タスクとTodoの違いは？それぞれの必要性や役立つ手段も解説

タスクとTodoの違い

ここでは、タスクとTodoの違いについて解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク

1つ目は、タスクの意味です。

タスクは、明確な目標や成果物が決まっていて、実行しなければならないと確定しているものを指します。通常、プロジェクトの一部として指定された作業や、自ら設定した目標達成に沿った行動などが含まれます。

一般的にタスクには明確な期限があり、これによりタスクの優先度を判断し、計画も立てられるでしょう。

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Todo

2つ目は、Todoの意味です。

Todoは単にやるべきことや予定されている活動を意味し、明確な目標や期限が設定されていないケースもあります。日常の簡単な用事や、将来的に行う必要のある作業などを含んでいます。

Todoリストの項目は必ずしもすぐに実行する必要がなく、柔軟なスケジュールで対応できるため、毎日の活動や重要な作業の管理に役立てましょう。

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タスクとTodoの類語とその違い

ここでは、タスクとTodoの類語とその違いについて、以下の3点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

プロジェクト

タスクとTodoの類語の1つ目は、プロジェクトです。

プロジェクトは研究課題や計画を意味しており、ビジネスでは目標達成のためにチームを組んで行う仕事を指します。

プロジェクトの成功には、日々のタスクやTodoを遅延なく処理していくことが欠かせません。メンバー間でこれらを共有することで、チーム全体の進捗状況を確認できます。

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スケジュール

タスクとTodoの類語の2つ目は、スケジュールです。

スケジュールは、日程・予定を意味します。 ビジネスでは仕事の流れをまとめたもので、プロジェクトの開始から納品までの工程を表現するときに使われます。

スケジュールに沿って作業を進めると全体の流れを把握しやすく、予定通りに進行する手助けになります。

また、Todoリスト・タスクリストと組み合わせれば、作業の抜け漏れを防ぐことができ、スケジュールを円滑に進められるでしょう。

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アクションアイテム

タスクとTodoの類語の3つ目は、アクションアイテムです。

アクションアイテムは個人のタスクだけでなく、チーム全体のやるべきタスクを含めたものです。ツールを活用すれば進捗追跡が容易になり、管理者の負担を軽減できます。

タスクやTodoは自分だけの作業を指すのに対し、アクションアイテムはチーム全体のタスクを含む点が異なります。

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タスク管理やTodo管理の必要性

ここでは、タスク管理やTodo管理の必要性について、以下の4点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

タスク・Todoの抜け漏れ防止

タスク管理やTodo管理の必要性の1つ目は、タスク・Todoの抜け漏れ防止です。

タスク・Todoが多いと、すべての内容や予定を正確に記憶するのは困難でしょう。 しかし、タスク管理・Todo管理で自分がやるべき仕事やその手順を細かく書き出しておくことで、タスク・Todoの抜け漏れを防止できます。

また、タスク・Todoが処理済みか否かが明確に区別でき、頭の中を整理できる点もメリットです。

優先順位の明確化

タスク管理やTodo管理の必要性の2つ目は、優先順位の明確化です。

リストを上手に作成することで、仕事に優先順位をつけつつ効率的に処理できます。

緊急性・重要性・締め切り・タスクのカテゴリ・担当者などをリスト化して可視化することで、仕事の段取りを考えやすくなるためです。

スケジュール立てに便利

タスク管理やTodo管理の必要性の3つ目は、スケジュール立てに便利であることです。

プロジェクトを進めるためには様々な作業を経る必要がありますが、タスク管理・Todo管理で各作業の工数や所要時間を見積もっておくことで全体のスケジュール感をつかめます。

これにより、プロジェクト全体の予定を立てやすくなり、トラブル発生時も余裕を持って対応できるでしょう。

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やるべきことの可視化

タスク管理やTodo管理の必要性の4つ目は、やるべきことの可視化です。

タスク・Todoが増えてくると、自分だけで思い出そうとしてもすべて思い出せるとは限りません。結果的に何から手をつけるべきかわからず作業が止まることもあるでしょう。

それを防ぐには、タスク管理・Todo管理でやるべきことを可視化し、順を追って整理することが有効です。

また、メールやチャットなどに散在する情報をタスク管理・Todo管理の過程で一元化し情報を整理することで、速やかに業務に取りかかれるでしょう。

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タスク管理やTodo管理の流れ

ここでは、タスク管理やTodo管理の流れについて、以下の6点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

すべてのタスク・Todoをリストアップ

タスク管理やTodo管理の流れの1つ目は、すべてのタスク・Todoをリストアップすることです。

まず現状のメンバーがもっている、もしくは今後発生すると思われるタスク・Todoをすべてリストアップしましょう。

プロジェクト開始時にタスク・Todoが明確でないと、作業全体の把握ができず適切なスケジュール作成が困難です。

締切直前に未対応タスクが発覚すると混乱を招くため、業務の抜け漏れがないように、詳細にタスクを洗い出しましょう。

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優先順位を決定

タスク管理やTodo管理の流れの2つ目は、優先順位を決定することです。

タスク・Todoの優先度を決定するには、各タスク・Todoを以下4つのマトリクスに分類しましょう。

基本的には、優先度は1＞2＞3＞4と考えて、この優先度に沿ってリソース配分することになります。

また、優先度に基づいてリソース配分やアウトソーシングの検討、さらにはそもそも今は手をつけないなどの判断も行いましょう。

リストを作成

タスク管理やTodo管理の流れの3つ目は、リストを作成することです。

優先順位がわかるようタスク・Todoリストを作成すれば、業務全体で次に何をすべきかが明確になるため抜け漏れを防げます。

個人であれば紙やエクセルで手軽にリスト化してもよいですが、チームであれば更新も手軽なアプリがより管理しやすいでしょう。

チームにリストを共有

タスク管理やTodo管理の流れの4つ目は、チームにリストを共有することです。

タスクやTodoを個人だけ管理していると属人化が進み、そのメンバーがいないとやるべきタスクや引き継ぐべきメンバーが不明確になり、タスク・Todoの漏れにつながります。

