複数プロジェクト管理をスムーズに行う方法を徹底解説！おすすめツール8選も紹介！

プロジェクトの成功率を上げるポイントを以下の記事で詳しく解説しています。

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複数プロジェクト管理で発生する課題

はじめに、複数プロジェクト管理で発生する課題を、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク漏れが発生しやすい

複数プロジェクト管理で発生する課題の1つ目は、タスク漏れが発生しやすいことです。

同時に複数プロジェクトの管理していると、それぞれのプロジェクトのタスクを見落とし、未完了のままになることがあります。

特に、タスクの優先順位が不明確だと、どのタスクから手をつけるべきか判断できず、重要なタスクが放置される可能性があります。

また、個人の手帳やPCのデスクトップなど、タスク管理の方法が分散している場合も、タスクの漏れが発生しやすい原因となります。

チームで情報共有が不十分な場合、タスクが漏れても誰も気づかないというリスクも考えられます。

関連記事：タスク管理ができない5つの原因と対策方法を詳しく解説

タスクの優先順位付けが難しい

複数プロジェクト管理で発生する課題の2つ目は、タスクの優先順位付けが難しいことです。

複数のプロジェクトを同時に担当している場合、それぞれのプロジェクトで発生するタスクの重要度や緊急度が異なるため、どのタスクを優先すべきか判断に迷うことがあります。

たとえば、あるプロジェクトの緊急タスクと、別のプロジェクトの重要タスクが同時に発生した場合、適切な判断基準がなければ、目先の緊急タスクにばかり手をつけてしまい、長期的に重要なタスクの進捗が滞る可能性があります。

この状況が続くと、プロジェクト全体の進行に悪影響を及ぼし、計画通りに進まなくなるリスクが高まります。

工数・リソースの見積もりが難しい

複数プロジェクト管理で発生する課題の3つ目は、工数・リソースの見積もりが難しいことです。

特に、限られた人材や予算の中で、複数のプロジェクトを兼任するメンバーがいる場合、「どのタスクにどれくらいの時間を割り当てるべきか」「いつまでに完了できるか」といった予測が難しくなるため、リソースの奪い合いが発生しやすくなります。

この見積もりの難しさは、特定のプロジェクトに過度な負担をかけ、結果としてメンバーの残業増加やモチベーション低下を招く恐れがあります。

さらに、プロジェクト全体の品質低下や遅延につながる可能性も高まります。

関連記事：今さら聞けない！プロジェクト管理に重要な工数を徹底解説

情報が散在する

複数プロジェクト管理で発生する課題の4つ目は、情報が散在することです。

複数のプロジェクトを同時に進行していると、各プロジェクトに関する情報が異なるツールや場所に点在しがちです。

例えば、プロジェクトの最新情報はチャットツールに、詳細な仕様書はファイルサーバーに保存されているといった状況が挙げられます。

このように情報が分散していると、必要な情報を探す手間が増え、時間の浪費につながってしまいます。

結果として、プロジェクト全体の状況を正確に把握することが困難になり、意思決定の遅れや誤った判断を招くリスクが高まるでしょう。

関連記事：一元管理のメリットは多数！デメリットやポイントも解説

スケジュール管理が難しい

複数プロジェクト管理で発生する課題の5つ目は、スケジュール管理が難しいことです。

複数のプロジェクトを同時に管理していると、それぞれのプロジェクトの納期や担当者が異なるため、スケジュール管理が複雑になりがちです。

特に、緊急性の高いタスクに追われ、優先順位の低いタスクの進捗が滞ることで、全体のスケジュールに影響が出るケースもあります。

このような状況では、プロジェクトの進捗状況を正確に把握しにくくなり、計画通りの進行が困難になります。

関連記事：プロジェクト管理ではスケジュールの管理が必須！おすすめツール6選も紹介

一つのトラブルが他のプロジェクトに影響を及ぼす

複数プロジェクト管理で発生する課題の6つ目は、一つのトラブルが他のプロジェクトに影響を及ぼすことです。

複数のプロジェクトを並行して管理する際には、一つのプロジェクトで問題が発生すると、他のプロジェクトにも影響が及ぶ可能性があります。

たとえば、あるプロジェクトの遅延が、その成果物を必要とする別のプロジェクトの進捗に直接的な影響を与えるケースです。

このように、些細なトラブルが組織全体の生産性を低下させるリスクを常に抱えています。

また、複数のプロジェクトを兼任するメンバーがいる場合、予期せぬトラブル対応にリソースが割かれることで、他のプロジェクトの計画にも影響を及ぼし、全体的な進捗が滞る可能性も考えられます。

