仕事効率化のアイデア16選

ここでは、仕事効率化のアイデアを以下の16点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

1日の業務をリストに書き出す

仕事効率化のアイデアの1つ目は、1日の業務をリストに書き出すことです。

業務をリストに書き出すことで、時間配分を考えやすくなるでしょう。完了した業務にチェックを入れていけば、進捗状況も一目でわかります。

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業務の優先順位付けを行う

仕事効率化のアイデアの2つ目は、業務の優先順位付けを行うことです。

業務ごとに、重要度や緊急性、所要時間が異なります。それらを考慮して業務の優先順位を付けていくことで、より優先的に取り組むべき業務を先に着手でき、仕事の効率化を実現できるでしょう。

業務に明確な期限を定める

仕事効率化のアイデアの3つ目は、業務に明確な期限を定めることです。

やらないといけない仕事も、期限が明確になっていないと後回しにされかねません。期限内にやったとしても、スピーディーに行いたいと強く意識できないこともあるでしょう。期限が明確であれば、期限に向けて効率的に仕事を行おうと思うものです。

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時にはリフレッシュする

仕事効率化のアイデアの4つ目は、時にはリフレッシュすることです。

人間の集中力には限度があります。四六時中集中し続けることは困難なため、時にはリフレッシュ時間を設け、集中力を取り戻しましょう。それが結果的に仕事効率化につながります。

ファイリングや整理整頓を徹底する

仕事効率化のアイデアの5つ目は、ファイリングや整理整頓を徹底することです。

デスクの上やメール・ファイルの整理整頓がされていないと、必要な資料・データが見つけにくくなるため、作業効率が低下します。それを防ぐには、ファイリングや整理整頓の徹底が欠かせません。

時間を決めてメールチェックする

仕事効率化のアイデアの6つ目は、時間を決めてメールチェックすることです。

メールやチャットが来るたびに内容を確認していると、作業が中断されて集中力も続きません。そのため、始業時間前や昼休み直前など、時間を決めてメールチェックを行うことがおすすめです。

テンプレートや署名機能などを活用する

仕事効率化のアイデアの7つ目は、テンプレートや署名機能などを活用することです。

仕事では同じような作業を行う場面も少なくありません。そのような場合、テンプレートや署名機能を活用することで、作業時間を短縮できるケースも多いでしょう。PCの辞書登録機能も、仕事の効率化に便利です。

「報・連・相」を徹底する

仕事効率化のアイデアの8つ目は、「報・連・相」を徹底することです。

ほとんどの場合、仕事はチームやクライアントと関わって進めるものです。そのため、「報・連・相」を徹底することが欠かせません。これにより、方向性の修正やミスの確認などが早くでき、業務進捗をスムーズにできます。

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マニュアルを活用する

仕事効率化のアイデアの9つ目は、マニュアルを活用することです。

業務の手順をマニュアルに残しておくことで、初めてその業務を行う従業員もいち早く業務の進め方を理解できるでしょう。1からマニュアルを作成することは手間がかかるので、マニュアルのフォーマットを用意しておくことがおすすめです。

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業務フローで業務の流れを可視化する

仕事効率化のアイデアの10個目は、業務フローで業務の流れを可視化することです。

詳細な仕事内容を把握する前段で、業務全体の流れを理解することで、より業務を進めやすくなります。そのため、業務フローをあらかじめ作成し、業務全体の流れを可視化することがおすすめです。これにより、既存業務で非効率な部分を見つけ出すこともできます。

ルーティンワークの自動化を徹底する

仕事効率化のアイデアの11個目は、ルーティンワークの自動化を徹底することです。

日々の業務を見直すと、案外ルーティンワークが存在しているものです。また、そのようなルーティンワークは、意外と時間がかかります。そのため、ツールやプログラムを活用して、ルーティンワークの自動化を徹底しましょう。

