カンバン方式によるタスク管理のメリットとは？便利なツール4選も紹介

▼タスク完了までの情報が分散してしまう…必要な情報が見つけられない…
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タスクを可視化する「カンバン」

ここでは、「カンバン」方式の基礎知識を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

かんばん方式は日本のトヨタ発祥

「カンバン」方式の基礎知識の1つ目は、かんばん方式の発祥です。

かんばん方式は、1950年代に日本のトヨタに当時在籍していた大野耐一氏により考案されました。

トヨタは、市場の需要に応じて必要なものを、適切な量・タイミングで市場に供給する「ジャストインタイム生産」で頭角を現しました。その実現を後押ししたのが、かんばん方式です。

トヨタのかんばん方式は、製造する商品にかんばんカードを取り付けて、そこに商品名や保管場所などの情報を記載しておくものでした。

これにより、無駄なく商品を生産できるようになり、ジャストインタイム生産を行いやすくなりました。

現代では、製造業の生産管理だけでなく、ソフトウェア開発などのタスク管理にカンバン方式が取り入れられることが増えてきました。

タスク管理では、タスクの進捗状況を把握して、タスクの優先度などを判断するためにカンバン方式が用いられています。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

他のタスク管理方法と比較

「カンバン」方式の基礎知識の2つ目は、他のタスク管理方法との違いです。

以下のとおり、一覧表にまとめました。スクラムやアジャイルを実現する手段の1つとしてカンバン方式があると考えてよいでしょう。

▼カンバン・スクラム・アジャイルの違い

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カンバン方式でタスク管理するメリット

ここでは、カンバン方式でタスク管理するメリットを以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

情報の一元化

カンバン方式でタスク管理するメリットの1つ目は、情報の一元化です。

カンバン方式でタスクを可視化することで、情報の一元化が容易になります。これにより、情報のフォーマットが統一でき、管理者の負担軽減にもつながるでしょう。

また、カテゴリ分類も十分にしておけば、表示を確認するだけでタスクの進捗状況が明確になります。

関連記事：情報共有を効率化するコツ！仕組みの作り方やツールの選び方も解説

関連記事：情報の一元化にはどのようなメリットがある？成功させるポイントも解説

チーム全体のタスク進捗状況の可視化

カンバン方式でタスク管理するメリットの2つ目は、チーム全体のタスク進捗状況の可視化です。

カンバン方式を導入すると、チーム全体のタスクの進捗状況が「見える化」されます。

これにより、誰がどのタスクに取り組んでいるのか、またそのタスクが順調に進んでいるのかどうかをチーム全体で一目で把握できます。

タスクの引き継ぎもスムーズに行えるため、問題が大きくなる前に対応し、チーム全体の連携を強化できるのです。

このように、カンバンボードを見るだけで、チーム全体の作業状況がリアルタイムに把握でき、サポート体制を構築しやすくなるため、プロジェクト全体の生産性向上にも貢献します。

関連記事：チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介

チーム内コミュニケーションの促進

カンバン方式でタスク管理するメリットの3つ目は、チーム内コミュニケーションの促進です。

カンバン方式でタスクを整理することで、各メンバーのタスク進捗が明確になります。

このことにより、タスクの進捗についてメンバー同士で話しやすくなるため、結果的にチーム内コミュニケーションの促進につながるでしょう。

関連記事：社内コミュニケーション不足にさよなら！原因と効果的な交流促進テクニック

無駄の削減と業務の平準化

カンバン方式でタスク管理するメリットの4つ目は、無駄の削減と業務の平準化です。

カンバン方式は、「必要なものを、必要な時に、必要な量だけ生産する」というジャスト・イン・タイム（JIT）の考え方を基盤としています。これにより、過剰な生産や在庫の削減が可能です。

また、タスクの流れが可視化されるため、プロセス上のボトルネックや非効率な部分を容易に特定できます。 カンバン方式の管理によって、業務上の「ムリ・ムダ・ムラ」が解消され、業務の平準化が実現します。

業務の平準化が進むと、従業員の負担が軽減され、タスクをスムーズに進められるようになります。無駄な時間やリソースの過剰な消費がなくなるため、生産性の向上が期待できます。

関連記事：平準化とは？標準化との違いや業務で実施するポイントをわかりやすく解説

人事評価の適正化

カンバン方式でタスク管理するメリットの5つ目は、人事評価の適正化です。

タスクをカンバン方式で整理することで、各メンバーのタスク進捗が可視化されます。

これにより、客観的に各メンバーが行ってきた業務の質・量を評価できるため、人事評価の適正化につながるでしょう。そのことは、メンバーの不公平感をなくすことにもつながります。

万が一のトラブルにも素早く対応できる

カンバン方式でタスク管理するメリットの6つ目は、万が一のトラブルにも素早く対応できることです。

カンバン方式では、タスクの進捗状況が「見える化」されるため、作業のどこで滞りが発生しているのか、あるいはどのタスクがボトルネックになっているのかを瞬時に特定できます。