関連記事：プロジェクト管理が失敗してしまうのはなぜ？6つの原因と改善方法を徹底解説

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複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップ

複数プロジェクト管理をするにあたり、さまざまなワナを避けてスムーズに進めることが大切です。

ここでは、複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップを、以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスクの細分化

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの1つ目は、タスクの細分化です。

タスクの細分化とは、大きなタスクを小さなタスクに分割することを指します。これによって、プロジェクト全体を理解しやすくなり、各タスクが明確になります。

タスクの細分化には、WBS（Work Breakdown Structure）という手法がよく使われます。WBSは、プロジェクト全体を大きな枠組みに分割し、それぞれの枠組みに対してさらに細分化を行う手法です。

これによって、プロジェクト全体を把握するための全体像が明確になり、各タスクを明確に定義することができます。

関連記事：プロジェクト管理で覚えておきたい手法WBS！作り方やおすすめツール6選も紹介

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関連記事：ガントチャートにWBSを使うには？作り方とコツを解説

タスクの関係性の確認

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの2つ目は、タスクの関係性の確認です。

まず各プロジェクトのタスクの関係性を正確に確認することが大切です。これを行うことで、プロジェクトのスケジュールやリソースの効率的な配分が行えるようになります。

また、タスクの進捗状況の監視にも役立ちます。タスクの関係性の確認には、ワークフロー図・ガントチャートを使用するのが一般的です。

ワークフロー図は、タスクの関係性を視覚的に表示し、ガントチャートはタスクのスケジュールを時間軸上に表示します。

これらのツールを使用することで、タスクの関係性を正確に把握し、プロジェクトのスケジュールを調整できます。

また、タスクの関係性の確認には、依存関係や前提条件などを明確に定義することも重要です。

たとえば「タスクAが完了したらタスクBを開始する」という関係性を明確にすることで、タスクの順番やスケジュールを調整できます。

関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介

優先順位の設定

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの3つ目は、優先順位の設定です。

優先順位を設定することで、重要なタスクを優先的にこなし、時間を有効活用することができます。なお、優先順位の設定には、以下のような方法が考えられます。

リーダーシップによる決定	プロジェクトリーダーがタスクの優先順位を決定し、チームに伝える方法
チーム全体による決定	チーム全体で話し合いを行い、タスクの優先順位を決定する方法
タスクの複雑さや期限による決定	タスクの複雑さや期限に応じて、優先順位を決定する方法
重要性と緊急性による決定	タスクの重要性と緊急性に応じて、優先順位を決定する方法

上記の方法は、どれも有効であり、プロジェクトの規模や性質に合わせて適切な方法を選ぶことが重要です。

ただし、優先順位を設定するときには、タスクの関係性を考慮し、全体のプロジェクトにとって最も有益なタスクを優先的にこなすよう努力する必要があります。

関連記事：タスクマネジメントと管理の上手な手順とコツを解説！やるべき理由も紹介

関連記事：仕事の優先順位が付けられない！優先順位の付け方や仕事の進め方について解説

スケジュールの作成

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの4つ目は、スケジュールの作成です。

スケジュール作成では、タスクの洗い出しを行い、タスクの開始日・終了日の設定・タスクの関係性の確認・リソースの割り当てを行います。

タスクは細分化し、関係性を明確なものにすることが重要です。そのためには、タスクの開始日・終了日の設定が欠かせません。

そしてスケジュールは、見える化してチームメンバーと共有するのがおすすめです。たとえば、ガントチャートなどに視覚化すれば、一目見たらタスクの状態を把握できます。

関連記事：ガントチャートでタスク管理しよう！メリット・ポイント・おすすめツールも紹介

関連記事：ガントチャートを無料で作成するには？おすすめツール9選も紹介

常時進捗確認の実施

複数プロジェクト管理をスムーズに進めるためのステップの5つ目は、常時進捗確認の実施です。

常時進捗確認を実施することで、プロジェクトの進行状況を把握し、遅延や問題が発生した場合に早期に対応できます。

常時進捗確認を実施するためには、プロジェクトのゴール・スケジュールを明確に定義する必要があります。これにより、進捗状況を確認するときに、目標に対してどの程度達成しているかを把握できます。

