情報共有ツールのタイプ

ここでは、情報共有ツールのタイプを以下の6点から解説します。

ビジネスチャット

情報共有ツールのタイプの1つ目は、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、ビジネス利用に特化したチャットツールです。メッセージ検索やファイル共有、権限設定などの機能が充実しており、企業の重要情報保護のためのセキュリティも重視されています。主な機能は、以下のとおりです。

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社内Wiki

情報共有ツールのタイプの2つ目は、社内Wikiです。

社内Wikiは、ウィキペディアの社内版と言えるもので、業務知識や技術知識、ビジネススキルなどを組織全体で共有するために活用できます。情報の書き込み・蓄積・編集・検索・閲覧が可能で、社員はそれぞれが知りたいことや確認したいことを簡単に検索できます。これ等の機能により、知識の共有や効率的な情報収集を実現するツールです。

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社内SNS

情報共有ツールのタイプの3つ目は、社内SNSです。

社内SNSは、円滑なコミュニケーションやリアルタイムでのデータ共有を実現してくれる社内の従業員限定のSNSツールです。業務効率化や生産性向上のために、導入する企業が増えています。

主な機能として、チャット機能・グループ機能・ファイル共有機能があり、電子メールよりも簡単・迅速にメッセージ送信が可能です。絵文字やスタンプを利用できるものもあり、特定メンバーとのグループチャット、複数従業員との情報共有・スケジュール調整、さらにはさまざまなファイルの共有もできます。

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オンラインストレージ

情報共有ツールのタイプの4つ目は、オンラインストレージです。

オンラインストレージは、インターネット上のデータ保管場所であり、クラウドストレージとも呼ばれます。オンラインストレージを利用すれば、インターネット環境さえ整っていれば、自社でサーバーを用意しなくても、社外から社内情報にアクセスすることが可能です。

この機能は、テレワークにも便利です。また、自社サーバーの管理にかかる人材・場所のコストを抑えられるため、効率的な運用ができます。

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スケジューラー

情報共有ツールのタイプの5つ目は、スケジューラーです。

スケジューラーは、仕事のスケジュール管理を効率化するシステムで、予定やタスクの洗い出し・整理、期限設定ができます。実際の業務は複数のタスクが同時期に重なることも多いため、優先度を設定した管理が必要です。そこで、スケジューラーを活用すれば、タスク状況を見える化して予定の重複を自動調整できるため、業務効率の向上が期待できます。

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コラボレーションツール

情報共有ツールのタイプの6つ目は、コラボレーションツールです。

コラボレーションツールは、チームや外部協力者とのスケジュール調整・プロジェクト管理を円滑に進めるためのツールです。進捗管理・チャット機能・Web会議システムなど多機能が搭載されています。

テレワークが普及している現在、情報共有やコミュニケーションのために、コラボレーションツールが役立つ場面が増えています。とりわけ、生産性向上や顧客満足度の向上、売上増加に寄与することが期待されています。さらに、働く意欲の向上や組織活性化にも貢献するため、多くの企業が注目しているツールです。

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情報共有ツールの比較ポイント

ここでは、情報共有ツールの比較ポイントを以下の4点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

無料利用が可能な範囲

情報共有ツールの比較ポイントの1つ目は、無料利用が可能な範囲です。

トライアル期間を経過した後も無料プランで使えるツールも多いですが、有料プランへの移行を前提に機能を制限しているツールも珍しくありません。そこで、無料プランで使用できる機能を確認しておくことが大切です。もし高い利便性や付加価値を求めるのであれば、有料プランや有料ツールの活用がおすすめです。

導入や運用のしやすさ

情報共有ツールの比較ポイントの2つ目は、導入や運用のしやすさです。

従業員の出入りが多い企業では、招待や退会がスムーズにできるかが重要なポイントで、確認が必要です。なお、使い慣れた製品の姉妹ツールであれば、従業員もすぐに慣れる可能性が高く、運用負担の軽減につながるでしょう。

外部ステークホルダーとの連携

情報共有ツールの比較ポイントの3つ目は、外部ステークホルダーとの連携です。

社内メンバーや取引先、社外メンバーとのコミュニケーションにツールを活用することもあるでしょう。その場合は、使いやすさや情報の共有範囲などがチェックポイントです。中には、投稿や情報共有に加え、投票やフィードバック収集も可能で、ファイルのバ―ジョン管理やイベント作成機能も備えているツールもあります。これらの機能を活用し、円滑なコミュニケーションを促進しましょう。

