでしょう。

Asanaの特長

1. ガントチャートやカレンダー表示もできて進捗状況が把握しやすい
2. GoogleドライブやSlackなど他のアプリとの連携がしやすい
3. 無料プランがあるため、導入前に使用感を試せる

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Pace

Paceは、工数管理や業務管理を行える日報型のプロジェクト管理ツールです。プロジェクトのタスクをボード形式で可視化でき、進捗状況をカンバン形式で管理できます。また、タスクに対して優先度・期日・担当者を設定できるため、進行状況をリアルタイムで把握することも可能です。さらに、時間管理機能やスケジュール管理機能も充実しているため、時間の有効活用にも役立ちます。

Paceの特長

1. プロジェクトのタスクをボード形式で可視化できる
2. タスクに対して優先度や期日、担当者を設定できる
3. 機能制限無しで30日間無料のトライアルあり

詳細はこちら: https://paces.jp/

Brabio!

Brabio!は、ビジネスチャットとタスク管理を一体化したプロジェクト管理ツールです。シンプルなインターフェースを備えているため、初めて使う人でも簡単に使い始められるでしょう。タスクの作成・編集・削除・コメントの追加・締め切りの設定などの基本的なタスク管理機能も備えています。リアルタイムでプロジェクトの進捗状況を表示し、グラフ化もできるため、メンバー全体で進捗状況を把握したいときにも便利に使えます。

Brabio!の特長

1. シンプルで使いやすいインターフェース
2. ガントチャートをExcelファイルに書き出すこともできる
3. 5人のユーザーまで無料で使えるため、本格導入の前に試用できる

詳細はこちら: https://brabio.jp/

Redmine

Redmineは、ソースコードが公開されているプロジェクト管理ツールです。チケットと呼ばれるタスクカードがあり、担当者・期日・進捗状況などを一覧表示できます。コメント機能もあるため、メンバー同士でコミュニケーションを取ることも可能です。プロジェクト管理以外にも、タスク管理・課題管理・社内のナレッジ共有などにも活用できるため、幅広い用途で活用できます。

Redmineの特長

1. オープンソースであるため無料で使える
2. タスクカードからガントチャートを自動生成できる
3. プロジェクトにあわせて容易にカスタマイズできる

詳細はこちら: https://redmine.jp/

関連記事：【2024年版】プロジェクト管理ツールおすすめ16選を徹底比較！5つの確認ポイントも紹介

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まとめ

今回は、リモートワークのプロジェクト管理におすすめのツール8選と、プロジェクト管理の成功のための3つのコツを解説しました。

リモートワークでプロジェクトを進行するときには、セルフマネジメントができる体制を作り、ビジネスチャットツールやプロジェクト管理ツールを活用していくことが大切です。本記事で紹介したツールなどを導入し、プロジェクト管理に役立ててみてください。

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