また、管理ツールの導入・定期的なミーティングを行うことで、スムーズな進捗確認が可能になります。

関連記事：プロジェクト管理の基本概要を徹底解説！目的・手法・ステップ・注意点をまとめて紹介

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツ

複数プロジェクトを抱えたときに陥りやすいワナや、ワナを避けてスムーズに進めるためのステップを理解したら、成功のコツをつかむことも重要です。

ここでは、複数プロジェクト管理を成功させるためのコツを、以下の6点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

綿密な計画と定期的な見直しを行う

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの1つ目は、綿密な計画と定期的な見直しを行うことです。

綿密な計画を立てることで、プロジェクトの進捗を管理し、スケジュールの遅れやコストオーバーを防ぐことができます。

まず、プロジェクトのゴールを明確に定義し、達成するために必要なタスクを詳細に分解しましょう。タスクを適切な順番で組み合わせることで、スケジュールを作成できます。

次に、リソースを見積もります。ここでは人員・費用・時間がどれだけ必要なのかを把握します。それらを使って、プロジェクトのスケジュールを確定しましょう。

最後に、作成した計画を定期的に見直すことが重要です。実際の進捗を確認し、必要に応じて計画を修正しましょう。これにより、プロジェクトが予定通りに進行するように調整できます。

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コミュニケーションを欠かさない

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの2つ目は、コミュニケーションを欠かさないことです。

プロジェクト管理において、コミュニケーションのミスが発生した場合、スケジュールの遅れや予算超過などの問題が発生する可能性が高くなります。

そのため、複数プロジェクト管理を成功させるためには、コミュニケーションを欠かさないことが求められます。

コミュニケーションを活性化させる方法としては、「情報共有」の実施が挙げられます。

プロジェクトのスタッフやステークホルダーが共通のプラットフォームを使用し、情報を共有することで、誤った情報を伝えることなく、状況を正確に把握できます。

また、「定期的なミーティング」を開くことも有効です。ミーティングでプロジェクトの進捗状況や課題などを共有し、解決策を議論すれば、プロジェクトの進行において発生する問題を早期に把握し、対応することもできます。

さらに、「問題解決のためのフロー」を設けることも有効です。問題が発生した場合に、どのような手順で解決するのかを明確にしておくことで、迷ったり、時間を浪費したりすることなく、迅速な対応ができます。

関連記事：プロジェクト管理のコミュニケーションを徹底解説！進め方・成功ポイント・5Cについても詳しく紹介

関連記事：社内の情報共有は課題解決に必須！役立つツールの種類や促進成功事例も解説

ボトルネックを特定・把握する

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの3つ目は、ボトルネックを特定・把握することです。

ボトルネックとは、プロジェクト全体の進行を阻害する最も大きな問題点や停滞箇所を指します。これを放置すると、計画に遅れが生じたり、他のプロジェクトにも悪影響を及ぼしたりする可能性があります。

ボトルネックを早期に発見するためには、各プロジェクトの進捗状況を常に監視し、チームメンバーとの綿密なコミュニケーションが不可欠です。

また、スケジュールに余裕を持たせる「バッファ」を設定することも、予期せぬボトルネックへの対応力を高める上で有効です。

例えば、重要なタスクの間に予備日を設ける、あるいは全体のスケジュールに10%程度の予備期間を組み込むといった方法が考えられます。

迅速に対応することで、その影響を最小限に抑え、全体のプロジェクトをスムーズに進めることができます。

シングルタスクで進める

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの4つ目は、シングルタスクで進めることです。

プロジェクト管理においては、複数のタスクを同時に処理するマルチタスクではなく、一つのタスクに集中して取り組むシングルタスクを意識することが重要です。

一見、マルチタスクは効率的に見えるかもしれませんが、実際には素早くタスクを切り替えているだけで、そのたびに集中力が途切れてしまうため、生産性が低下する可能性があります。

例えば、メールチェックなど集中力を妨げるようなタスクは、一定の時間ごとにまとめて処理するなど、工夫することでシングルタスクに集中できる時間を確保できます。

このように、「この時間は特定のタスクに集中する」と明確に決め、他のタスクには手を出さない潔さを持つことが、効率的なプロジェクト進行には不可欠です。

関連記事：マルチタスクとは？シングルタスクとの違いや苦手克服のための7つのコツ・メリット・デメリットを解説

業務負担を分散させる

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの5つ目は、業務負担を分散させることです。

特定のメンバーにタスクが集中すると、マルチタスクによる集中力の低下や生産性の減少を招く恐れがあります。実際に、一人で複数のタスクをこなすマルチタスクでは、集中力が分散されてしまいます。

