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無料のタスク管理ツールの主な5つの機能

ここでは、タスク管理ツールの主な機能を以下の5点から解説します。

タスク可視化

タスク管理ツールの主な機能の1つ目は、タスク可視化です。

タスク管理ツールを用いることで、タスクを可視化できます。これにより、複数のタスクを細分化して手を付けやすい形にできる上に、個々のタスクの優先順位も考えやすくなります。

そのため、タスク可視化は、効率的に無理なくタスクを実行し、目標の期日に完了させるために役立つのです。

関連記事：プロジェクト管理の見える化を徹底解説！必要な理由から効果や実施方法まで紹介

タスクのスケジュール作成

タスク管理ツールの主な機能の2つ目は、タスクのスケジュール作成です。

タスク管理ツールの中には、カレンダーにタスクの開始日時と終了日時などの項目を表示できる機能を有するものが多数存在します。この機能により、優先順位や作業の全体像を可視化し、作業の遅延や漏れの防止に役立ちます。

関連記事：スケジューラーとは？便利な管理ツール5選を紹介！タスク管理をして業務のムダを削減しよう！

ガントチャート作成

タスク管理ツールの主な機能の3つ目は、ガントチャート作成です。

ガントチャートとは、時間を横軸に、作業内容を縦軸にそれぞれ示した棒グラフです。

ガントチャートを用いることで、画面で同時進行しているタスクの流れや進捗状況を可視化でき、進捗管理やスケジュール調整、リソース管理にも役立ちます。

関連記事：ガントチャートの作り方を解説！注意点・おすすめツールも紹介

タスク情報の共有

タスク管理ツールの主な機能の4つ目は、タスク情報の共有です。

ファイル共有やコメント、チャットなどの機能を有するタスク管理ツールを選べば、メンバー同士の情報共有やコミュニケーションが容易になります。

自分のタスクに関する情報を、メンバーにまとめて情報共有することで、ログを残してトラブル発生時に責任を明確化できることもメリットです。

関連記事：今さら聞けない情報共有を徹底解説！～注目の理由からスムーズに行うためのポイントまで～

通知・アラーム設定

タスク管理ツールの主な機能の5つ目は、通知・アラーム設定です。

タスク管理ツールの中には、「通知機能」があり、新しいタスクの割り当てや変更があった場合、関係者にメールやチャットのメッセージ等で担当者に通知してくれるものがあります。

これにより、メンバー同士の情報共有が円滑になる上に、タスクの遅れや漏れをチーム全体で未然に防ぐことにもつながります。

無料のタスク管理ツールを比較する5つのポイント

ここでは、タスク管理ツールの比較ポイントを以下の5点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

サポート体制

タスク管理ツールの比較ポイントの1つ目は、サポート体制です。

タスク管理ツールを選ぶときには、サポート体制を見落とす方も珍しくありません。しかし、サポート体制が不十分なツールを導入すると、トラブル発生時に素早く対応できないため、タスク管理ツールが使えない間は業務が停滞するリスクがあるため、注意が必要です。

しかし、サポート体制が整備されていれば、すぐにトラブルに対処でき、タスク管理ツールが使えるようになる可能性が高まります。

その結果、業務への支障を最小限に抑えることができ、タスク管理ツールの導入効果を最大化することができます。

セキュリティ体制

タスク管理ツールの比較ポイントの2つ目は、セキュリティ体制です。

無料でも、セキュリティ体制が充実しているツールを選ぶとよいでしょう。通信・情報の暗号化や、国際セキュリティ資格の取得がチェックポイントです。

セキュリティ体制が脆弱であれば、タスク管理ツールより社内情報の流失や損害を被るリスクがあるため、十分確認しましょう。

チーム向け機能の有無

タスク管理ツールの比較ポイントの3つ目は、チーム向け機能の有無です。

タスク管理ツールを選ぶ時にチーム向けの機能として最も重視すべきポイントは、共有機能です。共有機能がないタスク管理ツールの場合、共有したいときに別の共有用ツールが必要になります。

