情報管理とは？

情報管理とは、企業の貴重な資産である情報を安全に保管し、必要な時にすぐに取り出せるよう仕組みを作り、それを運用することです。

今までは紙やアナログなファイルを使って情報管理を行っていましたが、情報管理にITツールを用いるケースが増えてきました。この情報管理は、ビジネスにおいて重要なポイントの1つです。

ここでは、情報管理の重要性について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ブランドイメージ維持

情報管理の重要性の1つ目は、ブランドイメージ維持です。

万が一、顧客情報などの漏えいが発生すると、企業の統治体制が問われ企業のイメージは大きく損なわれるでしょう。

その場合、企業の信頼が低下し、売上の低下や株主からの追求が発生して経営にダメージを与えかねません。

ブランドイメージは一度低下すると取り戻すことは非常に難しいため、情報管理を徹底して情報漏洩のリスクを最小限に抑えましょう。

セキュリティ強化

情報管理の重要性の2つ目は、セキュリティ強化です。

情報管理システムがウイルスに感染してしまうと、機密情報が漏えいすることに加えて、その影響が社内システム全体に波及しかねません。

その結果、業務が滞り売上や企業の信頼性にも影響が出ることもあるでしょう。

また、デバイスの窃盗などで情報が盗まれることもありえます。ハード面とソフト面両方で情報管理を徹底することで、これらのリスクを軽減しなければなりません。

関連記事：文書管理のセキュリティを高めるには？5つのトラブルと4つの対策を紹介

企業の競争力強化

情報管理の重要性の3つ目は、企業の競争力強化です。

例えば、顧客情報や製品情報を適切に管理することで、それらの情報を活用して業務効率化やサービス品質の安定化につなげられます。

これらが他社との差別化要素になるため、結果として企業の競争力強化に貢献するでしょう。

情報管理の三原則

ここでは、情報管理の三原則について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

機密性

情報管理の三原則の1つ目は、機密性です。

機密性とは、情報が外部に漏れないよう管理することを意味します。

不正アクセスを防ぐためにアクセス権限を厳しく管理したり、セキュリティカードなど物理的セキュリティ対策を施すことが代表的な対策です。

完全性

情報管理の三原則の2つ目は、完全性です。

完全性とは、以下3つの条件を全て満たした状態で、情報を保存できていることを意味します。

情報の正確性がないと、その情報を業務に用いるときに影響が出てくるかもしれません。情報の入力規則を策定し、定期的なデータバックアップも行うことで、完全性を確保しましょう。

可用性

情報管理の三原則の3つ目は、可用性です。

可用性とは、必要な時に必要な情報へアクセスできる状態にしておくことを意味します。

自然災害やシステム障害などのトラブルが発生した場合でも、迅速に対応できるようバックアップシステムの構築やインシデント発生時の対応手順を策定しておきましょう。

これにより、トラブル発生時にも必要な情報にアクセスできない状態を最小限にできます。

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情報管理をおびやかすリスク

ここでは、情報管理をおびやかすリスクについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ヒューマンエラー

情報管理をおびやかすリスクの1つ目は、ヒューマンエラーです。

情報漏洩の原因の一つに、誤操作や誤送信などのヒューマンエラーがあります。これを完全に防ぐことは困難ですが、ダブルチェックなどでヒューマンエラーのリスクを減らしましょう。