そのため、割り振りが可能な業務は積極的に他のメンバーに任せ、チーム全体で協力しながらプロジェクトを進める体制を整えましょう。

これにより、各メンバーが抱えるタスク量を適切に保ち、過度な負担を軽減できます。さらに、担当者以外のメンバーも、タスク量が増えすぎて手が回らなくなる状況を防ぐことが可能です。

チーム全体でタスクの進捗状況を共有し、お互いの状況を把握しながら協力し合うことで、プロジェクト全体の効率的な推進が期待できます。

関連記事：平準化とは？標準化との違いや業務で実施するポイントをわかりやすく解説

プロジェクト管理ツールを活用する

複数プロジェクト管理を成功させるためのコツの3つ目は、プロジェクト管理ツールを活用することです。

プロジェクト管理ツールは、タスクの管理・スケジュールの調整・リソースの調整などを行うための効果的な手段となります。

まず、タスクの管理においては、プロジェクト管理ツールを使用することで、タスクの一覧を確認でき、タスクのステータスや期限を把握できます。

これにより、タスクのスケジュールを調整し、遅延を防ぐことができます。スケジュールの調整においては、タスクの依存関係やリソースの利用状況を確認できます。

これにより、スケジュールの調整を行うときに、タスクの依存関係やリソースの利用状況を考慮することができます。

またリソースの調整では、チームメンバーのスキルや担当タスクを確認でき、適切なリソースを割り当てることが可能になります。

他にも、チームメンバー同士がタスクやスケジュールについてコミュニケーションを取り、問題が発生した場合の早期対応が期待できるなど、導入効果は高いといえます。

プロジェクト管理ツールには、専用ツールのほかにも、エクセルやスプレッドシートといった表計算ソフトを応用する方法もあります。

コストを抑えて手軽にプロジェクト管理を始めたい場合に有効ですが、複数プロジェクト管理には限界があるため、自社に合ったプロジェクト管理ツールを導入をおすすめします。

関連記事：プロジェクト管理ツールの導入メリット・注意点・ステップを徹底解説

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複数プロジェクト管理におすすめなツール8選！

ここでは、複数プロジェクト管理におすすめなツール8選を紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、プロジェクト管理、タスク管理、ビジネスチャット、Web会議などを備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。プロジェクトごとに進捗状況や関連するタスク、ファイルを集約的に管理することにより複数のプロジェクトであっても効率的に管理することができます。また、カレンダー形式やかんばん形式、ガントチャートなどの表示方法により一目でプロジェクトの状況を確認することができます。

CrewWorksの特長

1. カレンダー形式やかんばん形式、ガントチャートなど表示方法が選択できる
2. 組織外ユーザーの招待もでき、情報共有がスムーズに進む
3. 最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

 

Wrike

Wrikeは、タスク管理・プロジェクト管理・チームのワークフロー統合が行えるツールです。Wrikeではタスクの追跡・スケジューリング・レポート化が容易に行えます。Wrikeは、小規模から大規模なチーム、さまざまな業界に適用可能で、複雑なプロジェクトの管理だけではなく、個人のタスクの管理まで幅広く対応できます。

Wrikeの特長

1. プロジェクトのワークフローをカスタマイズできる
2. チャット・コメント・ファイル共有による情報の一元化ができる
3. リアルタイムのレポーティング機能がある

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

 

Asana

Asanaは、タスクを簡単に登録し、ユーザーの見やすさに合わせて表示形式を選択できるプロジェクト管理ツールです。たとえば、カンバン形式でタスクを表示すれば、視覚的に理解しやすくなり、チームのタスク管理をよりスムーズに行えます。また、タグやラベルを使って分類できるため、特定のタスクを探し出すのも容易に行えます。

Asanaの特長

1. 使いやすいインターフェースで進捗状況を一目で把握できる
2. タスクの依存関係を設定でき、スケジューリングの効率化が可能
3. カスタマイズ性が高く、プロジェクト・チームごとに柔軟に対応できる

詳細はこちら: https://asana.com/ja

 

Trello

Trelloは、プロジェクト管理に特化したツールです。Webブラウザからアクセス可能で、タスクの管理・チームのタスクのスケジューリング・プロジェクトの進捗管理に適しています。Trelloでは、タスクの追加も簡単に行えます。カードを作成し、詳細を入力するだけで新しいタスクが追加できます。また、リマインダー機能があるため、タスクの期限が近づいたときには、通知を受け取れます。タスクの期限を守り、プロジェクトの進捗を管理するのに役立ちます。

