タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、時間の使い方を改善し、生産性の向上を図ることを指します。例えば、1日の業務時間内に5つのタスクをこなしていたところを、同じ時間内で10のタスクを効率的に完了させることを目指すといった取り組みです。

従業員にとっても、業務の達成感を覚えやすく、ワークライフバランスの改善にもつながるというメリットがあります。

タイムマネジメントは、業種を問わず、多様なビジネスシーンで求められる取り組みです。

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タイムマネジメントが必要な理由

ここでは、タイムマネジメントが必要な理由について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

労働時間の短縮

タイムマネジメントが必要な理由の1つ目は、労働時間の短縮です。

長時間、与えられた仕事をこなすだけでは、モチベーションが低下し、メンタルヘルスにも悪影響を及ぼしかねません。

タイムマネジメントを実践することで、仕事が計画通りに進むと日々の業務にも達成感を得られます。業務に取り組むときの意欲にもつながるでしょう。

また、長時間労働の改善は、人件費や光熱費の削減にも効果的です。従業員の働き方を改善し、企業全体のパフォーマンスを向上させるためにも、タイムマネジメントは重要です。

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業務効率化

タイムマネジメントが必要な理由の2つ目は、業務効率化です。

物事が計画的に進めば、業務効率が向上します。これまでかかっていた時間を短縮できると、余白の時間ができ、次の仕事に早く取り掛かることも可能です。

1つ1つの仕事で短縮できる時間はほんの少しかもしれませんが、少しずつ時間を積み重ねていくことで、多くの業務をこなせるようになるでしょう。

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モチベーション向上

タイムマネジメントが必要な理由の3つ目は、モチベーション向上です。

計画的に業務を実行できれば、切羽詰まって仕事をしている感覚が軽減されます。業務の進行状況に余裕が生まれると精神的な安定にもつながり、自分の優先順位に従って仕事を進めることが可能です。

締め切りや納期に追われるストレスも、軽減するでしょう。

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タイムマネジメントの4つの手順

ここでは、タイムマネジメントの手順について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

日常業務を洗い出す

タイムマネジメントの手順の1つ目は、日常業務を洗い出すことです。

日々の業務をリストアップし、各タスクにどれだけの時間がかかっているかを書き出しましょう。自分が何に時間を使っているかを、客観的に把握するためです。

また、業務の詳細を見直すと、改善の余地がある部分や効率化できる部分が明確になることもあるでしょう。

洗い出しの段階で発見した無駄な業務や非効率なプロセスを排除すれば、より重要なタスクに集中するための時間を確保できます。

業務の優先順位をつける

タイムマネジメントの手順の2つ目は、業務の優先順位をつけることです。

タスクの重要度はすべて同じではないため、重要度と緊急度に応じてタスクを分類し、優先順位をつけていきます。重要なタスクから取り組むことで、効率よく時間を使うことができます。

まず、緊急かつ重要なタスクを最優先にし、次に重要だが緊急でないタスクを処理しましょう。

また、緊急でも重要でもないタスクは、後回しにするか、手が空いている人がいれば担当者変更を検討します。優先順位をつけることで、無駄な時間を削減できます。

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実施計画を立てる

タイムマネジメントの手順の3つ目は、実施計画を立てることです。

優先度の高いタスクを中心に、各タスクにかかる時間を見積もり、実行可能なスケジュールを作成していきます。実行計画には、締め切りなど重要なマイルストーンを定めていくことをおすすめします。

また、予期せぬ問題や実行中に発生したタスクにも対応できるように、バッファを設けておきましょう。

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実行して改善を加えていく

タイムマネジメントの手順の4つ目は、実行して改善を加えていくことです。

計画通りにタスクを遂行し、進捗状況を確認していきます。必要に応じて調整を行うことも大切です。

例えば、アクシデントが発生した場合や、予定よりもタスクの処理に時間がかかった場合には、スケジュールを調整していきます。

また、定期的に振り返りを行い、タイムマネジメントの方法や使用しているツールの有効性を見直すことも大切です。改善を重ねることで、より効率的に時間を使うスキルが身に付くでしょう。

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タイムマネジメントのコツ

ここでは、タイムマネジメントのコツについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ツールで管理する

タイムマネジメントのコツの1つ目は、ツールで管理することです。

手書きのToDoリストは、記載ミスや紛失するリスクがあり、整理しづらいことも少なくありません。一方、ツールを利用すれば、書き直しやスケジュールの組み直しも容易に行えます。タスクの期日を設定すれば、自動でリマインドが通知されるツールもあります。

外出先でもスケジュールや進捗状況を確認したいときには、クラウド型のツールを活用すると便利です。ツールでタイムマネジメントを行うことで、業務効率が向上し、ミスや遅延を防ぐことにもつながります。

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類似の業務はグループ化する

タイムマネジメントのコツの2つ目は、類似の業務はグループ化することです。

同じ種類のタスクをまとめて処理することで、効率よく業務が行えます。例えば、メール返信・電話対応など、似たような作業は1つの時間帯に集中して行いましょう。

一度に行うことで、集中して業務に取り組めます。また、同一のツールを使う作業を連続して行うことで、短時間での処理が見込めます。準備や後片付けの時間の削減にもつながるでしょう。

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振り返りを行う

タイムマネジメントのコツの3つ目は、振り返りを行うことです。

週や月の終わりなどに、どのタスクが計画通りに進んだか、どのタスクに時間がかかりすぎたかを評価していきます。振り返りを行うことで、自分の生産性のパターンや、無駄になっている時間を把握できます。

次に、振り返りの結果を基に、次の期間の計画を調整しましょう。例えば、集中して作業が行える時間帯がみつかった場合には、その時間帯に重要なタスクを割り当ててスケジュールを組んでいきます。

