タスクを可視化する「かんばん」

ここでは、「かんばん」方式の基礎知識を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

かんばん方式は日本のトヨタ発祥

「かんばん」方式の基礎知識の1つ目は、かんばん方式の発祥です。

かんばん方式は、1940年代に日本のトヨタに当時在籍していた大野耐一氏により考案されました。トヨタは、市場の需要に応じて必要なものを、適切な量・タイミングで市場に供給する「ジャストインタイム生産」で頭角を現しました。その実現を後押ししたのが、かんばん方式です。

トヨタのかんばん方式は、製造する商品にかんばんカードを取り付けて、そこに商品名や保管場所などの情報を記載しておくものでした。これにより、無駄なく商品を生産できるようになり、ジャストインタイム生産を行いやすくなりました。

現代では、製造業の生産管理だけでなく、ソフトウェア開発などのタスク管理にかんばん方式が取り入れられることが増えてきました。タスク管理では、タスクの進捗状況を把握して、タスクの優先度などを判断するためにかんばん方式が用いられています。

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他のタスク管理方法と比較

「かんばん」方式の基礎知識の2つ目は、他のタスク管理方法との違いです。

以下のとおり、一覧表にまとめました。スクラムやアジャイルを実現する手段の1つとして、かんばん方式があると考えてよいでしょう。

▼かんばん・スクラム・アジャイルの違い

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タスク管理にかんばんを用いるメリット

ここでは、タスク管理にかんばんを用いるメリットを以下の3点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の一元化

タスク管理にかんばんを用いるメリットの1つ目は、情報の一元化です。

かんばん方式でタスクを可視化することで、情報の一元化が容易になります。これにより、情報のフォーマットが統一でき、管理者の負担軽減にもつながるでしょう。また、カテゴリ分類も十分にしておけば、表示を確認するだけでタスクの進捗状況が明確になります。

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チーム内コミュニケーションの促進

タスク管理にかんばんを用いるメリットの2つ目は、チーム内コミュニケーションの促進です。

かんばん方式でタスクを整理することで、各メンバーのタスク進捗が明確になります。このことにより、タスクの進捗についてメンバー同士で話しやすくなるため、結果的にチーム内コミュニケーションの促進につながるでしょう。

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人事評価の適正化

タスク管理にかんばんを用いるメリットの3つ目は、人事評価の適正化です。

タスクをかんばん方式で整理することで、各メンバーのタスク進捗が可視化されます。これにより、客観的に各メンバーが行ってきた業務の質・量を評価できるため、人事評価の適正化につながるでしょう。そのことは、メンバーの不公平感をなくすことにもつながります。

タスク管理をかんばんで行う流れ

ここでは、タスク管理をかんばんで行う流れを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク分類を行う

タスク管理をかんばんで行う流れの1つ目は、タスク分類を行うことです。

タスク分類を行う際には、いくつかの切り口があります。例えば、作業前・中・後とステータスごとに分類する方法や、作業工程ごとに分類することも考えられます。いずれの場合も、それらの切り口をリストとして可視化し、かんばんをリスト上で移動させることでタスクの進捗状況を分かりやすくすることが、かんばん方式の基本です。

タスクを洗い出す

タスク管理をかんばんで行う流れの2つ目は、タスクを洗い出すことです。

自分たちが抱えているタスクを、考えつく限り全て洗い出しましょう。その際、周りのメンバーにも意見をもらい、タスクの抜け漏れをなくすことが重要です。その後、タスクを細分化して所要時間を見積もれば、よりタスクに取り組みやすくなるでしょう。

各タスクをラベリングする

タスク管理をかんばんで行う流れの3つ目は、各タスクをラベリングすることです。

例えば、タスクの優先度をラベリングすれば、まずどのタスクから取り掛かれば良いか分かりやすくなります。また、対応時期・担当者などのステータスをラベリングすれば、そもそも今このタスクに取り組まないといけないかどうかが明確になるでしょう。

進捗状況に応じてかんばんを移動させる

タスク管理をかんばんで行う流れの4つ目は、進捗状況に応じてかんばんを移動させることです。

実際にタスクを開始したら、進捗ごとにかんばんを移動させていきましょう。これにより、タスクの進捗状況が一目瞭然です。重要度や緊急度、進捗度を考慮して、次はどのタスクに取り組むべきかが分かります。

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タスク管理をかんばんで行うときのポイント

ここでは、タスク管理をかんばんで行うときのポイントを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクへの負荷を均一化させる

タスク管理をかんばんで行うときのポイントの1つ目は、タスクへの負荷を均一化させることです。

業務内容や担当者数などの要素により、タスクへの負荷はバラバラになります。それを考慮せずにかんばんでタスク管理を行うと、メンバーへの負担が分からず業務効率の低下などを引き起こしかねません。よって、1タスクへの所要時間を決めるか、タスクのボリュームごとにかんばんを色分けするなどして、タスクへの負荷を均一化させましょう。

