マルチタスクとは？

ここでは、マルチタスクについて、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

マルチタスクとは

マルチタスクとは、複数のタスクを同時に行う進め方のことを指します。例えば、会議資料を作りながらメールのチェックをする、報告書を書きながら電話に応対することなどが挙げられます。

広い意味では、長期的に複数のプロジェクトや案件を進行している場合も、マルチタスクと表現されることがあります。

シングルタスクとは

マルチタスクと反対の意味を持つ言葉に、シングルタスクがあります。シングルタスクは、一つのタスクに集中して取り組むことを指します。

シングルタスクとマルチタスクのどちらが良いかは、タスクの種類や取り組む人の性質、状況などによって異なります。具体的には、カスタマーサポートや営業活動など、連続した短時間でのタスクが続く業務は、マルチタスクが向いています。

反対に、専門性が求められるタスクやミスが許されないような作業は、シングルタスクが適していると言えます。

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マルチタスクのメリット

ここでは、マルチタスクのメリットについて、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

全体像が把握しやすくなる

マルチタスクのメリットの1つ目は、全体像が把握しやすくなることです。

複数のタスクを担うことでプロジェクトや業務内容を理解できるため、円滑に一つ一つのタスクの進捗や優先度、関連性が把握しやすくなります。

例えば、営業用の資料作成中に市場のデータ分析を並行して行えば、より効果的なプレゼンテーション資料をまとめられます。マルチタスクを行うことで、タスク間の相互関係を理解し、適切な判断や調整が行えるでしょう。

複数の業務を並行できる

マルチタスクのメリットの2つ目は、複数の業務を並行できることです。

マルチタスクを効果的に行うことで、複数の業務を同時並行で進めることが可能となり、処理速度や生産性を高められます。

例えば、データのダウンロードを待つ間に別のレポートの執筆を進める、電話の待ち時間中にメールの返信を行うといった場面が考えられます。空き時間を他のタスクに振り分けることで、無駄な時間を省けます。

また、複数の業務を並行して行うことは、多様なスキルや知識を同時に鍛える良い機会にもなります。さまざまな業務を経験する中で、柔軟な思考や広い視野が身につけられるでしょう。

コミュニケーションが活発になる

マルチタスクのメリットの3つ目は、コミュニケーションが活発になることです。

マルチタスクでは複数のプロジェクトや業務を同時進行するため、異なる業務やチームと連携したり情報共有したり、コミュニケーションを取ったりする必要が出てきます。例えば、営業部の担当者が新しいプロモーションキャンペーンを計画しているときに、マーケティング部や製造部と連携するなどが考えられます。

業務を行う中で、各部署のメンバーとのコミュニケーションは欠かせません。マーケティング部はキャンペーンの効果的な展開方法やターゲット層の特定、製造部はキャンペーンで需要が増えたときの製品供給の準備など、それぞれの部署がキャンペーンに関連する異なる役割を持っているためです。

複数の業務やプロジェクトを同時に進行させることで、部門間やチーム間のコミュニケーションが活発になるでしょう。

関連記事：社内コミュニケーションはなぜ必要なのか？メリット・デメリット・方法・企業事例を紹介！

情報を幅広く得られる

マルチタスクのメリットの4つ目は、情報を幅広く得られることです。

マルチタスクを行う中で、複数の業務やプロジェクトに携わると、多くの情報や知識に触れるためです。一つの業務だけに集中すると、その分野や領域の情報は豊富に得られるものの、他の領域の情報は逃してしまうことも少なくありません。

多様な情報や知識に触れることは、異なる視点や柔軟な考え方を持つことにもつながるでしょう。

マルチタスクのデメリット

ここでは、マルチタスクのデメリットについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

キャパオーバーを起こす可能性がある

マルチタスクのデメリットの1つ目は、キャパオーバーを起こす可能性があることです。

マルチタスクは、効率化が期待できる反面、業務が増えたり緊急対応の作業が追加されたりするとキャパオーバーを引き起こすリスクがあります。マルチタスクに向く人がいる一方で、作業の進行状況を管理するのが難しい、または予定通りに物事が進展せず停滞することにストレスを感じる人も少なくありません。

実際には、シングルタスクの方が、生産的だという人もいるでしょう。マルチタスクが常に最適な方法であるとは限らないため、自分自身の働き方にあった方法を実践していくことが大切です。

関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介

生産性が下がりやすい

マルチタスクのデメリットの2つ目は、生産性が下がりやすいことです。

一見、マルチタスクは複数のタスクを同時に処理することで効率が良いように思えますが、うまくいかなければ「どちらのタスクも進まない」「予定した期間内でタスクが終わらない」といったことになりかねません。

原因は、タスク間の切り替え時に、時間や精神的なコストが発生し負担となるためです。このスイッチングコストは、思わぬ時間のロスを生むだけでなく、一つのタスクに深く集中できなくなる可能性があるため、結果的に一つ一つのタスクを完了するまでの時間がかかってしまうことがあります。

また、マルチタスクによって注意散漫となれば、ミスが発生してしまうこともあるでしょう。タスクの性質や状況に応じて、シングルタスクとマルチタスクのバランスを取ることが重要です。

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切り替えができないことがある

マルチタスクのデメリットの3つ目は、切り替えができないことがあることです。

一般的に、マルチタスクでは複数のタスクを一定の時間で区切って業務を進めていきます。しかし、実際は、予定通りスムーズにタスクを切り替えられないことも珍しくありません。特に、タスクの処理中にトラブルや問題などの外的要因により作業が中断された場合、ストレスや感情を次のタスクに持ち込んでしまうことがあります。

