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プロジェクト管理を方針通りに進める「計画書」とは？

プロジェクト管理の計画書は、プロジェクトを成功に導くために必要な情報をまとめた文書です。

プロジェクト管理の計画書には、プロジェクトのゴール・タスク・スケジュール・リソース・予算などを記載し、予定からずれることなくプロジェクトを進めることを可能にします。

これにより、プロジェクトの成功に向けた全体の戦略や方針をまとめることができます。また、ステークホルダーやチームメンバーに対して、プロジェクトの進捗状況や問題点を共有するための文書としても使用されます。

プロジェクトを方針通り進めるためには、目的を明確にしたうえで、計画書を作成することが重要です。

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プロジェクト管理の方針における計画書と「プロジェクト憲章」の違い

プロジェクト計画書とプロジェクト憲章は、どちらもプロジェクト管理において重要な文書ですが、それぞれ異なる役割を担います。

プロジェクト計画書は、プロジェクトを達成するために必要な情報をまとめた文書で、プロジェクトのゴール・タスク・スケジュール・リソース・予算などを記載します。これにより、プロジェクトの成功に向けた全体の戦略や方針をまとめることができます。

一方、プロジェクト憲章は、プロジェクトの開始段階において、プロジェクトの目的を定義し、プロジェクトの範囲・進め方・リソース・スケジュール・予算などを明確にするための文書です。

プロジェクトの憲章において、これらを明確に定義することで、プロジェクトのスコープ・目的が変わってしまうことを防ぎます。そのため、プロジェクト憲章によって利害関係者の同意を取ってから、計画書を作成するとよりスムーズといえます。

プロジェクト計画書は、プロジェクトの進行中に使用され、プロジェクトの進捗状況や問題点を共有するための文書である一方で、プロジェクト憲章は、プロジェクトの開始段階に使用され、プロジェクトのスコープや目的を明確にするための文書といえます。

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プロジェクト管理を方針通りに進める計画書の役割

プロジェクト管理を方針通りに進めるためには計画書が欠かせません。ここでは、プロジェクト管理を方針通りに進める計画書の役割を、以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

ゴールまでの道筋の明確化

プロジェクト管理を方針通りに進める計画書の役割の1つ目は、ゴールまでの道筋の明確化です。

計画書は、プロジェクトのタスクを洗い出しスケジュールに組み込むことで、プロジェクトの達成に必要な期間・リソースを見積もることができます。これにより、達成に必要な期間・コストを予測し、予算・スケジュールの立て直しを行うことが可能です。

また、計画書は、プロジェクトのチームメンバーに対して、プロジェクトの進捗状況や問題点を共有するための文書としても使用され、問題点を早期に検出して解決できます。

利害関係者との認識合わせ

プロジェクト管理を方針通りに進める計画書の役割の2つ目は、利害関係者との認識合わせです。

プロジェクトを進行するうえで小さな齟齬が生じることで、目的・ゴールがずれてくる可能性があり、プロジェクトが失敗に終わる懸念があります。

計画書があることで利害関係者は、共通の目標が共有されるためプロジェクトを達成するために協力し合うことができます。

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プロジェクト管理の方針を明確化するための計画書の項目

プロジェクト管理を進めるにあたり、方針を明確にした計画書が必要ですが、この中には決められた項目があります。

ここでは、プロジェクト管理の方針を明確化するための計画書の項目を、以下の8点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

目的・目標

計画書の項目の1つ目は、目的・目標です。

目的は「プロジェクトがなすべきこと」をいい、プロジェクトを実施するために必要な理由・背景を示します。そのため、プロジェクトが何を達成するために実施されるのかを明確にするためには、重要といえます。

なお、目標は、プロジェクトのスコープ・進め方・リソース・スケジュール・予算などを明確に定義することで、プロジェクトの成功を評価するために設定されます。

スコープ（範囲）

計画書の項目の2つ目は、スコープ（範囲）です。スコープとは、「どこまでをプロジェクトの範囲とするか」を明確にするものです。

プロジェクトのスコープを定義し、管理することで、プロジェクトのゴール・タスクを明確にする役割を果たします。スコープでは、作業内容を階層構造で示したWBSの作成も行います。