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人員配置や業務分担を最適化する

仕事効率化のアイデアの12個目は、人員配置や業務分担を最適化することです。

従業員ごとに、業務の習熟度や適性は異なります。そのため、人員配置や業務分担を最適化することで、組織全体で仕事の効率化を図りましょう。

コミュニケーションツールなどを取り入れる

仕事効率化のアイデアの13個目は、コミュニケーションツールなどを取り入れることです。

社内SNSや社内チャットなど、今やビジネスコミュニケーションを円滑化してくれるツールが多数リリースされています。これらのツールを取り入れることで、一層の仕事効率化が図れるはずです。

関連記事：社内SNSとビジネスチャットの違いを徹底解説！特徴・メリット・デメリットを紹介

始業時のミーティングでチームの情報共有を行う

仕事効率化のアイデアの14個目は、始業時のミーティングでチームの情報共有を行うことです。

チーム全体でこまめに情報共有を図ることで、業務の目的や仕事上のトラブルなどを共有できれば、仕事のパフォーマンスが上がります。ただし、メンバー全員がそろう機会は案外少ないので、始業時のミーティングがおすすめです。

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会議時間を制限する

仕事効率化のアイデアの15個目は、会議時間を制限することです。

ただ長いだけの会議では、十分な結果を得られません。会議時間を制限することや、終了時間を定めることがおすすめです。会議時間の制限により、効率よく会議を進め、よい結果を生み出そうという意識が働くでしょう。

リモートワークを活用する

仕事効率化のアイデアの16個目は、リモートワークを活用することです。

リモートワークは、今や多くの企業で導入されています。交通費などの経費削減など会社側のメリットに加え、従業員の負担が減る側面も期待できます。

関連記事：リモートワークのプロジェクト管理におすすめのツール7選！成功のための3つのコツも解説

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仕事効率化のアイデアを実行する手順

ここでは、仕事効率化のアイデアを実行する手順を以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

現状の仕事について棚卸しを行う

仕事効率化のアイデアを実行する手順の1つ目は、現状の仕事について棚卸しを行うことです。

現状の仕事内容やその課題を把握していないと、どの仕事をどう効率化すればよいか分かりません。仕事内容や流れ、担当者などを棚卸ししてできる限り詳細に見える化しましょう。

関連記事：プロジェクト管理の見える化を徹底解説！必要な理由から効果や実施方法まで紹介

効率化したい仕事に対し優先順位を付ける

仕事効率化のアイデアを実行する手順の2つ目は、効率化したい仕事に対し優先順位を付けることです。

日々さまざまな種類の仕事を行っているなかで、特に効率化の優先度が高い仕事を選びましょう。効率化の効果や重要度などを踏まえて選定することがおすすめです。優先順位が高くない仕事は、最初からアウトソーシングすること、あるいはそもそも実行しないことも視野に入れましょう。

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実際にアイデアを実行する

仕事効率化のアイデアを実行する手順の3つ目は、実際にアイデアを実行することです。

立案したアイデアを実行する際は、実施計画や目標も具体的に定めておきましょう。数値目標を定めておくと、後述の効果検証もしやすくなります。

アイデアを改善する

仕事効率化のアイデアを実行する手順の4つ目は、アイデアを改善することです。

仕事効率化に取り組んだだけで終わりにしてはいけません。大切なことは、効果検証をしてからアイデアの改善を行っていくことです。これにより、一層の仕事効率化につながるでしょう。

仕事効率化のアイデアを成功させるポイント

ここでは、仕事効率化のアイデアを成功させるポイントを以下の8点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

効率化したい項目を明らかにする

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの1つ目は、効率化したい項目を明らかにすることです。

一度にあらゆる業務を効率化しようとすると、あまりにも労力がかかります。仕事の重要度などを加味して、優先的に効率化したい項目を明らかにしましょう。その後で効率化を進めれば、より効率化の効果を得られるはずです。

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普段から業務の無駄に目を光らせる

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの2つ目は、普段から業務の無駄に目を光らせることです。

普段から行っている業務も、一度新しい目で見直してみると無駄が見つかることは珍しくありません。作業時間や担当者、作業内容などを詳しく見直し、効率化できそうな部分はないか探してみましょう。