使用可能言語

情報共有ツールの比較ポイントの4つ目は、使用可能言語です。

特に、外国人従業員が多い企業は、ツールが多言語に対応しているか、適切な言語設定が可能かなどの確認が必要です。例えば、主要11言語に対応し、個別の言語設定ができるツールがあります。また、Web会議でリアルタイムで高精度な自動翻訳が可能な多言語対応自動翻訳機能を備えたツールもあります。

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情報共有ツールのおすすめ12選（無料あり）

ここでは、おすすめの情報共有ツールを以下の12点から紹介します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する簡単操作オールインワンツールです。ビジネスチャットやタスク管理、プロジェクト管理、Web会議など、ビジネス上の情報共有に役立つ機能が、オールインワンで提供されています。ツールの使い分けや情報分散を避けたい場合に、特におすすめです。直感的な操作で使いやすい上に、情報の構造化にも適しているため、情報を整理しつつ共有することができます。

CrewWorksの特長

1. iOS・Android版スマホアプリあり
2. 情報が自然と構造化され、必要な情報を一目で確認できる
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供するコラボレーションプラットフォームです。組織の規模を問わず、多くの組織で活用されています。特にWeb会議に強く、ホワイトボード機能やAIによる会議ノート作成など、Web会議に役立つ機能が豊富です。また、チャネルや共有タスク機能を活用すれば、チームでの共同作業にも役立ちます。チャット機能では絵文字なども使えるので、手軽な社内コミュニケーションを実現したい場合にもおすすめです。

Microsoft Teamsの特長

1. InstagramやYoutubeなどのSNSアカウントも充実
2. 教育機関向けにお得なプランを用意
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software

Zoho Connect

Zoho Connectは、Zoho社が提供する社内SNSです。メールマガジンやイベントなどの情報を手軽に共有できるため、社内の情報共有を促進してくれます。また、デジタルスペースを設置することで、従業員エンゲージメントの把握・向上にも役立ちます。アンケート機能を調整に役立てることも可能です。他にも多数の機能が使えるため、実際の活用事例も参考にして、自社での活用の仕方を検討してみるとよいでしょう。

Zoho Connectの特長

1. 多言語対応可能
2. ホームページ内で検索可能
3. 15日間の無料トライアル

詳細はこちら: https://www.zoho.com/jp/connect/

Stock

Stockは、株式会社Stockが提供する情報ストックツールです。社外のメンバーも招待可能で、社内外での情報共有に使えます。また、削除されたデータも30日間は保存される上、編集データが履歴として保存されるため、過去のデータが紛失するリスクを軽減できるでしょう。さらに、インターネットに接続されていない状態でも、「ノート」や「タスク」機能は使えるので、その点もメリットです。

Stockの特長

1. iOSやAndroidアプリも使える
2. 3分でわかる資料をホームページよりダウンロード可能
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://www.stock-app.info/

Chatwork

Chatworkは、株式会社kubellが提供する国産チャットツールです。シンプルに必要な機能に絞っているツールで、ITリテラシーに自信がない従業員が多くても、無理なく導入できます。高い信頼性と豊富な実績があるデータセンターでデータ管理をしているため、セキュリティ面も安心です。連携可能なツールも多数存在するので、既存ツールと連携すれば、一層の業務効率化を実現できるでしょう。

Chatworkの特長

1. 導入企業431,000社突破
2. デモ体験可能
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://go.chatwork.com/ja/

Slack

Slackは、Slack社が提供するチャットツールです。チャットで手軽に情報共有できるため、速やかな情報共有を実施したい場合におすすめです。2,600個以上の外部サービスと連携できるため、既存サービスと連携させれば一層の業務効率化を実現できるでしょう。また、ファイル共有やスレッドの検索が可能な点も、心強いポイントです。

Slackの特長

1. iOSやAndroidのアプリを使える
2. 充実のブログ
3. 無料プランあり

詳細はこちら: https://slack.com/intl/ja-jp/

Qast

Qastは、any株式会社が提供する、ナレッジマネジメントに有用なクラウドサービスです。同義語やファイルの中身まで対象にできる高い検索性を有するため、必要な情報を見つけ出せる可能性が高いです。また、ユーザータグを活用すれば、必要な情報に詳しい従業員が誰かすぐにわかるため、多くの従業員に相談する手間が省けます。導入事例も多数紹介されているので、参考にしてみてください。

