マルチタスクとは？シングルタスクとの違いや苦手克服のための7つのコツ・メリット・デメリットを解説

マルチタスクとは？

ここでは、マルチタスクについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数のタスクを同時に行う進め方のことを指します。この言葉は、もともとコンピューターが複数の情報処理を同時に行う「multitasking」という専門用語に由来しています。

例えば、ビジネスシーンでは会議資料を作りながらメールチェックをする、報告書を書きながら電話に応対することなどが挙げられます。

広い意味では、長期的に複数のプロジェクトや案件を進行している場合も、マルチタスクと表現されることがあります。

シングルタスクとの違い

マルチタスクの対義語に、シングルタスクがあります。シングルタスクは、一つのタスクに集中して取り組むことを指します。

シングルタスクとマルチタスクのどちらが良いかは、タスクの種類や取り組む人の性質、状況などによって異なります。

具体的には、カスタマーサポートや営業活動など、連続した短時間でのタスクが続く業務は、マルチタスクが向いています。

反対に、専門性が求められるタスクやミスが許されないような作業は、シングルタスクが適していると言えます。

マルチタスクとシングルタスクはどちらが効率的か？

一般的に、人間は一度に一つのことに集中して取り組むシングルタスクの方が効率的であると考えられています。

マルチタスクは複数の業務を同時にこなすように見えますが、実際には脳がタスク間を高速で切り替えているだけであり、それぞれのタスクに深い集中を維持することは困難です。

このようなタスク間の切り替えには「スイッチングコスト」と呼ばれる時間や精神的な負荷が発生し、結果として生産性の低下を招く恐れがあります。

さらに、マルチタスクは脳に大きな負担をかけ、疲労感やストレスの原因となる可能性も指摘されています。

一つのことに集中するシングルタスクでは、深い思考や創造性を要する作業において高いパフォーマンスを発揮しやすいです。

しかし、現実のビジネスシーンでは、複数の業務を同時並行で進めなければならない場面も少なくありません。

したがって、マルチタスクが常に非効率であるとは一概には言えませんが、集中力を要する重要なタスクや複雑なタスクに取り組む際には、シングルタスクを意識することが望ましいでしょう。

一方、ルーティンワークや単純なタスクを組み合わせる場合には、マルチタスクをうまく活用することで全体の進行をスムーズにすることも可能です。

それぞれのタスクの性質や自身の集中力を考慮し、シングルタスクとマルチタスクを適切に使い分けることが、効率的な業務遂行の鍵となります。

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マルチタスクが必要とされる理由

現代社会においては、人口減少に伴い、従業員一人ひとりが担う業務量が増加傾向にあります。これは、多くの企業で限られた人員でより多くの成果を出す必要性が高まっているためです。

さらに、IT技術の進化は、ビジネスコミュニケーションのあり方を大きく変え、チャットやメールなどによる迅速な情報交換や対応が日常的に求められるようになりました。

このような背景から、業務中に細かなマルチタスクが頻繁に発生する機会が増えています。

このような環境変化に適応し、効率的に業務を遂行するために、ビジネスシーンではマルチタスクをいかに効果的にこなせるかが重要視されるようになりました。

限られた時間の中で最大限のパフォーマンスを発揮するためには、複数の業務を同時に、あるいは短い時間で切り替えながら処理する能力が不可欠となっているのです。

これにより、全体の生産性向上や、変化の激しいビジネス環境への柔軟な対応が期待されています。

マルチタスクのメリット

ここでは、マルチタスクのメリットについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全体像が把握しやすくなる

マルチタスクのメリットの1つ目は、全体像が把握しやすくなることです。

複数のタスクを担うことでプロジェクトや業務内容を理解できるため、円滑に一つ一つのタスクの進捗や優先度、関連性が把握しやすくなります。

例えば、営業用の資料作成中に市場のデータ分析を並行して行えば、より効果的なプレゼンテーション資料をまとめられます。

マルチタスクを行うことで、タスク間の相互関係を理解し、適切な判断や調整が行えるでしょう。

複数の業務を並行できる

マルチタスクのメリットの2つ目は、複数の業務を並行できることです。

マルチタスクを効果的に行うことで、複数の業務を同時並行で進めることが可能となり、処理速度や生産性を高められます。

例えば、データのダウンロードを待つ間に別のレポートの執筆を進める、電話の待ち時間中にメールの返信を行うといった場面が考えられます。空き時間を臨機応変に他のタスクに振り分けることで、無駄な時間を省けます。

