情報共有

2024/4/30
[更新日] 2025/10/1

情報共有ツールとは？種類別・比較ポイントやおすすめ14選（無料あり）を紹介

今や多くのベンダーが情報共有ツールを提供しており、同時に多くの企業が情報共有ツールを導入しています。

しかし、情報共有ツールの種類が多すぎて、それぞれの特徴や適した用途がわからない場合もあるでしょう。
その場合に、比較ポイントが明確であれば、新たなツールを選ぶときに失敗するリスクを減らせるでしょう。

そこで今回は、情報共有ツールのタイプや比較ポイントを解説するとともに、おすすめの情報共有ツールを14点紹介します。

【目次】

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情報共有ツールとは？

ここでは、情報共有ツールの種類について、以下の2点から解説します。

社内情報共有ツール
社外情報共有ツール

1つずつ見ていきましょう。

社内情報共有ツール

情報共有ツールの種類の1つ目は、社内情報共有ツールです。

社内情報共有ツールとは、主に社内で行う業務に必要な情報をオンライン上に集約し、関係者がリアルタイムで更新・確認できるツールを指します。

業務マニュアルや会議の議事録など、社内でのさまざまな情報共有を一元管理できるため、業務効率化につながります。

また、必要な情報へ迅速にアクセスできるため、リモートワーク環境下でのコミュニケーション改善にも役立ちます。

情報共有ツールは、社内の知識を一元管理し、ノウハウを蓄積することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性向上に貢献します。

関連記事：情報共有がチームワークを高める！具体的な手段やコツを解説

社外情報共有ツール

情報共有ツールの種類の2つ目は、社外情報共有ツールです。

社外情報共有ツールとは、取引先や協力会社など、社外のステークホルダーと情報を共有するためのものです。具体的には、メールやチャットツール、ファイル共有サービスなどが挙げられます。

オンラインでのやり取りが可能なため、情報共有の手間を省ける点が特徴です。しかし、誤操作や誤送信、セキュリティ対策には十分注意し、適切な権限管理を行う必要があります。

情報共有ツールのタイプ

ここでは、情報共有ツールのタイプを以下の7点から解説します。

ビジネスチャット
社内Wiki
社内SNS
オンライストレージ
スケジューラー
グループウェア
コラボレーションツール

1つずつ見ていきましょう。

ビジネスチャット

情報共有ツールのタイプの1つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、ビジネス利用に特化したチャットツールです。メッセージ検索やファイル共有、権限設定などの機能が充実しており、企業の重要情報保護のためのセキュリティも重視されています。

主な機能は、以下のとおりです。

1対1のテキストチャット
グループチャット
チャット内容のタグ付け・検索
音声通話・Web会議
ファイル保存・共有
モバイル対応

関連記事：ビジネスチャットのセキュリティ対策は？おすすめツール8選も比較・紹介

社内Wiki

情報共有ツールのタイプの2つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、ウィキペディアの社内版と言えるもので、業務知識や技術知識、ビジネススキルなどを組織全体で共有するために活用できます。

情報の書き込み・蓄積・編集・検索・閲覧が可能で、社員はそれぞれが知りたいことや確認したいことを簡単に検索できます。これ等の機能により、知識の共有や効率的な情報収集を実現するツールです。

社内SNS

情報共有ツールのタイプの3つ目は、社内SNSです。

社内SNSは、円滑なコミュニケーションやリアルタイムでのデータ共有を実現してくれる社内の従業員限定のSNSツールです。業務効率化や生産性向上のために、導入する企業が増えています。

主な機能として、チャット機能・グループ機能・ファイル共有機能があり、電子メールよりも簡単・迅速にメッセージ送信が可能です。

絵文字やスタンプを利用できるものもあり、特定メンバーとのグループチャット、複数従業員との情報共有・スケジュール調整、さらにはさまざまなファイルの共有もできます。

関連記事：社内SNSの導入目的とは？運用までの流れも詳しく解説

オンラインストレージ

情報共有ツールのタイプの4つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージは、インターネット上のデータ保管場所であり、クラウドストレージとも呼ばれます。