これにより、問題が深刻化する前に、迅速な対応を検討し、被害を最小限に抑えることが可能です。

また、カンバン方式はタスクの優先順位を明確にするのにも役立つため、緊急性の高いトラブルが発生した際には、他のタスクを調整して優先的にリソースを割り当てるといった柔軟な対応も容易になります。

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カンバン方式でタスク管理を行う流れ

ここでは、カンバン方式でタスク管理を行う流れを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク分類を行う

カンバン方式でタスク管理を行う流れの1つ目は、タスク分類を行うことです。

タスク分類を行う際には、いくつかの切り口があります。例えば、作業前・中・後とステータスごとに分類する方法や、作業工程ごとに分類することも考えられます。

いずれの場合も、それらの切り口をリストとして可視化し、カンバンをリスト上で移動させることでタスクの進捗状況を分かりやすくすることが、カンバン方式の基本です。

タスクを洗い出す

カンバン方式でタスク管理を行う流れの2つ目は、タスクを洗い出すことです。

自分たちが抱えているタスクを、考えつく限り全て洗い出しましょう。その際、周りのメンバーにも意見をもらい、タスクの抜け漏れをなくすことが重要です。

その後、タスクを細分化して所要時間を見積もれば、よりタスクに取り組みやすくなるでしょう。

関連記事：仕事効率アップ！タスク洗い出しのメリット・流れ・おすすめ無料ツール8選

各タスクをラベリングする

カンバン方式でタスク管理を行う流れの3つ目は、各タスクをラベリングすることです。

例えば、タスクの優先度をラベリングすれば、まずどのタスクから取り掛かれば良いか分かりやすくなります。

また、対応時期・担当者などのステータスをラベリングすれば、そもそも今このタスクに取り組まないといけないかどうかが明確になるでしょう。

進捗状況に応じてカンバンを移動させる

カンバン方式でタスク管理を行う流れの4つ目は、進捗状況に応じてカンバンを移動させることです。

実際にタスクを開始したら、進捗ごとにカンバンを移動させていきましょう。これにより、タスクの進捗状況が一目瞭然です。

重要度や緊急度、進捗度を考慮して、次はどのタスクに取り組むべきかが分かります。

関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介

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カンバン方式でタスク管理を行うときのポイント

ここでは、カンバン方式でタスク管理を行うときのポイントを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクへの負荷を均一化させる

カンバン方式でタスク管理を行うときのポイントの1つ目は、タスクへの負荷を均一化させることです。

業務内容や担当者数などの要素により、タスクへの負荷はバラバラになります。

それを考慮せずにカンバンでタスク管理を行うと、メンバーへの負担が分からず業務効率の低下などを引き起こしかねません。

よって、1タスクへの所要時間を決めるか、タスクのボリュームごとにカンバンを色分けするなどして、タスクへの負荷を均一化させましょう。

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シングルタスクにまで細分化する

カンバン方式でタスク管理を行うときのポイントの2つ目は、シングルタスクにまで細分化することです。

マルチタスクのままでは作業が煩雑化して、カンバン方式でタスク管理するメリットが薄まってしまうので、各タスクをシングルタスクにまで細分化しましょう。

これにより、カンバン方式でタスクが整理でき、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。また、タスクに取り掛かりやすくなることもメリットです。

関連記事：マルチタスクとは？5つのコツとシングルタスクとの違い・メリット・デメリットを解説

チーム全体として進捗状況を把握する

カンバン方式でタスク管理を行うときのポイントの3つ目は、チーム全体として進捗状況を把握することです。

多くの仕事はチームで行います。ここで、チーム全体で各々のタスク管理ができれば、その進捗状況を共有して遅れが生じているタスクにリソースを集中させるなど、対応が取りやすくなります。

また、タスクに関する情報共有を行う過程で、社内コミュニケーションが活性化することもメリットです。

関連記事：タスク管理を効率化する7つのコツ！手段やメリットも解説

時間への意識を忘れない

カンバン方式でタスク管理を行うときのポイントの4つ目は、時間への意識を忘れないことです。

タスクには締め切りがあるものですが、カンバン方式だけでは時間経過が分かりません。よって、ガントチャートなどを活用して時間管理も同時並行で行いましょう。

また、タスク完了までの所要時間を見積もっておくと、より正確なタスク管理ができます。

関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介

関連記事：時間管理・タスク管理に役立つツール7選！手順やコツも詳しく解説

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カンバン方式でタスク管理するときの注意点

ここでは、カンバン方式でタスク管理するときの注意点を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

複雑なプロジェクトでの活用には向かない

カンバン方式でタスク管理するときの注意点の1つ目は、複雑なプロジェクトでの活用には向かないことです。

依存関係が多数ある大規模なプロジェクトや、複数のサブプロジェクトが並行して進行するケースでは、単一のカンバンボードでは全体の把握と管理が困難になります。

タスク数が増加すると、個々のタスク間の関連性や優先順位が見えにくくなり、管理が複雑化するリスクが高まります。

このような状況でカンバン方式を適用する際には、カンバンボードの階層化や他の管理手法との併用を検討し、プロジェクトの特性に合わせた運用が重要になります。

タスクの重要度や優先順位を把握しにくい

カンバン方式でタスク管理するときの注意点の2つ目は、タスクの重要度や優先順位を把握しにくいことです。

カンバン方式はタスクの進捗状況を視覚的に把握するのに優れていますが、タスクの「重要度」や「優先順位」を表現しにくい側面があります。すべてのタスクカードが同じように並んでいると、どれから手をつけるべきか判断に迷うことがあるでしょう。