また、複数の業務を並行して行うことは、多様なスキルや知識を同時に鍛える良い機会にもなります。さまざまな業務を経験する中で、柔軟な思考や広い視野が身につけられるでしょう。

関連記事：タスク管理能力を徹底解説！必要なスキル・能力を高める方法も詳しく紹介！

コミュニケーションが活発になる

マルチタスクのメリットの3つ目は、コミュニケーションが活発になることです。

マルチタスクでは複数のプロジェクトや業務を同時進行するため、異なる業務やチームと連携したり情報共有したり、コミュニケーションを取ったりする必要が出てきます。

例えば、営業部の担当者が新しいプロモーションキャンペーンを計画しているときに、マーケティング部や製造部と連携するなどが考えられます。

業務を行う中で、各部署のメンバーとのコミュニケーションは欠かせません。

マーケティング部はキャンペーンの効果的な展開方法やターゲット層の特定、製造部はキャンペーンで需要が増えたときの製品供給の準備など、それぞれの部署がキャンペーンに関連する異なる役割を持っているためです。

複数の業務やプロジェクトを同時に進行させることで、部門間やチーム間のコミュニケーションが活発になるでしょう。

関連記事：社内コミュニケーションはなぜ必要なのか？メリット・デメリット・方法・企業事例を紹介！

情報を幅広く得られる

マルチタスクのメリットの4つ目は、情報を幅広く得られることです。

マルチタスクを行う中で、複数の業務やプロジェクトに携わると、組織や取引先との多くの情報や知識に触れるためです。

一つの業務だけに集中すると、その分野や領域の情報は豊富に得られるものの、他の領域の情報は逃してしまうことも少なくありません。

多様な情報や知識に触れることは、異なる視点や柔軟な考え方を持つことにもつながるでしょう。

関連記事：社内の情報収集をするときの6つの手段！役立つツールや手順も解説

他の仕事が停滞しない

マルチタスクのメリットの5つ目は、他の仕事が停滞しないことです。

シングルタスクの場合、目の前の作業に集中するあまり、並行して進める必要のある別の業務が一時的に中断され、その結果、関係部署やチームメンバーの作業まで停滞させてしまう可能性も考えられます。

しかし、マルチタスクを効果的に実践できれば、複数の重要な業務を同時進行できるため、全体の進行をスムーズに保つことが可能です。

また、チームメンバーの業務が遅れている際にも、柔軟にサポートや協力ができるため、チーム全体の結束力や生産性の向上にも繋がります。

これにより、プロジェクト全体の遅延を未然に防ぎ、組織全体の効率アップに貢献できるでしょう。

関連記事：仕事に欠かせないチームワークとは？強化するためのポイントや方法も解説

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マルチタスクのデメリット

ここでは、マルチタスクのデメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

キャパオーバーを起こす可能性がある

マルチタスクのデメリットの1つ目は、キャパオーバーを起こす可能性があることです。

マルチタスクは、効率化が期待できる反面、業務量が増えたり重要度・緊急度の高い作業が追加されたりするとキャパオーバーを引き起こすリスクがあります。

マルチタスクに向く人がいる一方で、作業の進行状況を管理するのが難しい、または予定通りに物事が進展せず停滞することにストレスを感じる人も少なくありません。

実際には、シングルタスクの方が、生産的だという人もいるでしょう。マルチタスクが常に最適な方法であるとは限らないため、処理能力や自分自身の働き方にあった方法を実践していくことが大切です。

関連記事：キャパオーバーのサインに要注意！仕事の負担を軽減する方法

関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介

生産性が下がりやすい

マルチタスクのデメリットの2つ目は、生産性が下がりやすいことです。

多くの研究結果で、人間の脳はマルチタスクに不向きであると証明されています。

一見、マルチタスクは複数のタスクを同時に処理することで効率が良いように思えますが、うまくいかなければ「どちらのタスクも進まない」「予定した期間内でタスクが終わらない」といったことになりかねません。