そのため、チームでリストを共有して属人化を防ぎましょう。リストの共有を効率化したい場合は、タスク・Todo管理アプリやGoogleスプレッドシートの活用がおすすめです。

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リソース管理

タスク管理やTodo管理の流れの5つ目は、リソース管理です。

各タスクの工数見積もりや期限設定を行い、カレンダーやガントチャートを用いて優先順位の高いものからスケジュールに組み込むことで、タスク実行の順序や実行日の計画を立てます。

不測の事態や新規タスク発生に備え、予備時間も確保しておきましょう。

また、タスク・Todoに必要な人員・時間・ツールなどのリソースを効率的に活用できるよう管理し、メンバーのスキルに応じて最適な人員配置を行うことも欠かせません。

関連記事：リソース管理がプロジェクト運用のポイント？メリットや管理項目・4つのポイントを解説

進捗確認

タスク管理やTodo管理の流れの6つ目は、進捗確認です。

チームや個人のタスク・Todo進捗状況を定期的に確認し、メンバーと共有しましょう。進捗情報をこまめに共有することで、遅れ気味のタスク・Todoがあれば別メンバーによるフォローや進め方の変更も可能です。

新たに発生したタスク・Todoがあれば、比較的余裕があるメンバーに割り振るなど、業務を進める方針決めにも役立ちます。

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タスク管理やTodo管理に役立つ手段

ここでは、タスク管理やTodo管理に役立つ手段について、以下の5点を解説します。

1つずつ見ていきましょう。

アプリ

タスク管理やTodo管理に役立つ手段の1つ目は、アプリです。

昨今では、タスク管理やTodo管理に特化したアプリも数多くリリースされてきました。Web上でタスクやTodoを管理できるため、自分のタスクだけでなく他メンバーの状況も容易に把握できます。

一画面で進捗状況・完了が確認できるアプリを活用すれば、タスク漏れも防止できます。

必要書類の添付機能や期限間近のリマインド機能など、様々な機能が搭載されているため、機能や操作性などを考慮して最適なアプリを導入しましょう。

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紙・ペン

タスク管理やTodo管理に役立つ手段の2つ目は、紙・ペンです。

紙とペンはアナログですが、手軽に取り組める方法の1つとして見逃せません。 個人のタスク管理やTodo管理であれば、手帳にタスクやTodoを書き込んで、達成ごとにチェックや取り消し線を加えていきましょう。

チームであれば、ホワイトボードや大きな紙にタスクやTodoを書き込んで、メンバー同士で情報共有すれば、各メンバーの進捗が一目瞭然です。

関連記事：ホワイトボードでの業務管理が簡単に！おすすめツール5選とメリット・デメリット

メール

タスク管理やTodo管理に役立つ手段の3つ目は、メールです。

メールシステムにも、タスク管理機能やTodo管理機能も使えるシステムが多数あります。

システムの中には、関連メールをドラッグ＆ドロップしてTodoリストに追加できるものもあり、該当する業務の関連メールをすぐ参照したい場合に便利です。

また、未処理や完了など受信箱をステータスごとに振り分けることで、受信箱でタスク管理を行うことも可能です。

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ビジネスチャット

タスク管理やTodo管理に役立つ手段の4つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットの中には、タスク管理機能を有するツールが多数あります。この機能を活用することで、タスク管理やTodo管理が容易に行え、他メンバーに進捗状況や役割分担などを共有することも可能です。

また、Todoやタスクの実行に必要なファイルも、チャット上で速やかに送付できます。

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表計算ソフト

タスク管理やTodo管理に役立つ手段の5つ目は、表計算ソフトです。

エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトには、タスク管理やTodo管理に役立つテンプレートが数多く公開されています。

ガントチャートなどでタスクやTodoを可視化することで、これらの管理が容易になるでしょう。

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まとめ

今回は、「タスク」と「Todo」、さらにそれらの類語における意味に加え、両者の管理を行う手順や手段について解説しました。

「タスク」も「Todo」も、プロジェクトより細かな仕事を示す概念ですが、前者には明確な期限があり後者には明確な期限がないことが普通です。類語には、プロジェクト・スケジュール・アクションアイテムがあります。

タスク管理やTodo管理を行うことで、抜け漏れ防止ややるべきことの可視化などが可能です。

一度すべてのタスクやTodoをリストアップし、進捗確認までぬかりなく行いましょう。アプリや表計算ソフトなどを使うと便利です。

タスク管理を効率化する方法については「タスク管理を効率化する7つのコツ！手段やメリットも解説」の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。