デバイスの盗難

情報管理をおびやかすリスクの2つ目は、デバイスの盗難です。 デバイスの紛失や盗難も情報漏えいの原因になりえます。

特に、個人所有のデバイスに企業の機密情報が入っている場合に情報漏洩のリスクが高まるため、デバイスをもち出すときには十分に注意しなければなりません。

関連記事：テレワークに潜む5つのセキュリティリスクとは？やるべき7つの対策も解説

ウイルス

情報管理をおびやかすリスクの3つ目は、ウイルスです。

ウイルスによる外部攻撃により、企業の情報が盗まれることや自社コンピュータが意図しない動作をさせられることがあります。

これらの攻撃は情報管理上で大きなリスクなので、身を守るため適切なセキュリティ対策が欠かせません。

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

情報管理体制を整備する手順

ここでは、情報管理体制を整備する手順について、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

廃棄を含めた管理規定の策定

情報管理体制を整備する手順の1つ目は、廃棄を含めた管理規定の策定です。

情報管理規定をあらかじめ策定しておくことで、従業員が情報管理しやすくなり、ヒューマンエラーも防止できるでしょう。

そのときには、情報の廃棄ルールも定めておくとベターです。こうすることで、情報の保存期間や廃棄方法が定まるため情報漏えいのリスクを下げられます。

関連記事：文書管理のルール作りを徹底解説！作成のポイントや必須項目を解説

情報セキュリティポリシーの制定

情報管理体制を整備する手順の2つ目は、情報セキュリティポリシーの制定です。

情報セキュリティポリシー（情報セキュリティ対策の基本方針）を定めることで、従業員は情報セキュリティの重要性を理解し、具体的な対策を実行できます。

また、万が一情報漏えいなどのトラブルが発生した場合でも、ポリシーに基づき迅速に対応できるでしょう。

適したツールの導入

情報管理体制を整備する手順の3つ目は、適切なツールの導入です。 情報管理に活用できるツールには、ファイル共有ツール・タスク管理ツールなどさまざまな種類があります。

ツールの種類ごとにそれぞれ特色が異なるため、用途や企業規模による向き不向きを考慮して最適なツールを選びましょう。

情報管理に役立つツールの種類

ここでは、情報管理に役立つツールの種類について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

文書管理ツール

情報管理に役立つツールの種類の1つ目は、文書管理ツールです。

文書管理ツールは、社内のあらゆるファイルを一元管理して、検索・閲覧を容易にしてくれます。PDFやExcelの中身まで検索できるツールを選べば、必要な情報により素早くアクセス可能です。

関連記事：文書管理システムのおすすめ13選を紹介！ツールを活用してスムーズに業務を進めよう

FAQシステム

情報管理に役立つツールの種類の2つ目は、FAQシステムです。 FAQシステムを使えば、社内の知見やノウハウを蓄積し、誰でも簡単に必要な情報を閲覧できます。

イレギュラーなケースやトラブルシューティングに関する情報を蓄積したい場合にもおすすめです。

関連記事：おすすめのFAQシステム5選を紹介！導入効果・効果を高める選び方も解説

社内Wiki

情報管理に役立つツールの種類の3つ目は、社内Wikiです。 社内Wikiを使うことで、社内情報の一元管理・共有を実現できます。

議事録やドキュメントを保存し、閲覧・編集が可能です。過去の情報を検索しやすい点もメリットです。

関連記事：社内Wikiを徹底解説！おすすめツール8選と注目の背景・メリット・デメリットを紹介

プロジェクト管理ツール

情報管理に役立つツールの種類の4つ目は、プロジェクト管理ツールです。 プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗状況を可視化することで、チーム全体の作業効率を向上させます。

複数のプロジェクトを同時に進める場合や、チームメンバーが多い場合にはぜひ使いこなしましょう。

関連記事：【2024年版】プロジェクト管理ツールおすすめ16選を徹底比較！5つの確認ポイントも紹介

ビジネスチャット

情報管理に役立つツールの種類の5つ目は、ビジネスチャットです。 ビジネスチャットは、即時コミュニケーションに最適なツールですが、フロー情報の管理にも使えます。

簡単なタスク管理や情報共有に強みがあるため、短期的なプロジェクトや小規模なチームでの利用におすすめです。

関連記事：ビジネスチャットとは？おすすめツール7選と活用のメリットや主な機能を比較解説

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まとめ

今回は、情報管理の意味やそれをおびやかすリスク、さらには役立つツールの種類を解説しました。

情報管理は、情報を安全に保管して必要な時にすぐに取り出せるように、仕組みを構築・運用することです。これにより、ブランドイメージ維持や企業の競争力維持などさまざまな効果を期待できます。

ただ、ヒューマンエラーやウイルスなど情報管理をおびやかすリスクがあるため、管理規定の策定や適切なツールの導入が必要です。

文書管理ツールやビジネスチャットなどのツールが情報管理に役立つので、費用や使いやすさなどを考慮して選びましょう。

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