原因は、タスク間の切り替え時に、時間や精神的なコストが発生し負担となるためです。

このスイッチングコストは、思わぬ時間のロスを生むだけでなく、一つのタスクに深く集中できなくなる可能性があるため、結果的に一つ一つのタスクを完了するまでの時間がかかり生産性低下に繋がってしまいます。

また、マルチタスクによって注意力が散漫になれば、ミスが発生してしまうこともあるでしょう。タスクの性質や状況に応じて、シングルタスクとマルチタスクのバランスを取ることが重要です。

関連記事：生産性向上が企業活動で求められている！取り組み方や成功のポイントも解説

切り替えができないことがある

マルチタスクのデメリットの3つ目は、切り替えができないことがあることです。

一般的に、マルチタスクでは複数のタスクを一定の時間で区切って業務を進めていきます。しかし、実際は、予定通りスムーズにタスクを切り替えられないことも珍しくありません。

特に、タスクの処理中にトラブルや問題などの外的要因により作業が中断された場合、ストレスや感情を次のタスクに持ち込んで悪影響を及ぼしてしまうことがあります。

また、マルチタスクは必ずしも効率的な方法とは限りません。複数の作業を同時に行うことで、その都度、注意や集中を新たなタスクに向け直さなければならず、無駄なエネルギーだと感じる人もいるでしょう。

タスクの性質や自分の作業スタイルをよく理解し、マルチタスクが向くかを見極める必要があります。

関連記事：タイムマネジメントの極意！効率的に時間を使うための4つの手順とコツ

マルチタスクが苦手な人の特徴

ここでは、マルチタスクが苦手な人の特徴について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

完璧主義の傾向がある

マルチタスクが苦手な人の特徴の1つ目は、完璧主義の傾向があることです。

完璧主義を求める人は、一つのタスクに深く集中し、高い品質で仕上げることに重きを置くため、マルチタスクを嫌がることがあります。

複数のタスクを同時に行うというマルチタスクの性質上、各々のタスクへの品質は一定のレベルに留まることが多いためです。

また、完璧主義の人は、一つのタスクに集中することで能力を最大限に引き出しやすいため、シングルタスクで進めるやり方の方が力が発揮される傾向にあると言えます。

こだわりが強い

マルチタスクが苦手な人の特徴の2つ目は、こだわりが強いことです。

こだわりが強い人は、タスクをこなすときに自分なりの理想や目標を明確に持っているため、タスク完了まで時間や労力を惜しまない傾向があります。

例えば、文書のフォーマットや、プレゼンテーションの資料作成などで、細部までこだわりを持って取り組むことなどが挙げられます。

こだわりの強い人や一点集中して実行する性格の人は、同時に複数のタスクをこなすマルチタスクよりも、シングルタスクの方が得意です。

マルチタスクを無理に試みると、集中力が途切れてミスを生じたり、本来のポテンシャルを生かせなくなったりする可能性があるため、注意しましょう。

スケジュール管理が苦手

マルチタスクが苦手な人の特徴の3つ目は、スケジュール管理が苦手であることです。

複数のタスクを同時進行するには、時間の配分や仕事の優先度を適切に設定するスキルが不可欠です。

スケジュール管理が苦手だと、どれから手をつけていいか分からず、やるべきことが山積みになる状況に陥りやすいものです。結果的に慌ただしい割には成果が伴わず、自信を失ってしまうこともあるでしょう。

まずはタスクの可視化とタイムマネジメントの基本を押さえることが重要です。

関連記事：スケジュール管理が苦手で困っている！よくある悩みや克服方法を解説

関連記事：タスク管理ができない5つの原因と対策方法を詳しく解説

優先順位をつけるのが苦手

マルチタスクが苦手な人の特徴の4つ目は、優先順位をつけるのが苦手なことです。

複数の業務が同時に発生した際、どれから手をつければ良いのか、何が最も重要なのかを判断するのが難しいと感じる方は少なくありません。

これにより、本来真っ先に処理すべき業務が後回しになり、結果として全体の進行が滞ったり、予期せぬトラブルに発展したりするリスクがあります。

優先順位付けが苦手な場合、タスクの重要度や緊急度を客観的に評価する習慣が身についていないことが多く、結果的に無計画に作業を進めてしまう傾向が見られます。

そのため、タスクを効率的に処理するには、優先順位を明確にするための具体的な手法やフレームワークを学ぶことが有効です。

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マルチタスクを効率的に実践するための7つのコツ

ここでは、マルチタスクをうまく行うコツについて、以下の7点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