Qastの特長

1. 利用ユーザー数55,000人突破
2. ナレッジマネジメントに関するブログメディアを運営
3. 無料デモあり

詳細はこちら: https://qast.jp/

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供するナレッジマネジメントツールです。社内Wikiとして、マニュアルを簡単に作成できます。また、ファイルの中身も含めて簡単に検索できるため、必要な情報へのアクセスが容易です。2段階認証やアクセスログなどセキュリティ機能も充実しているため、大学や銀行などでの利用実績もあり、機密性が高い情報を取り扱う際にも安心です。

NotePMの特長

1. 登録企業7,000社突破
2. 充実のセミナー・お役立ち資料
3. 30日間無料トライアル

詳細はこちら: https://notepm.jp/

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する法人向けオンラインストレージです。4,000社以上の利用実績や98%以上の継続率が、サービスの信頼性を示しています。社内外でのファイル共有に強みがあり、暗号化や二段階認証などのセキュリティ対策も万全で、機密性が高いファイルの共有におすすめです。データバックアップ体制も強固なので、BCP対策としても使えます。

セキュアSAMBAの特長

1. メールや電話で相談可能
2. 2週間の無料トライアル
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://info.securesamba.com/

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供するプロジェクト管理・タスク管理ツールです。直感的に操作しやすいUIなので、ITツールの操作に慣れてない従業員がいても、安心して導入できるでしょう。また、複数のタスクの進捗状況を一目で確認できるため、プロジェクト管理にも役立ちます。スペース課金のため、同じスペース数であれば人数が変わっても料金は変わらないので、関係者が多い業務におすすめです。

Backlogの特長

1. 有料契約件数14,000件以上
2. 導入検討者には無料説明会あり
3. 30日間無料でお試し

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Trello

Trelloは、アトラシアン社が提供するシンプルながら柔軟かつ強力な情報共有ツールです。「カード」でタスクやアイデアを表し「リスト」上でカードを整理することで業務フローや進捗状況を整理できます。また「ボード」上でタスクを整理することで、複数タスクをまとめて管理することも可能です。各メンバーのタイムラインやカレンダーも表示できるので、チームで業務を遂行する際にも役立ちます。

Trelloの特長

1. 200万超のチームが採用
2. iOSやAndroidのアプリあり
3. フリープランあり

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Dropbox

Dropboxは、Dropbox社が提供するファイル保存・共有サービスです。ファイルの復元やパスワード保護など、ファイルを確実に共有するための機能が充実しています。Dropbox上での共同作業や電子署名テンプレートなどを活用すれば、一層業務の効率化を実現できるでしょう。姉妹製品として、AIを活用したユニバーサル検察ツール「Dropbox Dash」もあります。

Dropboxの特長

1. 全世界で7億人以上のユーザー
2. ホームページ上の導入事例が参考になる
3. 30日間の無料トライアル

詳細はこちら: https://www.dropbox.com/ja/

情報共有が活性化するオールインワンサービス「CrewWorks（クルーワークス）」

CrewWorksのサービス資料は、こちらからダウンロードください

まとめ

今回は、情報共有ツールのタイプや比較ポイントを解説するとともに、おすすめの情報共有ツールを12点紹介しました。情報共有ツールは、社内Wikiやスケジューラーなどさまざまなタイプがあります。タイプごとに適した用途があるので、自社の課題に最適なタイプの情報共有ツールを選択しましょう。

情報共有ツールの比較ポイントは、無料利用可能な範囲や導入・運用のしやすさなどです。関係者に外国人が多い場合は、多言語対応状況も確認しておきたいところです。

おすすめの情報共有ツール「CrewWorks」

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供する簡単操作オールインワンツールです。ビジネスチャットやタスク管理、プロジェクト管理、Web会議など、ビジネス上の情報共有に役立つ機能が、オールインワンで提供されています。ツールの使い分けや情報分散を避けたい場合に、特におすすめです。直感的な操作で使いやすい上に、情報の構造化にも適しているため、情報を整理しつつ共有することができます。

CrewWorksの特長

1. iOS・Android版スマホアプリあり
2. 情報が自然と構造化され、必要な情報を一目で確認できる
3. 30日間無料トライアル

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