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シングルタスクにまで細分化する

タスク管理をかんばんで行うときのポイントの2つ目は、シングルタスクにまで細分化することです。

マルチタスクのままでは作業が煩雑化して、かんばん方式でタスク管理するメリットが薄まってしまうので、各タスクをシングルタスクにまで細分化しましょう。これにより、かんばん方式でタスクが整理でき、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。また、タスクに取り掛かりやすくなることもメリットです。

関連記事：マルチタスクとは？5つのコツとシングルタスクとの違い・メリット・デメリットを解説

チーム全体として進捗状況を把握する

タスク管理をかんばんで行うときのポイントの3つ目は、チーム全体として進捗状況を把握することです。

多くの仕事は、チームで行います。ここで、チーム全体で各々のタスク管理ができれば、その進捗状況を共有して遅れが生じているタスクにリソースを集中させるなど、対応が取りやすくなります。また、タスクに関する情報共有を行う過程で、社内コミュニケーションが活性化することもメリットです。

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時間への意識を忘れない

タスク管理をかんばんで行うときのポイントの4つ目は、時間への意識を忘れないことです。

タスクには締め切りがあるものですが、かんばん方式だけでは時間経過が分かりません。よって、ガントチャートなどを活用して時間管理も同時並行で行いましょう。また、タスク完了までの所要時間を見積もっておくと、より正確なタスク管理ができます。

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タスク管理をかんばんで行えるツール4選

ここでは、タスク管理をかんばんで行えるツールを4点紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスクの進捗管理はもちろん、タスクごとにチャットルームが常設されているため、チーム内での議論を活発に行うことができます。カレンダー形式やかんばん形式など好みの表示形式でタスクの進捗状況を確認できます。

CrewWorksの特長

1. タスクに備え付けのチャットルームでコミュニケーションを促進
2. 業務に必要な情報を一元管理できる
3. すべての機能が無料トライアル可能

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェアが運営するガントチャートツールです。かんばんやEVMなどの機能を活用し、タスクの進捗状況を簡単に可視化・共有できます。報告レポートも容易に作成でき、タスクの進捗を阻害するリスクをいち早く特定したい方にもおすすめです。クライアントの要望に応じて柔軟に拡張機能をカスタマイズすることも可能なので、一般的なタスク管理ツールにはない機能が必要な場合には試してみましょう。

Lychee Redmineの特長

1. 導入企業7,000社突破
2. クラウド版とオンプレミス版あり
3. クラウド版ではフリープランあり

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。かんばん方式でのタスク管理に強みがあり、シンプルなデザインかつ直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がなくても使いやすいでしょう。プランは事業規模に応じて4種類用意されているので、利用者の人数・目的に応じて最適なプランを選べます。導入事例も豊富なので、自社と規模や導入目的が近い事例があれば参考にしてみましょう。

Jootoの特長

1. 導入企業数約1,800社、利用ユーザ数40万人以上
2. APIで他ツールとの連携が可能
3. お役立ちブログが充実

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Asana

Asanaは、Asana社が提供するプロジェクト管理プラットフォームです。日々のタスクから仕事の目標まで、かんばん形式で整理できます。チームでかんばんの内容を容易に共有できるので、コミュニケーションコストを軽減したいユーザーにもおすすめです。連携できるツールも多数存在するので、導入済みのツールと連携すれば、一層の業務効率化を期待できるでしょう。興味のある方は、Asana主催のイベント・セミナーにも参加してみてください。

Asanaの特長

1. 世界190ヵ国100万以上のチームで導入実績
2. Android・iOSのアプリを使える
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://asana.com/ja/

タスク管理が成功するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、タスク管理にかんばん方式を用いるメリットや流れに加え、かんばん方式でタスク管理できるツールを4選紹介しました。かんばん方式は、タスクの進捗状況を把握するためにも有効です。リスト上でタスクが書かれたかんばんを進捗状況に伴い移動させることで、タスクの進捗が一目瞭然です。

チーム全体でタスク進捗を共有すれば、コミュニケーション活性化にもつながるでしょう。かんばん方式を使えるタスク管理ツールも多数存在しますが、まずは今回紹介した4選から選んでみてはいかがでしょうか。

おすすめのタスク管理をかんばんで行えるツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスクの進捗管理はもちろん、タスクごとにチャットルームが常設されているため、チーム内での議論を活発に行うことができます。カレンダー形式やかんばん形式など好みの表示形式でタスクの進捗状況を確認できます。

CrewWorksの特長

1. タスクに備え付けのチャットルームでコミュニケーションを促進
2. 業務に必要な情報を一元管理できる
3. すべての機能が無料トライアル可能

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