また、マルチタスクは必ずしも効率的な方法とは限りません。複数の作業を同時に行うことで、その都度、注意や集中を新たなタスクに向け直さなければならず、無駄なエネルギーだと感じる人もいるでしょう。タスクの性質や自分の作業スタイルをよく理解し、マルチタスクが向くかを見極める必要があります。

マルチタスクが苦手な人の特徴

ここでは、マルチタスクが苦手な人の特徴について、以下の2点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

完璧主義の傾向がある

マルチタスクが苦手な人の特徴の1つ目は、完璧主義の傾向があることです。

完璧主義を求める人は、一つのタスクに深く集中し、高い品質で仕上げることに重きを置くため、マルチタスクを嫌がることがあります。

複数のタスクを同時に行うというマルチタスクの性質上、各々のタスクへの品質は一定のレベルに留まることが多いためです。また、完璧主義の人は、一つのタスクに集中することで能力を最大限に引き出しやすいため、シングルタスクで進めるやり方の方が向く傾向にあると言えます。

こだわりが強い

マルチタスクが苦手な人の特徴の2つ目は、こだわりが強いことです。

こだわりが強い人は、タスクをこなすときに自分なりの理想や目標を明確に持っているため、タスク完了まで時間や労力を惜しまない傾向があります。例えば、文書のフォーマットや、プレゼンテーションの資料作成などで、細部までこだわりを持って取り組むことなどが挙げられます。

こだわりの強い人や一点に集中して実行する性格の人は、同時に複数のタスクをこなすマルチタスクよりも、シングルタスクの方が得意です。マルチタスクを無理に試みると、集中力が途切れてミスを生じたり、本来のポテンシャルを生かせなくなったりする可能性があるため、注意しましょう。

関連記事：タスク管理ができない5つの原因と対策方法を詳しく解説

マルチタスクをうまく行う5つのコツ

ここでは、マルチタスクをうまく行うコツについて、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

すべてのタスクを可視化する

マルチタスクをうまく行うコツの1つ目は、すべてのタスクを可視化することです。

まず、すべてのタスクを一覧にして並べることで、現在進行中のタスク、次に取り組むべきタスク、完了したタスクを一目で確認できます。

また、タスクを可視化することで優先順位をつけやすくなり、進行状況のチェックがしやすくなるのも利点です。具体的な方法としては、ホワイトボードや付箋、デジタルツール上に、細かくタスクをリストアップして活用していきましょう。

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120分ごとに時間を区切る

マルチタスクをうまく行うコツの2つ目は、120分ごとに時間を区切ることです。

作業を長時間連続で行うと、集中力や生産性を低下させるリスクがあります。一般的に、人が集中できる時間は約120分間と言われています。120分以上経つと集中力は途切れがちになり、ミスが起きやすくなってしまうため注意が必要です。

そして、マルチタスクで作業効率を上げるには、2時間ごとに休憩を取るのがおすすめです。さらに、120分間で集中力を最大限に高める環境を作りたい場合は「ポモドーロ・テクニック」を試してみると良いでしょう。ポモドーロ・テクニックは、25分間の集中作業の後に5分間の休憩を取るというサイクルを4回繰り返し、最後に30分の長めの休憩を取るという手法です。

このとき、休憩中には作業のことを考えず、しっかりリフレッシュしましょう。休みを取ることで脳の疲れが回復し、再び集中しやすくなります。ただし、120分という時間は一般的な目安に過ぎないため、自分自身の集中のピークやその日の体調を考慮して、最適な休憩時間に調整することが大切です。

思いついたことをメモ

マルチタスクをうまく行うコツの3つ目は、思いついたことをメモすることです。

タスクをこなしている間に、他の業務が気になったり急な依頼が入ったりすることもあります。作業中に頭に浮かんだことや後で対応する予定の内容は、メモに書き留めておくと良いでしょう。

また、メモを取る習慣は、後でその情報を整理・処理するときにも役立ちます。特にデジタルツールを利用すれば、検索やカテゴリ分けも搭載された機能により簡単に行え、より効率的なタスク管理ができるでしょう。

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空白の時間を作っておく

マルチタスクをうまく行うコツの4つ目は、空白の時間を作っておくことです。

スケジュールを立てるときに、1日に2回、約30分の合計1時間程度の空き時間を確保しましょう。これは、予定が遅れた場合や、急な依頼が来たときでも、対応できるようにしておくためです。あらかじめ余裕を持ったスケジュールを組むことで、タスクを確実に完了でき、突発的な業務にも柔軟に対応できます。

例えば、予定が入らなかった場合は、そのまま休憩時間とすることが可能です。短い休憩を取ることで集中力が回復し、その後のタスクの処理もはかどるでしょう。

関連するタスクはまとめて処理する

マルチタスクをうまく行うコツの5つ目は、関連するタスクはまとめて処理することです。

メールの確認や返信、電話など、同じ種類のタスクを分類しまとめて行うことをおすすめします。関連タスクをまとめておくことで情報を収集する手間が省け、切り替えも迅速に行えます。

また、必要な資料やツールを一度に取り出し、その後まとめて片付けられるため、物理的な労力も節約できるでしょう。

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まとめ

今回は、マルチタスクのメリット・デメリットとうまく行うコツを解説しました。マルチタスクは、現代の忙しい生活や仕事の中で求められるスキルの一つとして注目されています。

正しく理解し、効果的に実践することで時間の効率化や生産性の向上を実感できます。マルチタスクは、単純に「多くのことを同時に行う」ことではなく、目的を持って計画的かつ意識的に行うことが大切です。本記事を参考に、日々のタスクに取り組んでみてください。