しかし、別のツールを導入することは手間になるので、最初から共有機能があるタスク管理ツールを使うことがおすすめです。

関連記事：チームのタスク管理を成功させるには？おすすめのサービス12選も紹介

使いやすさ

タスク管理ツールの比較ポイントの4つ目は、使いやすさです。

シンプルで使いやすいタスク管理ツールを選ぶとよいでしょう。機能が豊富でも、使いこなせないツールであれば、結局使ってもらえなくても無理はありません。

ITリテラシーが低い方でも、簡単に使いこなせるようにUIがデザインされたツールを選ぶことがおすすめです。

有料プランの料金

タスク管理ツールの比較ポイントの5つ目は、有料プランの料金です。

有料プランに移行しても、コストが抑えられるか確認しましょう。ユーザー数や使用する機能が増えた場合、有料プランを使うと予算オーバーするツールの使用はおすすめしません。

有料プランは、主に従量課金型と月額固定型があり、従量課金型は1カウント毎に料金が決まっているため、社員の人数が多い場合は料金も高くなります。

また、ストレージ容量はプラン毎に制限があり、不足した場合には追加料金が必要になります。

ツールの移行時にはデータ移行が面倒なので、無料で利用できるツールであっても、長期運用を視野に入れ、事前に有料プランの費用を確認しましょう。

関連記事：タスク管理とは？効率的な実施方法からおすすめのツール8選をまとめて比較・解説

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個人利用におすすめの無料タスク管理ツール8選

ここでは、個人利用におすすめの無料タスク管理ツールを以下から8点解説します。

1つずつ見ていきましょう。

Excel

Excel（エクセル）は、Microsoft社が提供する表計算ソフトです。代表的な表計算ソフトですが、タスク管理ツールとしても活用できます。フォーマットを自由自在にカスタマイズして、自分にとって最適なタスク管理用フォーマットを作り上げましょう。また、リストやフィルターなど、タスク管理にも応用できる機能が多いので、それらを使いこなすと、より効果的に分析・タスク管理を行えるでしょう。

Excelの特長

1. 多くの人々にとって使い慣れている
2. タスク管理テンプレートが多数存在
3. WindowsOSであれば、基本的に無料で使える

詳細はこちら: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/excel

Microsoft To Do

Microsoft To Doは、Microsoft社が提供するタスク管理アプリケーションです。シンプルで入力しやすいタスク管理ツールで、リスト形式のタスクをオンライン上で管理でき、PCとモバイルデバイス双方で、タスクをすぐに確認できます。また、タスクの細分化やリマインダーの機能を使いこなせば、タスクの抜け漏れを防止するためにも有効です。

Microsoft To Doの特長

1. Microsoft社の他ツールとの連携が可能
2. デスクトップアプリも利用可能
3. 完全無料で利用可能

詳細はこちら: https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Google LLCが提供するカレンダーアプリケーションです。Googleのサービスだけに、すでに使い慣れている方も多い上に、予定の通知やカレンダーの表示範囲なども自由自在にカスタマイズできます。PCだけでなく、iOSやAndroidでも簡単に使えるので、インターネットが使える環境であれば制限なくどこからでも利用できます。こまめにタスクを確認したい方にも魅力的です。

Googleカレンダーの特長

1. Googleの他サービス（GmailやGoogle Meetなど）と連携が容易
2. 多くのタスク管理ツールなどとも連携可能
3. Googleアカウントがあれば無料で使える

詳細はこちら: https://calendar.google.com/calendar/u/0/r

Todoist

Todoistは、Doist Incが提供するタスク管理アプリです。ToDoリストを自動で整理して余計な情報を表示しないでくれるため、まず取り組む必要があるタスクに集中できます。また、テンプレートやAPIに加えて、カレンダーや音声アシスタントなどの外部ツールとの連携も可能なので、多機能なツールが必要なユーザーにもおすすめです。

Todoistの特長

1. 生産性向上メソッドをホームページで学べる
2. 条件によっては有料プランでも返金可能
3. 無料プランを利用可能

詳細はこちら: https://todoist.com/ja

Evernote

Evernoteは、Evernote Corporationが提供するメモアプリです。ノートやスケジュール、画像などを一箇所に集約管理でき、タスク管理にも活用できます。タスクに期限やリマインダーを設定できるので、タスクの抜け漏れを防止できます。また、Googleカレンダーとの連携も可能なので、すでにGoogleカレンダーを使っている方には一層便利です。