オンラインストレージを利用すれば、インターネット環境さえ整っていれば、自社でサーバーを用意しなくても、社外から社内情報にアクセスすることが可能です。

この機能は、テレワークにも便利です。また、自社サーバーの管理にかかる人材・場所のコストを抑えられるため、効率的な運用ができます。

スケジューラー

情報共有ツールのタイプの5つ目は、スケジューラーです。

スケジューラーは、仕事のスケジュール管理を効率化するシステムで、予定やタスクの洗い出し・整理、期限設定ができます。

実際の業務は複数のタスクが同時期に重なることも多いため、優先度を設定した管理が必要です。

そこで、スケジューラーを活用すれば、タスク状況を見える化して予定の重複を自動調整できるため、業務効率の向上が期待できます。

グループウェア

情報共有ツールのタイプの6つ目は、グループウェアです。

グループウェアは、組織内の情報共有とコミュニケーションを円滑にするための多機能ツールです。

単なる情報共有にとどまらず、スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有、電子掲示板、ワークフローなど、業務全般を効率化するための様々な機能が統合されています。

これにより、チーム全体の生産性向上や業務効率化に大きく貢献します。ただし、多機能であるため、導入時には自社のニーズに合致しているか、費用対効果はどうかを慎重に検討する必要があります。

例えば、機能が豊富すぎると操作が複雑になり、かえって従業員の負担が増える可能性もあります。したがって、特定の機能に特化したツールが必要な場合は、他の情報共有ツールとの比較検討が重要です。

グループウェアの導入は、組織全体の情報共有を最適化し、円滑な連携を実現するための重要なステップとなるでしょう。

関連記事：社内掲示板で情報共有！おすすめツール6選や事例も紹介

コラボレーションツール

情報共有ツールのタイプの7つ目は、コラボレーションツールです。

コラボレーションツールは、チームや外部協力者とのスケジュール調整・プロジェクト管理を円滑に進めるためのツールです。進捗管理・チャット機能・Web会議システムなど多機能が搭載されています。

テレワークが普及している現在、情報共有やコミュニケーションのために、コラボレーションツールが役立つ場面が増えています。

とりわけ、生産性向上や顧客満足度の向上、売上増加に寄与することが期待されています。さらに、働く意欲の向上や組織活性化にも貢献するため、多くの企業が注目しているツールです。

▼今以上に情報共有を効率化して、生産性を向上したい方は、以下の記事をご覧ください。
　コミュニケーションコスト（時間）を簡単に削減できるおすすめツールとは？

情報共有ツールの比較ポイント

ここでは、情報共有ツールの比較ポイントを以下の7点から解説します。

費用対効果が見合うか
自社が必要とする機能があるか
検索性や操作性が良いか
導入や運用のしやすさ
社外メンバー・外部関係者との連携
使用可能言語
サポート体制が充実しているか

1つずつ見ていきましょう。

費用対効果が見合うか

情報共有ツールの比較ポイントの1つ目は、費用対効果が見合うかです。

トライアル期間を経過した後も無料プランで使えるツールも多いですが、有料プランへの移行を前提に機能を制限しているツールも珍しくありません。

もし、より高度な利便性や付加価値を求める場合は、有料プランや有料ツールの活用がおすすめです。

高額な月額料金を支払っていても、実際に使用する機能が少なければ費用対効果は低くなってしまうため、自社のニーズに合った機能が搭載されているかを確認し、費用と機能のバランスが取れているかを見極めましょう。

自社が必要とする機能があるか

情報共有ツールの比較ポイントの2つ目は、自社が必要とする機能があるかです。

各ツールにはそれぞれ特色があり、コミュニケーションの活性化に特化したチャット機能やWeb会議システムを持つもの、あるいはナレッジの蓄積を目的とした社内Wiki機能が充実しているものなど、多種多様です。

導入目的を明確にし、その目的達成に不可欠な機能が備わっているかを事前に確認することが、最適なツール選びには欠かせません。

関連記事：情報共有の目的は？不明瞭な場合起こりうる問題や達成のコツも解説

検索性や操作性が良いか

情報共有ツールの比較ポイントの3つ目は、検索性や操作性が良いかです。

必要な情報へ素早くアクセスできる検索機能が充実しているかが重要です。情報量が増えても、必要な情報が埋もれてしまわないように、キーワード検索や絞り込み検索などができるツールを選びましょう。