Trelloの特長

1. カンバン方式の表示でタスクを一目見て把握できる
2. リマインダー機能で通知を受け取れる
3. チーム全体でタスクの共有が可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

 

Smartsheet

Smartsheetは、プロジェクト管理に特化した、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるツールです。タスクのスケジューリング・リソース管理・プロジェクトの進捗管理に適しています。SmartsheetはExcelシートのようなインターフェースを持っており、タブ形式でのデータ入力や編集が可能です。そのため、はじめての人であっても簡単に操作できます。

Smartsheetの特長

1. フォーマットのカスタマイズ性が高い
2. Google・Microsoftなどのアプリケーションとの連携が可能
3. プロジェクトの進捗をグラフやチャートで表示できる

詳細はこちら: https://jp.smartsheet.com/

 

Jooto

Jooto（ジョートー）は、チームのタスクや課題を管理するためのシンプルなプロジェクト管理ソフトウェアです。チームのメンバー間でタスクや課題を共有することで、タスクの進捗状況を共有し、予期せぬトラブルや問題を最小限に抑えることができます。また、Jootoは、外部のシステムとの連携も可能で、ガントチャートなどの視覚的な表示も提供します。

Jootoの特長

1. Webブラウザ上で使用可能
2. タスクはドラッグ＆ドロップで直感的に作業が可能
3. 無料プランあり！無料トライアルも利用可能

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

 

Backlog

Backlogは、チームで使えるプロジェクト管理・タスク管理ツールです。誰でも直感的に操作できるシンプルなUIで、タスク漏れやスケジュール遅延を防ぎます。ガントチャート、カンバンボード、Wiki、バーンダウンチャートなどの豊富な機能を備え、プロジェクトの進行状況を一目で把握できます。大規模なプロジェクトから小規模なタスクまで柔軟に対応し、メンバー全員のコラボレーションを促進します。

Backlogの特長

1. 誰でも簡単に操作可能
2. ガントチャート、Wiki、カンバンボードの多様な機能が搭載
3. スケジュール遅延防止に有効

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

 

Notion

Notionは、タスク管理・プロジェクト管理・データベース・カレンダーなど、さまざまな用途に使える、統合型のワークスペースアプリです。強みの一つとして、高いカスタマイズ性があります。Notionには、紙のノートのように自由に構造を変えることができる「ブロック」という機能があり、これを使って、自分に合った形でタスクやプロジェクトを管理することが可能です。また、エンジニアから人事、デザイン、営業と様々な業種での導入実績があります。

Notionの特長

1. EvernoteやGoogle Keepなどのように、ノートアプリとしても使用可能
2. 豊富なチュートリアル動画で、無理なく導入できる
3. 無料プランや無料トライアルで、気軽に始められる

詳細はこちら: https://www.notion.com/ja/product

 

関連記事：プロジェクトの成功率を劇的にアップ！成功プロジェクトのノウハウ、失敗プロジェクトの反省・教訓を次に生かす方法とは？

関連記事：【2025年版】プロジェクト管理ツールおすすめ16選を徹底比較！5つの確認ポイントも紹介

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まとめ

今回は、複数プロジェクト管理で発生する課題・スムーズに進めるためのステップ・成功させるためのコツについて解説しました。

また、複数プロジェクトを管理するためのおすすめのプロジェクト管理ツールを紹介しました。

プロジェクトをスムーズに進めるためには、タスクの細分化や優先順位の設定、常時進捗確認の実施といったステップが重要です。

また、綿密な計画と定期的な見直し、コミュニケーションの徹底、ボトルネックの特定と把握、シングルタスクでの業務遂行、業務負担の分散といったコツを押さえることも成功に繋がります。

おすすめの方法が、プロジェクト管理ツールの導入です。ツールを導入することで、複数プロジェクトであっても、一元管理が可能になります。

ツールによってさまざまな機能があるため、各種ツールを検討して自社に最適なツールを選択するとよいでしょう。

おすすめのプロジェクト管理ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、プロジェクト管理、タスク管理、ビジネスチャット、Web会議などを備えたオールインワンのビジネスコミュニケーションツールです。プロジェクトごとに進捗状況や関連するタスク、ファイルを集約的に管理することにより複数のプロジェクトであっても効率的に管理することができます。また、カレンダー形式やかんばん形式、ガントチャートなどの表示方法により一目でプロジェクトの状況を確認することができます。

CrewWorksの特長

1. カレンダー形式やかんばん形式、ガントチャートなど表示方法が選択できる
2. 組織外ユーザーの招待もでき、情報共有がスムーズに進む
3. 最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

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