Evernoteの特長

1. 広告なしで利用可能
2. 有料プランを使えば、繰り返しのタスクも設定可能
3. FREEプラン利用可能

詳細はこちら: https://evernote.com/ja-jp

Notion

Notionは、Notion Labs, Inc.が提供するコネクテッドワークスペースです。タスク管理に加えて、社内Wikiやスケジュール管理などあらゆる機能を、オールインワンで使えます。また、オンラインコミュニティも豊富で、役立つテンプレートの交換や、便利な活用方法の共有も日々行われています。GoogleアカウントやAppleアカウントでもログインできることも、メリットと言えるでしょう。

Notionの特長

1. iOSやAndroidのアプリもあり
2. Notion AIで作業の自動化
3. 無料プランを利用可能！有料プランにも体験版あり

詳細はこちら: https://www.notion.so/ja-jp

タスクペディア

タスクペディアは、社会福祉法人SHIPが提供するタスクマネジメント・ツールです。タスク管理が不得意で悩んでいた開発者が、効率よくタスク管理するために編み出したノウハウが凝縮されており、タスクの可視化や細分化に役立ちます。ブログやYouTubeチャンネルで、タスク管理ノウハウを多数紹介しているので、それらも参考にしてみましょう。

タスクペディアの特長

1. IDとPASSWORDだけで、アプリをインストールせずにブラウザで使える
2. タスク管理コミュニティやコンサルサービスもあり
3. 無料で利用可能！

詳細はこちら: https://www.taskpedia.club/

Lifebear

Lifebearは、株式会社ライフベアが提供する電子手帳サービスです。タスク管理機能も有しており、1日、1週間、1ヶ月単位でカレンダーの表示を簡単に切り替えられるので、タスクの全体像から詳細まで一目で可視化できます。タスクは親タスクだけでなく子タスクまで登録できるので、タスクを細分化して迷わず作業できるようにしましょう。

Lifebearの特長

1. 日記やノートの機能を活用し、タスクの振り返りに役立てよう
2. 画像アップロードやスタンプも利用可能
3. 無料プランを利用可能

詳細はこちら: https://lifebear.com/

関連記事：【2024年版】プロジェクト管理ツールおすすめ16選を徹底比較！5つの確認ポイントも紹介

法人利用におすすめの無料タスク管理ツール7選

ここでは、法人利用におすすめの無料タスク管理ツールを以下の7点から解説します。

1つずつ見ていきましょう。

CrewWorks

CrewWorks（クルーワークス）は、テクノ・マインド株式会社が提供するビジネスチャット、タスク管理、プロジェクト管理、Web会議などを備えたビジネスコミュニケーションツールです。タスクの進捗管理はもちろん、タスクごとにチャットルームが常設されているため、チーム内での議論を活発に行うことができます。カレンダー形式やかんばん形式など好みの表示形式でタスクの進捗状況を確認できます。

CrewWorksの特長

1. すべての情報（タスク・ファイルなど）にチャットルームが常設
2. 組織外ユーザーの招待もでき、情報共有がスムーズに進む
3. 恒久的に最大50ユーザーまで利用できるフリープランあり

詳細はこちら: https://crewworks.net/

Jooto

Jootoは、株式会社PR TIMESが提供する、タスク・プロジェクト管理ツールです。カンバン方式でタスク管理を行うことが可能で、見やすいダッシュボード上でドラック＆ドロップの視覚的・直感的操作が可能です。タスク管理の効果は抜群で、マネージャーの87%がJootoの導入で業務改善を実感しています（自社調べ）。また、PCに加えてAndroidやiOSのアプリも利用可能なので、外出やテレワークが多いユーザーにもおすすめです。

Jootoの特長

1. ホームページ上で多数の導入事例が紹介
2. オンラインセミナーや個別相談などのサポート体制が充実
3. 無料プランで最初は気軽に始めよう

詳細はこちら: https://www.jooto.com/

Trello

Trelloは、Atlassian社が提供するウェブアプリケーションです。世界200万社以上で、採用実績を有しています。リストやカードを用いて、簡単にタスクやその締め切りを整理できる上に、その最新情報をチーム内でレポートすることも可能です。また、コーディングの知識がなくとも、ワークフローの自動化が可能です。これにより、繰り返し作業は自動化させて、重要なタスクに集中できるでしょう。