また、ITツールに慣れていない従業員でも直感的に使える優れた操作性であるかも確認したいポイントです。

シンプルなUIデザインで、誰もが簡単に情報共有できるツールであれば、導入後の定着もスムーズに進み、業務効率の向上につながります。

導入や運用のしやすさ

情報共有ツールの比較ポイントの4つ目は、導入や運用のしやすさです。

従業員の出入りが多い企業では、招待や退会がスムーズにできるかが重要なポイントで、確認が必要です。

なお、使い慣れた製品の姉妹ツールであれば、従業員もすぐに慣れる可能性が高く、運用負担の軽減につながるでしょう。

社外メンバー・外部関係者との連携

情報共有ツールの比較ポイントの5つ目は、社外メンバー・外部関係者との連携です。

社内メンバーや取引先、社外メンバーとのコミュニケーションにツールを活用することもあるでしょう。その場合は、使いやすさや情報の共有範囲などがチェックポイントです。

中には、投稿や情報共有に加え、投票やフィードバック収集も可能で、ファイルのバ―ジョン管理やイベント作成機能も備えているツールもあります。これらの機能を活用し、円滑なコミュニケーションを促進しましょう。

関連記事：社外との情報共有におすすめのツール6選！共有時の注意点やコツも解説

使用可能言語

情報共有ツールの比較ポイントの6つ目は、使用可能言語です。

特に、外国人従業員が多い企業は、ツールが多言語に対応しているか、適切な言語設定が可能かなどの確認が必要です。例えば、主要11言語に対応し、個別の言語設定ができるツールがあります。

また、Web会議でリアルタイムで高精度な自動翻訳が可能な多言語対応自動翻訳機能を備えたツールもあります。

サポート体制が充実しているか

情報共有ツールの比較ポイントの7つ目は、サポート体制が充実しているかです。

ツール導入初期には、効果的な運用ルールを確立するためのノウハウが不足していることが多いです。

しかし、充実した導入サポートがあれば、ルール設定のコツを教えてもらえるため、スムーズな利用開始が期待できます。

また、運用開始後に発生する疑問やトラブルへの対応も、サポート体制によって解決のスムーズさが異なります。

費用面だけでツールを選ぶとサポートが手薄なケースもあるため、多少費用が高くなっても、充実したサポートが受けられるツールを選ぶことをおすすめします。

サポート対応の時間帯や曜日も事前に確認しておきましょう。

情報共有ツールのおすすめ14選（無料あり）

ここでは、おすすめの情報共有ツールを以下の14点から紹介します。

CrewWorks
Microsoft Teams
Zoho Connect
Stock
Chatwork
Slack
Qast
NotePM
Google Workspace
サイボウズ Office
セキュアSAMBA
Backlog
Trello
Dropbox

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する簡単操作な情報共有ツールです。情報共有だけでなく、ビジネスチャットやタスク管理、プロジェクト管理、Web会議など、ビジネス上の情報共有に役立つ機能が、オールインワンで提供されています。ツールの使い分けや情報分散を避けたい場合に、特におすすめです。直感的な操作で使いやすい上に、情報が自動的に整理されるため、後から参加したメンバーも経過がわかりやすく、欲しい情報を一目で確認することが出来ます。

CrewWorksの特長

iOS・Android版スマホアプリあり
情報が自然と構造化され、必要な情報を一目で確認できる
最大50ユーザーまでずっと無料のフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するコラボレーションプラットフォームです。組織の規模を問わず、多くの組織で活用されています。特にWeb会議に強く、ホワイトボード機能やAIによる会議ノート作成など、Web会議に役立つ機能が豊富です。また、チャネルや共有タスク機能を活用すれば、チームでの共同作業にも役立ちます。チャット機能では絵文字なども使えるので、手軽な社内コミュニケーションを実現したい場合にもおすすめです。

Microsoft Teamsの特長

多機能で統合されたプラットフォーム
教育機関向けにお得なプランを用意
無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Zoho Connect