すべてのタスクを可視化する

マルチタスクをうまく行うコツの1つ目は、すべてのタスクを可視化することです。

まず、すべてのタスクを一覧にして並べることで、現在進行中のタスク、次に取り組むべきタスク、完了したタスクを一目で確認できます。

また、タスクを可視化することで優先順位をつけやすくなり、進行状況のチェックがしやすくなるのも利点です。

具体的な方法としては、ホワイトボードや付箋、デジタルツール上に、細かくタスクをリストアップして活用していきましょう。

関連記事：ホワイトボードでの業務管理が簡単に！おすすめツール5選とメリット・デメリット

関連記事：付箋で仕事管理を効率化する方法！併用におすすめのツールも紹介

優先順位を決める

マルチタスクをうまく行うコツの2つ目は、優先順位を決めることです。

まず全てのタスクを洗い出し、重要度と緊急度の2軸で分類します。緊急かつ重要なタスクを最優先とし、次に重要だが緊急ではないタスク、そして緊急だが重要ではないタスクへと進めることが大切です。

重要でも緊急でもないタスクは後回しにしても問題ありません。

特に、アイゼンハワー大統領が用いたとされる「アイゼンハワー・マトリクス」を活用すると、タスクを「緊急かつ重要」「緊急ではないが重要」「緊急だが重要ではない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類でき、どのタスクから着手すべきか明確になります。

短時間で完了するタスクを先に処理することで達成感を得やすく、その後の複雑な作業への集中力向上にも繋がるでしょう。

関連記事：仕事の優先順位が付けられない！優先順位の付け方や仕事の進め方について解説

120分ごとに時間を区切る

マルチタスクをうまく行うコツの3つ目は、120分ごとに時間を区切ることです。

作業を長時間連続で行うと、集中力や生産性を低下させるリスクがあります。一般的に、人が集中できる時間は約120分間と言われています。

120分以上経つと集中力は途切れがちになり、ミスが起きやすくなってしまうため注意が必要です。

そして、マルチタスクで作業効率を上げるには、2時間ごとに休憩を取るのがおすすめです。さらに、120分間で集中力を最大限に高める環境を作りたい場合は「ポモドーロ・テクニック」を試してみると良いでしょう。

ポモドーロ・テクニックは、25分間の集中作業の後に5分間の休憩を取るというサイクルを4回繰り返し、最後に30分の長めの休憩を取るという手法です。

このとき、休憩中には作業のことを考えず、しっかりリフレッシュしましょう。休みを取ることで脳の疲れが回復し、再び集中しやすくなります。

ただし、120分という時間は一般的な目安に過ぎないため、自分自身の集中のピークやその日の体調を考慮して、最適な休憩時間に調整することが大切です。

関連記事：時間管理・タスク管理に役立つツール7選！手順やコツも詳しく解説

思いついたことをメモ

マルチタスクをうまく行うコツの4つ目は、思いついたことをメモすることです。

タスクをこなしている間に、他の業務が気になったり急な依頼が入ったりすることもあります。作業中に頭に浮かんだことや後で対応する予定の内容は、メモに書き留めておくと良いでしょう。

また、メモを取る習慣は、後でその情報を整理・処理するときにも役立ちます。特にデジタルツールを利用すれば、検索やカテゴリ分けも搭載された機能により簡単に行え、より効率的なタスク管理ができるでしょう。

関連記事：メモ帳アプリのおすすめ7選を徹底比較！特徴と選び方も詳しく解説

空白の時間を作っておく

マルチタスクをうまく行うコツの5つ目は、空白の時間を作っておくことです。

スケジュールを立てるときに、1日に2回、約30分の合計1時間程度の空き時間を確保しましょう。これは、予定が遅れた場合や、急な依頼が来たときでも、対応できるようにしておくためです。