Trelloの特長

1. カレンダーやボードでスケジュールやタスクを一目で把握
2. ホームページのスタートガイドで基礎的な使い方をマスター
3. 有料プランの無料トライアルと、無料プランを利用可能

詳細はこちら: https://trello.com/ja

Backlog

Backlogは、株式会社ヌーラボが提供する国産プロジェクト・タスク管理ツールです。ガントチャートで作業計画が一目でわかる上に、カンバンボードで各メンバーのタスク進捗状況もすぐに把握できます。iOSやAndroidのアプリもあるため、外出が多い業種でも手軽にクラウドでタスクの進捗を管理できることもメリットの1つと言えるでしょう。

Backlogの特長

1. 連携できる外部サービスも豊富
2. ウェブ制作や大手広告代理店など、様々な業種で採用実績
3. 30日間無料トライアルあり

詳細はこちら: https://backlog.com/ja/

Asana

Asanaは、Asana社が提供するタスク管理ツールです。IDCの調査では、Asanaを導入することで、仕事の実行率が42%向上、タスクにかかる時間を34％削減、プロジェクトの期限内完遂度が38%向上など大きな業務効率化効果があるとしています。仕事を可視化してくれるため、部門を超えてリアルタイムにタスク管理したい場合にもおすすめの製品です。

Asanaの特長

1. 世界190カ国100万以上のチームで採用実績
2. イベントやコミュニティプログラムで、外部のAsanaユーザーともつながろう
3. 30日間無料でお試し可能で無料プランも利用可能

詳細はこちら: https://asana.com/ja

Wrike

Wrikeは、Wrike Inc.が提供する、共同作業管理プラットフォームです。世界中の2万社以上で採用実績を有しており、多くの企業のタスク管理に貢献してきました。ダッシュボードは容易にカスタマイズ可能で、今行なっているタスクやその進捗状況が一目でわかります。また、iOSやAndroidの専用アプリも使えるので、スマートフォンでの操作性が高く、タスク管理が容易です。

Wrikeの特長

1. 暗号キーを活用し強固なセキュリティ
2. 400以上の外部ツールと連携可能
3. まずはフリープランで試してみよう

詳細はこちら: https://www.wrike.com/ja/

Redmine

Redmineは、Jean-Philippe Lang氏が開発したオープンソースプロジェクト管理ソフトウェアです。タスクを記載した「チケット」を発行することで、タスク管理やメンバーへのタスクの割り振りが可能になります。また、自社に合わせてシステムを柔軟にカスタマイズすることも容易で、便利なプラグインも多数開発されています。

Redmineの特長

1. Redmine利用者のコミュニティで交流を深めよう
2. 関連書籍が多数出版
3. オープンソースなので無料で利用可能

詳細はこちら: https://redmine.jp/

関連記事：無料で使えるプロジェクト管理ツールおすすめ6選！導入のメリットやポイントも解説

まとめ

今回は、タスク管理ツールの機能や比較ポイントを解説し、その上でおすすめのタスク管理ツールを、個人向け8つ、法人向け7つの合計15選紹介しました。

タスク管理ツールには、タスク可視化や通知・アラーム機能など、タスク管理を強力にサポートしてくれる多様な機能を搭載しているツールが多数存在します。

また、タスク管理ツールを比較するときには、実績・サポート体制や使いやすさなどの違いを具体的に考慮して、自社のタスク管理の課題や目的を明確にし、目標達成に最も貢献できるツールを選択しましょう。

また、タスク管理ツールは数多く存在し、無料で使えるものも珍しくありません。まずは、今回紹介した個人向け8つ、法人向け7つの合計15選のツールから検討・選定してみてはいかがでしょうか。

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• 異動や退職によるナレッジの引き継ぎがうまくいかない
• 必要なナレッジにすぐにアクセスできない
• タスク完了までの情報が分散していて、一つのナレッジとして見れない

上記のお悩みを解決するヒントがここにあります！
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