Zoho Connectは、Zoho社が提供する社内SNSです。メールマガジンやイベントなどの情報を手軽に共有できるため、社内の情報共有を促進してくれます。また、デジタルスペースを設置することで、従業員エンゲージメントの把握・向上にも役立ちます。アンケート機能を調整に役立てることも可能です。他にも多数の機能が使えるため、実際の活用事例も参考にして、自社での活用の仕方を検討してみるとよいでしょう。

Zoho Connectの特長

多言語対応可能
ホームページ内で検索可能
15日間の無料トライアル

詳細はこちら: https://www.zoho.com/jp/connect/

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する情報ストックツールです。社外のメンバーも招待可能で、社内外での情報共有に使えます。また、削除されたデータも30日間は保存される上、編集データが履歴として保存されるため、過去のデータが紛失するリスクを軽減できるでしょう。さらに、インターネットに接続されていない状態でも、「ノート」や「タスク」機能は使えるので、その点もメリットです。

Stockの特長

iOSやAndroidアプリも使える
3分でわかる資料をホームページよりダウンロード可能
フリープランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellが提供する国産チャットツールです。シンプルに必要な機能に絞っているツールで、ITリテラシーに自信がない従業員が多くても、無理なく導入できます。高い信頼性と豊富な実績があるデータセンターでデータ管理をしているため、セキュリティ面も安心です。連携可能なツールも多数存在するので、既存ツールと連携すれば、一層の業務効率化を実現できるでしょう。

Chatworkの特長

導入企業91万社突破
デモ体験可能
フリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackは、Slack社が提供するチャットツールです。チャットで手軽に情報共有できるため、速やかな情報共有を実施したい場合におすすめです。2,600個以上の外部サービスと連携できるため、既存サービスと連携させれば一層の業務効率化を実現できるでしょう。また、ファイル共有やスレッドの検索が可能な点も、心強いポイントです。

Slackの特長

iOSやAndroidのアプリを使える
充実のブログ
無料プランあり

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Qast

Qastは、any株式会社が提供する、ナレッジマネジメントに有用なクラウドサービスです。同義語やファイルの中身まで対象にできる高い検索性を有するため、必要な情報を見つけ出せる可能性が高いです。また、ユーザータグを活用すれば、必要な情報に詳しい従業員が誰かすぐにわかるため、多くの従業員に相談する手間が省けます。導入事例も多数紹介されているので、参考にしてみてください。

Qastの特長

利用ユーザー数55,000人突破
ナレッジマネジメントに関するブログメディアを運営
無料デモあり

詳細はこちら: https://qast.jp/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジマネジメントツールです。社内Wikiとして、マニュアルを簡単に作成できます。また、ファイルの中身も含めて簡単に検索できるため、必要な情報へのアクセスが容易です。2段階認証やアクセスログなどセキュリティ機能も充実しているため、大学や銀行などでの利用実績もあり、機密性が高い情報を取り扱う際にも安心です。

NotePMの特長

登録企業12,000社突破
充実のセミナー・お役立ち資料
30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://notepm.jp/

Google Workspace

Google Workspaceは組織がさらに成果を上げるためのグループウェアです。普段プライベートでも使い慣れている人も多いGmailをはじめ、カレンダー・ビデオ会議・チャット・ドライブなどさまざまな機能を提供しています。管理者はコンソール画面から、ユーザの追加・端末の管理・セキュリティなどの設定を簡単に行え、常にデータも安全な状態です。２段階認証プロセスやセキュリティキーにも対応しています。

Google Workspaceの特長

独自ドメインでGmailを利用可能
最新鋭のセキュリティ環境
14日間の無料お試しが可能

詳細はこちら: https://workspace.google.co.jp/intl/ja/

サイボウズ Office

サイボウズOfficeは、多くの中小企業に支持されている、チーム力を強化するためのサービスです。スケジュールや掲示板・メッセージ・メール・ワークフロー・ToDoリストなど、日本のビジネスで使いやすいと感じる機能を豊富に搭載しています。ワンパッケージで、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑に進めるため、個々に導入するよりも効率よく効果を得やすいでしょう。

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