まとめられる業務はまとめる

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの3つ目は、まとめられる業務はまとめることです。

類似の業務や同じメンバーで行われる会議であれば、まとめて一度に行うことも効率化につながります。日々の仕事を見直し、まとめられる業務はないか探してみましょう。

資料の規格を統一する

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの4つ目は、資料の規格を統一することです。

資料の規格がマニュアルごとにまちまちだと、読み手の混乱をもたらしかねません。デザインやフォーマットなど、資料の規格を統一するよう心がけましょう。資料の規格統一は、資料の更新や修正を行いやすくする観点からも重要です。

業務への過度なこだわりを捨てる

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの5つ目は、業務への過度なこだわりを捨てることです。

業務のクオリティを高めることは重要ですが、過度なこだわりはかえって従業員の負担になりかねません。クオリティにこだわりすぎて納期に間に合わないことが頻繁に発生すれば、相手からの信頼も損ねます。

依頼者の求めるクオリティと照らし合わせ、過度なクオリティを求めている場合は、こだわりを捨てることも有効です。

従業員への負担も考慮する

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの6つ目は、従業員への負担も考慮することです。

仕事効率化のアイデアが優れていても、それに慣れるまでは多かれ少なかれ負担を感じても仕方ありません。従業員の力量や適性により、どの程度負担を感じるかは異なります。

大切なことは個々の従業員が過度な負担を感じない程度に、アイデアを導入することです。過度な負担を感じているようであれば、あえてアイデアの推進を緩めることも考えましょう。

最初から一度に多くのアイデアを実行しない

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの7つ目は、最初から一度に多くのアイデアを実行しないことです。

仕事の効率化に役立つアイデアを複数思いついても、一度にまとめて始めると混乱をもたらすかもしれません。最初から一度に多くのアイデアを実行せず、まずは限られた範囲内で1つだけアイデアを実行してみることをおすすめします。

あくまでも従業員に過度な負担を強いることがない範囲でアイデアを実行していきましょう。

業務上のミスを仕事の効率化につなげる

仕事効率化のアイデアを成功させるポイントの8つ目は、業務上のミスを仕事の効率化につなげることです。

仕事を進める過程で、ミスをゼロにすることは現実的ではありません。ただし、ミスをそのままにせず、仕事の効率化につなげることが必要です。

ミスが発生してもそのことをとがめず、ありのままの事実を聞き取りましょう。そして、原因の追求や改善案の立案を行うことで、仕事の効率化につなげましょう。

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仕事効率化のアイデアを実践した事例

ここでは、仕事効率化のアイデアを実践した事例を以下の2点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

スポーツ用品メーカーA

仕事効率化のアイデアを実践した事例の1つ目は、スポーツ用品メーカーAの事例です。

スポーツ用品メーカーAでは、ワークフローの煩雑さを課題としていました。特に、決裁直前の稟議書や報告書が、適切な承認プロセスを踏んでいるか確認するのに時間を要していたのが課題でした。そこで、承認ルートを簡略化できるデジタルツールを導入しました。その結果、申請ルートが整備され、ペーパレス化も推進できたのです。

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通信会社B

仕事効率化のアイデアを実践した事例の2つ目は、通信会社Bの事例です。

通信会社Bでは、事務作業を中心に以下の仕事効率化アイデアを試みました。

その結果、仕事効率化の推進に成功し、全社の時間外労働時間を約13%削減できたのです。

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まとめ

今回は、仕事効率化のアイデア16選に加え、アイデアを実行する手順やポイントを解説しました。仕事の効率化を実現するためには、優先順位付けや自動化などさまざまなアイデアがあります。それらのアイデアを実行するときは、従業員の負担になりすぎないよう小さな範囲から1つずつ始めてみましょう。また、業務ミスも仕事効率化のアイデアを立案するきっかけになるかもしれません。

仕事効率化につながるアイデアは、他社にも多くの事例があります。自社と類似の課題を解決したアイデアの事例があれば、参考にしてみましょう。