また、緊急度と重要度のマトリクスを活用してタスクを分類し、優先度の高いものから取り組むようにすると、より効率的なタスク管理が可能です。

カンバンボード上でのタスクの配置順序を調整することでも、優先順位を視覚的に表現できます。

関連記事：仕事の優先順位が付けられない！優先順位付けの流れや仕事を進めるポイントについて解説

タスクの負荷を把握しにくい

カンバン方式でタスク管理するときの注意点の3つ目は、タスクの負荷を把握しにくいことです。

カンバン方式では、タスクの見た目が均一になりがちで、個々のタスクにかかる工数や負荷の大きさが伝わりにくい場合があります。

たとえば、担当者にとって一つのタスクしかないように見えても、それが実は非常に負荷の高い大きな作業である可能性も考えられます。

タスクをより小さな粒度で均一に細分化することで、各タスクの負荷が明確になり、担当者間の適切なタスク分配もしやすくなります。

タスクの関係性を把握しにくい

カンバン方式でタスク管理するときの注意点の4つ目は、タスクの関係性を把握しにくいことです。

カンバン方式のタスク管理では、各タスクが個別に表示されるため、タスク間の関係性が把握しにくい場合があります。

作業には順序などの制約があるため、それを守らずに進行すると、手戻りや他のメンバーを待たせるなどの非効率が発生し、納期の遅延につながる可能性もあります。

このような課題に対しては、カンバン方式に対応したタスク管理ツールを活用することで、タスクの関係性を可視化し、効率的な管理が期待できます。

タスク管理をカンバンで行えるツール4選

ここでは、タスク管理をカンバンで行えるツールを4点紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、ビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスクの進捗管理はもちろん、タスクごとにチャットルームが常設されているため、チーム内での議論を活発に行うことができます。カレンダー形式やカンバン形式など好みの表示形式でタスクの進捗状況を確認できます。

CrewWorksの特長

1. タスクに備え付けのチャットルームでコミュニケーションを促進
2. 業務に必要な情報を一元管理できる
3. 最大50ユーザーまでずっと無料で利用できるフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Lychee Redmine

Lychee Redmineは、株式会社アジャイルウェアが運営するガントチャートツールです。かんばんやEVMなどの機能を活用し、タスクの進捗状況を簡単に可視化・共有できます。報告レポートも容易に作成でき、タスクの進捗を阻害するリスクをいち早く特定したい方にもおすすめです。クライアントの要望に応じて柔軟に拡張機能をカスタマイズすることも可能なので、一般的なタスク管理ツールにはない機能が必要な場合には試してみましょう。

Lychee Redmineの特長

1. 導入企業7,000社突破
2. クラウド版とオンプレミス版あり
3. クラウド版ではフリープランあり

詳細はこちら: https://lychee-redmine.jp/

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供するタスク・プロジェクト管理ツールです。かんばん方式でのタスク管理に強みがあり、シンプルなデザインかつ直感的な操作が可能なので、ITリテラシーに自信がなくても使いやすいでしょう。プランは事業規模に応じて4種類用意されているので、利用者の人数・目的に応じて最適なプランを選べます。導入事例も豊富なので、自社と規模や導入目的が近い事例があれば参考にしてみましょう。

Jootoの特長

1. 導入企業数約2,600社、利用ユーザ数40万人以上
2. APIで他ツールとの連携が可能
3. お役立ちブログが充実

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Asana

Asanaは、Asana社が提供するプロジェクト管理プラットフォームです。日々のタスクから仕事の目標まで、かんばん形式で整理できます。チームでかんばんの内容を容易に共有できるので、コミュニケーションコストを軽減したいユーザーにもおすすめです。連携できるツールも多数存在するので、導入済みのツールと連携すれば、一層の業務効率化を期待できるでしょう。興味のある方は、Asana主催のイベント・セミナーにも参加してみてください。

Asanaの特長

1. 世界190ヵ国100万以上のチームで導入実績
2. Android・iOSのアプリを使える
3. 30日間の無料トライアルあり

詳細はこちら: https://asana.com/ja/

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まとめ

今回は、タスク管理にカンバン方式を用いるメリットや流れに加え、カンバン方式でタスク管理できるツールを4選紹介しました。

カンバン方式は、タスクの進捗状況を把握するためにも有効です。リスト上でタスクが書かれたカンバンを進捗状況に伴い移動させることで、タスクの進捗が一目瞭然です。

チーム全体でタスク進捗を共有すれば、コミュニケーション活性化にもつながるでしょう。

カンバン方式を使えるタスク管理ツールも多数存在しますが、まずは今回紹介した4選から選んでみてはいかがでしょうか。

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