あらかじめ余裕を持ったスケジュールを組むことで、タスクを確実に完了でき、突発的な業務にも柔軟に対応できます。

例えば、予定が入らなかった場合は、そのまま休憩時間とすることが可能です。短い休憩を取ることで集中力が回復し、その後のタスクの処理もはかどるでしょう。

関連記事：スケジュール管理ツールで時間を制す！おすすめ8選と選び方を紹介

関連するタスクはまとめて処理する

マルチタスクをうまく行うコツの6つ目は、関連するタスクはまとめて処理することです。

メールの確認や返信、電話など、同じ種類のタスクを分類しまとめて行うことをおすすめします。関連タスクをまとめておくことで情報を収集する手間が省け、切り替えも迅速に行えます。

また、必要な資料やツールを一度に取り出し、その後まとめて片付けられるため、物理的な労力も節約できるでしょう。

関連記事：タスク管理表を徹底解説！メリット・運用の注意点・作成方法も詳しく紹介！

関連記事：タスク管理を効率化する7つのコツ！手段やメリットも解説

タスク管理ツールを導入する

マルチタスクをうまく行うコツの7つ目は、タスク管理ツールを導入することです。

複数のプロジェクトとタスクを抱えていると、頭の中だけでまとめるのは限界があります。そこで頼りになるのが、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールです。

工程を視覚化し、期日や優先度を一元管理できるため、抜け漏れや重複を未然に防ぐことができます。

チームで同じツールを使えば情報共有もスムーズになりますし、個人利用でも作業の全体像を捉えやすくなるでしょう。

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関連記事：【2025年版】無料のタスク管理ツールおすすめ個人・仕事向け計15選を徹底比較！

マルチタスクで使えるテクニック

ここでは、マルチタスクで使えるテクニックについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクシフト手法

マルチタスクで使えるテクニックの1つ目は、タスクシフト手法です。

タスクシフト手法は、状況や優先度に応じて進行中の作業をあらかじめ設定したタイミングでこまめにシフトしながら作業を進める方法です。

納期や依頼度合いをこまめに再確認し、タスクの順位付けを頻繁に切り替えて最も効率的な状態を維持する工夫がポイントになります。

こうした手法をスムーズに行うには、チームメンバーや上司とのコミュニケーションも欠かせません。全員が同じ状況を把握していると、タスクのシフトも円滑に進みやすくなります。

パーキングロット思考

マルチタスクで使えるテクニックの2つ目は、パーキングロット思考です。

パーキングロット思考とは、今すぐ対処できないアイデアや課題を一時的に“駐車場”へ入れて後回しにする方法です。

頭の中に新しい発想が湧いても、現在のタスクを中断せずにメモやタスク管理ツールに書き留め、後ほどまとめて確認するようにします。

これにより、作業中の集中を保ちながら、将来的に役立つアイデアも取りこぼさずストックできるのがメリットです。タスクの抜け漏れを防ぐ意味でも効果的な手法といえます。

ポモドーロ・テクニック

マルチタスクで使えるテクニックの3つ目は、ポモドーロ・テクニックです。

ポモドーロ・テクニックは25分の作業と5分の休憩を1サイクルとし、これを繰り返すシンプルな時間管理方法です。

過度な集中力の負荷を避けながら定期的に休息をはさむことで、頭の疲れをリセットし、複数のタスクに柔軟に対応しやすくなります。

作業時間と休憩時間をストップウォッチやタイマーで管理すると効果的でしょう。長時間ダラダラと働くよりも、メリハリのある作業が期待できる優れた方法です。

1×10×1システム

マルチタスクで使えるテクニックの4つ目は、1×10×1システムです。

1×10×1の最初の1は1分、10は10分、最後の1は1時間を表しています。 ひとつの作業を10回程度の小さなステップに細分化し、最後にまとめて仕上げるやり方です。

作業を小分けにして進めることで、他のタスクとも併行して進行しやすくなります。ステップごとに達成感が得られるため、長いタスクでもモチベーションを保ち、集中力を維持できるのが特徴です。

適度に切り替えポイントを入れることで、複数の業務を行いつつも作業の質を下げないようにコントロールできます。

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まとめ

今回は、マルチタスクのメリット・デメリットとうまく行うコツを解説しました。マルチタスクは、現代の忙しい生活や仕事の中で求められるスキルの一つとして注目されています。

正しく理解し、効果的に実践することで時間の効率化や生産性の向上を実感できます。マルチタスクは、単純に「多くのことを同時に行う」ことではなく、目的を持って計画的かつ意識的に行うことが大切です。

本記事を参考に、日々のタスクに取り組んでみてください。

 

 

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