WBSとは、「Work Breakdown Structure」の頭文字を取った略語で、プロジェクトのタスクを階層的に分解し、視覚的に表示する手法です。

WBSは、プロジェクトのスコープを明確に定義し、タスクを管理し、コミュニケーションを取りやすくするために活用されます。

コスト

計画書の項目の3つ目は、コストです。プロジェクトのコストは、人件費・材料費などさまざまな項目に分けられます。

プロジェクトを達成するために必要なリソース・費用を含みます。予算管理においては、予算を立て、実際の費用と比較し、予算と実際の費用の調整を行います。

プロジェクトのコストには、具体的には以下のような項目があります。

人件費には、プロジェクトに参加する人員の費用が含まれ、材料費には、プロジェクトで使用する材料や設備の費用が含まれます。

スケジュール

計画書の項目の4つ目は、スケジュールです。スケジュール管理は、スケジュールを立て、スケジュールの進捗状況を管理するためのプロセスです。

これにより、スケジュールにおいてタスク間の依存関係を明確にするクリティカルパス・中間目標値であるマイルストーンの設定ができます。

体制

計画書の項目の5つ目は、体制です。体制は、プロジェクトを達成するために必要な組織を意味し、「プロジェクトチーム」のことをいいます。体制には、役割・責任分担・組織構造・管理手順などが含まれます。

メンバーがどのように組織され、どのように管理されるかを定義し、チームメンバーそれぞれのタスク・やるべきことに対する役割や責任を明確にします。

なお、管理手順は、プロジェクトの管理や運用において適用する手順や方針を定義します。組織図形式のプロジェクト体制図を用意したり、役割表の形式で記載することがおすすめです。

成果物の品質

計画書の項目の6つ目は、成果物の品質です。成果物の品質は、プロジェクトが達成するべき具体的な目標やタスクを満たすために必要な品質を意味します。

品質管理には、品質計画・品質保証・品質管理・品質改善のフェーズがあります。

品質計画では成果物の基準・要求を定義し、品質保証では定義を満たすかを確認する方法を定めます。そして管理では成果物の品質を維持するための管理を行い、そのうえで改善のための取り組みについてを定めます。

コミュニケーション

計画書の項目の7つ目は、コミュニケーションです。コミュニケーションは、プロジェクトを達成するために必要な情報を交換するための連絡・報告・会議を意味します。

コミュニケーションは、はじめの段階で方法・手段・タイミング、誰に行うのかを定義します。コミュニケーションは、ステークホルダー間の意思疎通の手段を確保し、プロジェクトの進捗を管理するために重要です。

リスク対策

計画書の項目の8つ目は、リスク対策です。プロジェクトにおけるリスクは、プロジェクトの達成に対して脅威を与える可能性のある事象で、リスク対策は、そのリスクを管理するためのプロセスをいいます。

リスク対策には、リスク評価・リスク計画・リスク監視・リスク対応のフェーズがあります。リスク評価では、プロジェクトに対して起こり得る可能性のあるリスクを洗い出し、その重要度を評価します。

リスク計画では、重要性の高いリスクに対して対策を計画します。そして、リスク監視では、リスクが発生した場合に対応するために必要な情報を収集・監視します。最後に、リスク対応で発生したリスクに対して、対応するための措置を実施します。

リスク対策は、プロジェクトの達成に対して脅威を与える可能性のある事象を予防し、軽減するために重要です。プロジェクト管理においてリスク対策を行うことでプロジェクトの進捗を維持し、予期せぬトラブルを防止できます。

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まとめ

今回は、プロジェクト管理を方針通りに進める「計画書」の概要・プロジェクト憲章との違い・役割・項目について解説しました。

プロジェクト管理の方針は、プロジェクトの成功に必要な方向性・目標・手順・手法を定義するための重要な手段です。これにより、プロジェクトチームは、共通の目標を共有し、共通の方針に従って作業を進めることができます。

また、プロジェクト管理の方針は、プロジェクトのスケジュール・コスト・品質・リスクなどの管理を効率的に行うためのガイドラインにもなります。

プロジェクト管理の方針が明確でない場合、プロジェクトに遅れが生じたりコストオーバーなどのリスクにさらされ、望ましい成果を得ることが難しくなる可能性があります。

そのため、方針を明確にして計画書に落とし込み、ステークホルダー全員がいつでも確認できる状態にしておきましょう。

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