自分の時間の使い方を見直し、改善点を見つけるためにも振り返りは欠かせません。

周りに協力を仰ぐ

タイムマネジメントのコツの4つ目は、周りに協力を仰ぐことです。

1人で全てのタスクを抱えるのではなく、チームメンバーや同僚に協力を求めることで、効率の向上が見込めます。

タスクを複数人で分担すれば、各メンバーの強みを活かすことも可能です。自分1人では達成できないプロジェクトも、スムーズに進行するでしょう。

また、周囲にサポートしてもらうことで、自分の時間をより重要なタスクに集中させることも可能です。例えば、定型的な業務やサポート業務は他のメンバーに任せ、自分は戦略的な業務に専念することもできるでしょう。

チームワークを大切にし、協力体制を築いて時間を有効に活用しましょう。

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休憩時間をしっかり取る

タイムマネジメントのコツの5つ目は、休憩時間をしっかり取ることです。

仕事のパフォーマンスと生産性を維持するためには、休憩時間は欠かせません。長時間働き続けると、集中力や効率が低下し、ミスやストレスが増加してしまいます。

時間管理法の1つ、ポモドーロ・テクニックは、25分間の集中作業と5分間の休憩を繰り返す方法です。また、長時間の作業後には、15分から30分程度の長めの休憩を取るのも有効です。

休憩中に、軽い運動やストレッチを取り入れれば、気持ちのリフレッシュも図れます。また、リラックスするために好きな音楽を聴くのも効果的です。

自分の作業リズムに合わせて休憩を取り入れて、効率的なタイムマネジメントを実現しましょう。

シングルタスクで取り組む

タイムマネジメントのコツの6つ目は、シングルタスクで取り組むことです。

シングルタスクとは、1つのタスクに集中する方法です。実践するには、PCやスマートフォンの通知をオフにし、一定時間、集中するための環境を整えましょう。

マルチタスクは一見効率的に見えますが、実際には注意力が分散し、生産性が低下することも少なくありません。シングルタスクの利点は、集中力を発揮できることです。

特定のタスクに専念することで、短時間で高い成果が見込めます。また、タスクの切り替えに伴う労力を減らすことも可能です。

シングルタスクでは、1つの作業が終わるたびに達成感を覚えやすいため、次のタスクへの意欲にもつながります。

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タイムマネジメントに役立つツール5選

ここでは、タイムマネジメントに役立つツールについて、以下の5点を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット・タスク管理・Web会議などの機能を備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションプラットフォームです。複数のツールを併用する必要がなくなり、情報の一元管理が図れます。また、各機能がシームレスに連携しているため、作業の抜け漏れを防ぎ、時間の無駄を最小限に抑えることができます。直感的な操作で誰でも簡単に利用できるため、特別なトレーニングをしなくても、すぐに業務で使えるのも嬉しいポイントです。

CrewWorksの特長

1. チャットやタスク管理を1つのツールで行えるビジネスコミュニケーションツール
2. プラットフォーム上に情報を集約
3. 最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Time Designer

Time Designerは、作業時間を記録できるタスク管理ツールです。それぞれのタスクにかかった作業時間を記録し、入力したデータを基にプロジェクトの進捗状況や遅延リスクをリアルタイムで分析できます。工数レポートはExcelファイルで出力することも可能です。効率的な時間管理と業務の最適化が期待できるツールと言えます。

Time Designerの特長

1. ワンクリックで作業時間を記録
2. 作業状況や進捗を即時把握
3. Excelでグラフ付きの工数レポートを出力可能

詳細はこちら: https://timedesigner.com/

Backlog

Backlogは、チームの業務を可視化し、タスク漏れやスケジュール遅延を防ぐプロジェクト管理・タスク管理ツールです。ガントチャート・カンバンボード・ファイル共有など多彩な機能を備えているため、業務の効率化が図れます。業務の進捗状況をリアルタイムで把握できるため、計画変更や調整が容易に行えるのも魅力です。

Backlogの特長

1. ガントチャートやカンバンボード搭載
2. 親しみやすいUIで誰でも簡単操作
3. 業務の進捗状況をリアルタイムで可視化

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Jooto

Jootoは、カンバン方式を採用したタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的な操作性とシンプルなデザインにより、誰でも簡単に利用できます。ドラッグ＆ドロップでタスクを移動し、進捗状況を一目で確認できるため、効率的なタスク管理が可能です。また、ガントチャート機能やタスク管理、予実管理など、プロジェクトの進行に役立つ機能も備えています。

Jootoの特長

1. 直感的に操作できるカンバン方式で効率化
2. ガントチャート機能で進捗状況を可視化
3. プロジェクトの横断管理で情報を一元管理

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Todoist

Todoistは、世界中で4200万人以上のユーザーに利用されているToDoリストアプリです。個人タスクとチームタスクを一元管理できるため、仕事と生活のバランスを保ちながらタスク管理が行えます。自然言語認識機能を用いてタスクを瞬時にリスト化することも可能です。計画的に仕事を進め、時間を有効に使いたいときに役立つツールです。

Todoistの特長

1. 自然言語認識でタスクを迅速に追加
2. 個人とチームのタスクを一元管理
3. 視覚的に分かりやすいタスク表示

詳細はこちら: https://todoist.com/ja/home

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まとめ

今回は、タイムマネジメントが必要な理由と効率的に時間を使うための手順とコツについて解説しました。タイムマネジメントを行うには、日常業務を書き出して各タスクの優先順位を決めていきましょう。実行して、振り返りを行うことも重要です。

また、オンラインツールを活用して、作業効率を向上させることも有効です。効果的なタイムマネジメントを始めるためにも、本記事で紹介したツールの中から、自分にあったものを導入してみてください。

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